Veel organisaties staan op het punt te migreren naar SAP S/4HANA, of hebben deze migratie op hun roadmap staan. Gelukkig hoeven zij het wiel niet uit te vinden, want er zijn ook al veel bedrijven die hen voorgingen. Wat zijn belangrijke lessen van die eerdere migraties?
1. Inventariseer de add-ons
Één van de belangrijkste dingen om bij stil te staan zijn de add-ons van derde partijen. Zijn die compatible om met S/4HANA samen te werken? De meeste add-ons zijn voor een specifieke release geschreven. Omdat S/4HANA een heel ander datamodel heeft, moet de add-on specifiek voor S/4HANA zijn voorbereid wil die blijven werken. Begin daarom ruim op tijd met inventariseren. Wacht niet tot uit je readiness check een lijstje met add-ons komt rollen, maar benader al vroeg in het traject alle leveranciers om te vragen of hun product compatible is. Zo voorkom je dat je later voor onaangename verrassingen komt te staan.
2. Schakel finance-expertise in
Een andere succesfactor is het tijdig betrekken van de juiste expertise op financegebied. Bij de conversie naar S/4HANA wordt immers ook de finance module geconverteerd. Anders dan bij voorgaande migraties zal de finance check bij de migratie naar S/4HANA zeer streng zijn. Alle aanpassingen en correcties die in het verleden aan de finance module zijn gedaan kunnen worden gezien als inconsistancy. Hier komt dus veel werk uit voort. Zorg daarom dat al in een vroeg stadium de juiste finance-experts uit je organisatie zijn aangehaakt. Maak zeker dat zij tijd vrijmaken en dat ze gedurende langere tijd beschikbaar blijven voor testen. Je kunt er namelijk niet van uitgaan dat je eerste testconversie in de sandbox omgeving direct goed zal zijn. Je hebt zeker meerdere iteraties nodig hebben om alle problemen op te lossen en je bronsysteem op de juiste manier in te richten.
3. Doe een test-migratie onder real life omstandigheden
Een ander advies is: doe een test van de migratie in je sandbox omgeving onder real life omstandigheden. Als je plan voor de echte migratie is om op vrijdagavond te beginnen en zondagavond klaar te zijn, zorg dan dat alle betrokken personen ook beschikbaar zijn voor een testweekend. Er zijn bij een migratie dermate veel disciplines betrokken dat je het echt een keer moet oefenen, en wel in precies dezelfde omstandigheden waarin je straks ook de migratie uitvoert. De migratie duurt mogelijk het hele weekend en gaat dus ook ’s nachts door. Niet iedereen is gewend om ’s nachts te werken, het is goed om daar ervaring mee op te doen.
4. Denk na over archivering
Een laatste aandachtspunt dat ik hier wil benoemen is archivering. Je gaat een complete dataconversie doen. Het is goed om reeds vroegtijdig met de business te bespreken: welke data hebben zij straks in de nieuwe omgeving nodig? Welke data wil je wel behouden, maar hoeven niet direct opvraagbaar te zijn? Op die manier kun je bepalen welke data je op cold storage zet en welke mee moeten naar de productieomgeving. Als je de data die je meeneemt naar productie archiveert, verminder je downtime tijdens de migratie. Maar je verhoogt ook de kosten. Het is een businessbeslissing om hier een afweging in te maken, geen IT-beslissing. Praat hier tijdig over, zodat de business die afweging ook goed kan maken en niet onder druk snel een beslissing hoeft te nemen.
Er zijn natuurlijk nog veel meer aspecten waar je aan moet denken, voor de hand liggende en minder voor de hand liggende. Wil je hier meer over weten? Vul dan onderstaand contactformulier in en dan nemen we zo snel mogelijk contact met je op.
