Veel organisaties hebben er in meer of mindere mate mee te maken: de behoefte aan het gemakkelijk kunnen verdelen van een betaalde (jaar)factuur over de maanden of jaar waarop de kosten betrekking hebben. Het liefst moet dit zo gemakkelijk mogelijk gaan, met daarbij zo min mogelijk handmatige stappen. In veel gevallen zorgen deze processen voor veel handmatig werk, waarbij er maandelijks memoriaal boekingen worden gemaakt om de kostenboekingen correct in de verschillende perioden te krijgen.

SAP levert op dit moment al mogelijkheden om doorlopende boekingen te kunnen maken. Ook SAP’s Accrual Engine, beschikbaar in ECC, is functionaliteit dat (beperkte) mogelijkheden biedt om accrual management vanuit SAP te faciliteren. Vaak zijn er echter in beide gevallen nog steeds veel handmatige en manuele stappen vereist, in het bijzonder wanneer er periodieke deelfacturen worden ontvangen op dezelfde verplichting.

Accruals moeten worden verwerkt wanneer er verplichtingen zijn aangegaan met derden en waarbij de aanverwante kosten nog niet zijn geboekt. Het verwerken van accruals is een typische activiteit, die plaats vindt bij de periodeafsluitingen.

Accrual Management in S/4HANA

De Accrual Engine is met S/4HANA vernieuwd, waarbij er meer configuratie-opties voor het berekenen en boeken van accruals zijn ontwikkeld. Daarnaast wordt hier vol op doorontwikkeld, waardoor er bij elke nieuwe versie nieuwe functionaliteiten bij komen. Zo is het sinds de 1809 release (on-premise) mogelijk om purchase order accruals te verwerken. Hierbij kunnen inkooporders direct en automatisch worden aangemerkt als accrual objecten. Vervolgens is het mogelijk om op basis van deze inkooporders de accruals moeiteloos en automatisch mee te laten lopen. Vaak geldt hierbij: Plan – Actuals = Accruals. Zodra er actuals geboekt worden op de inkooporder, worden de accruals automatisch gecorrigeerd met dit deel tijdens de periode boekingen die per periode-einde via de accrual engine worden berekend en geboekt.

Met de nieuwe Accruals Management Engine in S/4HANA zorgt SAP voor een beter geautomatiseerd proces en betrouwbaar resultaat. Om dit te waarborgen is er een meer uniforme en transparante gebruikersinterface ontwikkeld. Daarnaast zijn er nog een aantal additionele verbeteringen doorgevoerd, met onder andere:

Boekingen worden alleen opgeslagen in de Universal Journal.
Standaard FI-stornoboekingen worden ondersteund.
Er is geen reconciliatie meer nodig.
Standaard workflow voor een eventueel goedkeuringsproces toegevoegd.

Naast de Purchase Order Accruals zijn er met S/4HANA ook een aantal fijne ontwikkelingen voor handmatige periodetoerekening gemaakt. Een van de grootste voordelen qua gebruikersgemak is een aantal standaard downloadbare sjablonen, die op een gemakkelijke manier via Excel worden gevuld en vervolgens geüpload naar de Accrual Engine.

Ook in de komende tijd ontwikkelt SAP haar Accrual Engine verder, waarbij de eerstvolgende stappen terug te vinden zijn in de 1909 release. Hierin wordt er een volgende boost gegeven voor wat betreft de gebruiksvriendelijkheid en de monitoring tools. Dit komt voornamelijk in de vorm van nieuwe en gebruiksvriendelijke FIORI-apps, waarbij je moet denken aan apps om de verschillende accrual boekingen nauwkeurig te analyseren, maar ook om een eventueel goedkeuringsproces eenvoudiger te laten verlopen.