Warmte- en koudedistributie vormt een belangrijk onderdeel van de energietransitie. Het is dan ook niet vreemd dat Eneco businessunit Heat & Cold Distribution de komende jaren een sterke groei in het aantal projecten verwacht. Omdat dit niet te managen is in Excel en de op de markt zijnde standaardpakketten niet voldoen, koos Eneco voor een maatwerkapplicatie boven op de SAP-backbone. myBrand ontwikkelde deze applicatie met het low-code platform OutSystems in vier maanden tijd.

Als een van de grootste energiebedrijven van Nederland speelt Eneco een voortrekkersrol als het gaat om verduurzaming. Naast wind- en zonne-energie zet het bedrijf vol in op warmte. Momenteel voert de afdeling Realisatie binnen Eneco Heat & Cold Distribution tussen de tweehonderd en driehonderd projecten per jaar uit, maar dat aantal zal naar verwachting gaan groeien. Reden voor Manager Realisatie Warmte & Koude Wendy van Tulder om de werkwijze van de projectmanagers van de vijftig medewerkers tellende afdeling Realisatie te professionaliseren. Ze vertelt: “Een werkvoorbereider heeft gemiddeld 70 dagen voor een project en hij werkt in circa dertig projecten tegelijkertijd. Er zitten veel volgtijdelijke stappen in het proces. Voorheen deden we dat werk op basis van Exellijstjes en geeltjes. Je kunt dan makkelijk een taak vergeten. Daarom gingen we op zoek naar een tool waarmee je vanaf de uitvoerdatum terug kunt redeneren wanneer je welke stap moet zetten: wanneer moet een vergunning worden aangevraagd? Wanneer moeten welke materialen worden besteld?”

“We gingen op zoek naar een tool waarmee je vanaf de uitvoerdatum terug kunt redeneren wanneer je welke stap moet zetten.”

Wendy van Tulder • Manager Realisatie Warmte & Koude bij Eneco

Keus voor maatwerksoftware

Van Tulder wist uit eerdere ervaringen dat de op de markt beschikbaar zijnde projectmanagementsoftware dergelijke functionaliteit niet biedt. Bovendien wil Eneco niet alleen het projectmanagement in de tool doen, maar ook de uitvoering van het project. Reden om primair te denken aan maatwerk.

Van Tulder riep de hulp in van het Eneco team Smart Grid & Innovation. Deze afdeling helpt de verschillende bedrijfsonderdelen van Eneco bij verandervraagstukken zoals de aanpassing van IT-systemen en processen. Afdelingsmanager Paolo Herdé vertelt: “Natuurlijk werken andere organisatieonderdelen ook met projectmanagementsoftware, denk bijvoorbeeld aan de bouw van windmolens of zonne-energieparken. Maar deze projecten hebben heel andere karakteristieken. Heat & Cold Distribution voert vooral seriematige projecten uit met een hoge mate van technische complexiteit.

We hebben een marktconsultatie gedaan en hadden al snel in de gaten dat er simpelweg geen systeem bestond dat precies datgene doet wat wij voor ogen hebben. Als organisatie zagen we in dat maatwerk de beste optie is. Hiermee kunnen we de efficiency echt verhogen en de faalkans verlagen. We laten iets ontwikkelen dat als een handschoen past en niet iets wat onze processen maar half ondersteunt.”

Integratie in systeemlandschap

Wouter de Jong is een van de projectmanagers in het Eneco team Smart Grid & Innovation en werd verantwoordelijk voor de ontwikkeling van PUMA!, wat staat voor Project Uitvoer & Management Applicatie. Hij vertelt: “Essentieel voor het succes van PUMA! is dat de tool goed aansluit bij de rest van ons IT-landschap. Het was duidelijk dat er integraties moesten komen met SAP en met ons documentmanagementsysteem SharePoint. Op die manier zijn we bij myBrand terechtgekomen. Zij beheren onze SAP-omgeving en kennen daardoor ons systeemlandschap en onze processen.”

Er waren twee opties: maatwerk ontwikkelen binnen SAP, of in low-code software ontwikkelen die naadloos integreert met SAP. De keus viel op de tweede optie. Van Tulder: “Gebruiksvriendelijkheid is key en de user interface van SAP is nu eenmaal niet super gebruiksvriendelijk. Bovendien willen we met SAP binnen de standaard blijven zodat we niet tegen problemen aanlopen bij updates of upgrades.”

De keuze voor OutSystems als low-code platform lag voor de hand: deze applicatie werkt heel goed samen met SAP en werd al op andere plekken binnen Eneco ingezet. Omdat myBrand veel ervaring heeft met deze tool én het SAP-landschap van Eneco kent, lag het voor de hand om dit project samen met deze ICT-dienstverlener op te pakken. myBrand maakte op verzoek van Eneco een hele ruwe opzet voor PUMA! in OutSystems. De Jong: “Het was een basic opzet, maar wel met de Eneco look & feel, die een goed gevoel gaf van hoe het er ongeveer uit zou komen te zien. Op basis daarvan hebben we de knoop doorgehakt en definitief voor myBrand en OutSystems gekozen.”

Processen standaardiseren

Eind juni 2020 startte het daadwerkelijke ontwikkeltraject en eind oktober ging Eneco in de regio Utrecht al live met het eerste Minimal Viable Product (MVP). Een ongekende prestatie gezien de complexiteit van de applicatie. Herdé had er halverwege het traject een hard hoofd in dat het team de zelfopgelegde deadline ging halen. “Er zitten enkele zeer complexe facetten in de software, zoals het terugrekenen vanuit de uitvoerdatum wanneer wat moet gebeuren. Het duurde even voordat het team van myBrand die code kon kraken. Daardoor werden de grote slagen pas later in het traject gemaakt. Na een maand of twee dacht ik: oei, als we in dit tempo door blijven gaan, dan gaat het nog heel lang duren. Maar in de laatste weken boekten we ineens ontzettend veel voortgang. Achteraf gezien is het ook wel logisch dat zo’n complex softwareproduct een wat langere aanloop nodig heeft dan je normaal hebt. Het is immers geen sexy front-end app waarbij je al heel snel een MVP kunt tonen. Het is technisch echt complex, en het moest er tegelijkertijd juist eenvoudig uitzien.”

De Jong had al die tijd het volste vertrouwen dat het goed zou komen. Hij voelde dat het team continu ‘in control’ was. “myBrand heeft het proces op een consultancy-achtige manier aangepakt en heeft voortdurend getoetst: is dit wat je zoekt? Er is veel tijd gaan zitten in het standaardiseren en volledig uittekenen van onze processen. Want voorheen hanteerden verschillende teams binnen Realisatie verschillende werkwijzen.

Vanaf het moment dat we de processen tot in de laatste details helder hadden, ging het als een speer. Ik denk zelfs dat als we hadden gekozen voor standaardsoftware, we niet eens sneller live hadden kunnen gaan. Dan moet je immers ook je processen uittekenen en in de software configureren. En dan had je met allerlei discussies gezeten omdat je standaardsoftware nooit zo had kunnen configureren zoals wij het eigenlijk willen hebben.”

Rework voorkomen

Van Tulder kon de vier maanden ontwikkeltijd goed gebruiken om haar team voor te bereiden op de implementatie. “PUMA! heeft grote invloed op de manier waarop onze projectmanagers werken”, zegt ze. “Je maakt in één keer alles super transparant. Je ziet precies welke projecten achterlopen op schema, waar bottlenecks zitten.”

Niet iedereen zat te wachten op deze nieuwe tool, maar er waren gelukkig medewerkers die vanaf het eerste moment al enthousiast waren. “Zij zagen dat deze tool de werkdruk zou verlagen en ervoor zou zorgen dat ze veel meer zaken ‘first time right’ zouden kunnen afhandelen. Er is dan minder rework nodig en vooral ook minder administratieve rompslomp die uit dat rework voortkomt. Zij hebben de tool intern gepromoot en daarmee behoorlijk wat veranderweerstand weggehaald.”

Bij het verkrijgen van draagvlak heeft Van Tulder de nadruk gelegd op de voordelen van transparantie in het proces, en dan met name de administratieve kant van het proces. Want op dat vlak moesten er in het verleden regelmatig brandjes worden geblust. Iets waar niemand blij van werd, zegt ze. “Kijk, bij de eigenlijke werkzaamheden buiten gaan er altijd wel dingen fout, dat is inherent aan ons vak. Onze projectmanagers vinden het leuk om op die momenten creatieve oplossingen te bedenken. Daar blinken ze ook in uit. Maar een oplossing bedenken voor een te laat verstrekte vergunning, is natuurlijk helemaal niet leuk. En leveranciers onder druk zetten om materialen sneller te leveren omdat jij ze per ongeluk te laat hebt besteld, wil ook niemand. Juist bij dergelijke administratieve werkzaamheden zorgt PUMA! ervoor dat er geen taken meer tussen wal en schip vallen.”

Ervaringen

Op het moment van het interview hebben de medewerkers in de regio Utrecht enkele maanden ervaring met PUMA!. Zij zijn over het algemeen enthousiast, constateert Van Tulder. “Zij ervaren de voordelen nu in de praktijk. Ze hebben meer grip op hun werk en hoeven minder vaak brandjes te blussen.”

De regio Zuid-Holland migreerde drie maanden later. De migratie viel daar samen met een organisatiewijziging waarbij veel projecten zijn overgedragen. Daardoor hebben de projectmanagers in die regio nog niet goed de voordelen van PUMA! kunnen ervaren, zegt Van Tulder. “Projecten overdragen is altijd risicovol. De foutkans neemt toe. Ik denk dat we door de inzet van PUMA! de foutkans hebben weten te verkleinen, maar hoe groot de invloed van de software was, weet je natuurlijk niet. We hebben in Zuid-Holland nog wat meer tijd nodig om de vruchten echt te gaan plukken.” Ze ziet wel dat medewerkers meedenken hoe ze nog meer waarde uit PUMA! kunnen halen. “We hebben bijvoorbeeld bewust de processen heel strak ingeregeld. Te strak, zo krijgen we nu van medewerkers terug. De software voelt nog iets te veel als dwingend keurslijf, dus we moeten kijken hoe we meer vrijheid kunnen geven, zonder daarmee de voordelen van zo’n strak ingeregeld proces teniet te doen.”

Toekomstwensen

Daarnaast zijn er al veel wensen voor extra functionaliteit. Bijvoorbeeld de wens om meer managementrapportages te kunnen maken, waarbij Van Tulder graag een koppeling wil maken tussen het onderhanden werk en de financiën. “Het zou makkelijk zijn als ik vanuit de onderhandenwerktool meteen kan doorklikken naar de financiële consequenties”, zegt ze. Daarnaast kijkt ze naar mogelijkheden om gecontracteerde partijen ook binnen PUMA! te laten werken. “We kruipen als Eneco namelijk steeds meer in een regierol en leggen meer werkzaamheden bij derden neer. Het zou mooi zijn als we de projecten die derden uitvoeren ook via PUMA! kunnen monitoren.

Herdé op zijn beurt kijkt welke andere afdelingen binnen Eneco interesse zouden kunnen hebben voor deze tool. “We hebben PUMA! weliswaar specifiek ontwikkeld voor de afdeling Realisatie. Maar op andere plekken in onze organisatie zijn soortgelijke behoeften, bijvoorbeeld op onze engineeringafdeling. Die afdeling zit in onze keten voor Realisatie. Als zij hier ook mee gaan werken, dan kunnen we de projecten volgen vanaf het moment dat ze binnenkomen.”

Kortom, het MVP dat PUMA! nu nog is, zal snel worden uitgebreid met meer functionaliteit voor meer doelgroepen. Daarmee sluit het helemaal aan op de doelstellingen die het Smart Grid & Innovation-team van Herdé heeft. “Wij willen dat Eneco een grote bijdrage levert aan de energietransitie waar ons land voor staat. Dat betekent dat we opdrachten moeten winnen en dus scherp moeten zijn op de kosten, zodat we tegen een goede prijs kunnen inschrijven op tenders. Die scherpe prijs moeten we natuurlijk waarmaken in de realisatie. Daar gaat PUMA! ons bij helpen.”