“De mogelijkheden van HR Forms zijn eindeloos” 

myBrand Conclusion innoveert graag samen met klanten. Vaak ontstaan daar mooie producten uit, zoals HR Forms. HR Forms is een schil om SAP SuccessFactors Employee Central waarmee organisaties HR-processen eenvoudig kunnen laten starten door leidinggevenden en zelfs medewerkers. Al tijdens de implementatie van Employee Central bij Royal Avebe, nu zo’n drie jaar geleden, ontstond het idee. Een pilot met een eerste formulier voor contractverlenging leidde tot enthousiaste reacties. “Ik kan niet wachten tot er meer formulieren live staan.”

Royal Avebe, gespecialiseerd in ‘alles uit een aardappel halen wat erin zit’, telt zo’n 1350 medewerkers. Als applicatiemanager HR is Inge Kielman verantwoordelijk voor een optimale aansluiting van de HR-IT infrastructuur op de eisen en wensen van de business.

MSS en ESS niet voldoende gebruiksvriendelijk

Veel van die wensen gingen in vervulling met de implementatie van SAP SuccessFactors Employee Central per januari 2020. “Echter, voor lang niet alle processen vonden we MSS en ESS voldoende gebruiksvriendelijk.” Neem bijvoorbeeld een contractverlenging, urenwijziging of uit dienst melding. In theorie is het mogelijk de leidinggevende, en soms zelfs de medewerker, dergelijke mutaties in te laten voeren. Alleen geeft het scherm dat ze voorgeschoteld krijgen vele velden weer, waardoor zij door de bomen het bos niet meer zien. Daarom kiest Royal Avebe ervoor dat het HR Service Center alle mutaties invoert, nadat er een formulier is ingevuld door de leidinggevende en de HR Businesspartner.

Schil om SuccessFactors

Zo is ook het idee ontstaan om een schil voor SAP SuccessFactors te zetten, die alleen dié velden toont die nodig zijn om de betreffende mutatie door te voeren. Kielman gaf bij myBrand Conclusion aan: als jullie concrete plannen hebben om zo’n product te ontwikkelen, dan zijn wij graag de bèta klant en willen we graag met jullie meedenken en het product testen. Twee jaar later was het zover. Kielman vertelt: “myBrand Conclusion heeft met HR Forms precies dat ontwikkeld wat ik toen voor ogen had. Via een formulier dat communiceert met SAP SuccessFactors kunnen leidinggevenden en medewerkers rechtstreeks in Employee Central allerlei zaken regelen waarvoor ze nu nog een mail sturen, een papieren formulier invullen of bellen. Het zal onze processen een stuk eenduidiger, efficiënter en inzichtelijker maken.”

Precies uitvragen wat nodig is

Toen myBrand Conclusion bij haar aanklopte, was HR Forms nog niet zo ontwikkeld dat zij zelf al formulieren kon maken. Daarom gingen Royal Avebe en myBrand Conclusion samen een pilot in om een eerste formulier te ontwikkelen voor contractverlengingen. Kielman: “In het oude proces heeft een leidinggevende contact met zijn of haar HR Business Partner om de contractverlenging te bespreken. De HR Business Partner vult een formulier in, dat per e-mail naar het HR Service Center wordt gestuurd. Soms is er vervolgens telefonisch contact, indien er onduidelijkheden zijn. Vervolgens klopt het HR Service Center de mutatie over in Successfactors.” Al met al vrij inefficiënt en foutgevoelig. Tevens heeft de leidinggevende weinig inzicht in de status.

Daarom hebben myBrand Conclusion en Royal Avebe een formulier ontwikkeld dat leidinggevenden zelf kunnen invullen en dat precies dié velden laat zien die nodig zijn om de contractverlening te realiseren. Informatie die op voorhand helder is, zoals de startdatum van het nieuwe contract, is al voor ingevuld.

Pilot van drie maanden

Om het formulier te testen is er een pilot gedraaid van drie maanden. Er is hierbij gekeken naar leidinggevenden met medewerkers die in die drie maanden een aflopend contract hadden. Kielman: “We hebben tien leidinggevenden geïnformeerd dat zij onderdeel waren van een pilot en wat de bedoeling daarvan was. We hadden een handleiding ontwikkeld, maar vroegen de leidinggevenden nadrukkelijk deze niet te gebruiken, tenzij ze er niet zelf uit zouden komen. ”Na afronding van de contractverlenging hebben de leidinggevenden een feedbackformulier ingevuld. Allen gaven aan de handleiding niet nodig te hebben gehad en noemden het proces simpel, intuïtief, makkelijk en ‘wijst zichzelf’. Uiteraard kwamen er ook een aantal mooie verbeterpunten in naar voren, die we op de backlog hebben gezet.”

Snelheid maken

Voor Kielman is deze positieve feedback een signaal om door te gaan op deze voet. Daarbij heeft ze eigenlijk maar één uitdaging: snelheid maken. “Ik wil dit eigenlijk pas live brengen voor de hele organisatie als we een aantal formulieren hebben. HR Forms is nu echter nog zo nieuw, ook voor myBrand Conclusion, dat ik die formulieren nu nog niet zelf kan maken. Die functionaliteit komt wel binnenkort. Ik zit daar om te springen, want dat verkort de doorlooptijd van het maken van een formulier enorm.”

Dat er verzoeken gaan komen vanuit de organisatie, daarvan is Kielman overtuigd. “Als je eenmaal doorhebt wat je hiermee allemaal kunt, dan kun je alleen nog maar in formulieren denken. De mogelijkheden zijn eindeloos.”

Luisteren naar klanten

Over de samenwerking met myBrand Conclusion bij de ontwikkeling van HR Forms is ze erg enthousiast. “Het allerleukst vind ik dat ze echt luisteren naar de ideeën die wij als klant hebben en dat ze daar ook vaak direct wat mee doen. myBrand Conclusion ziet hoeveel waarde het heeft om te luisteren naar klanten; hierdoor springen zij met hun producten in op de klantbehoefte.”

Dat dit ook geldt voor HR Forms, lijdt volgens haar geen enkele twijfel. “Ik heb hiervoor bij andere werkgevers zelf op de HR-afdeling gewerkt. Ik weet hoeveel werkzaamheden nog via telefoon en e-mail verlopen, zonder enige workflow-ondersteuning. Je kunt tientallen processen zo veel efficiënter maken als je er een formulier voor gebruikt dat meteen de juiste informatie uitvraagt en een workflow in gang zet.”