Een SaaS-oplossing kiezen via een aanbesteding? Voor veel IT-afdelingen bij gemeenten en lokale overheden voelt dat als jongleren met regels, wensen en toekomstbestendigheid. Hoe blijf je binnen de lijntjes van compliance, zonder vast te lopen in een rigide systeem dat niet helemaal past? In de blogserie ‘Op zoek naar een SaaS-oplossing voor Local Government’ delen we valkuilen én slimme strategieën om SaaS-aanbestedingen makkelijker en effectiever te maken. Deze keer ga ik dieper in op de knock-out criteria.
Specificeren kun je leren
Voor aanbestedende diensten die gewend zijn om met een on-premise systeem te werken is het bijna een vanzelfsprekendheid om de gewenste ICT-oplossing precies te specificeren. En dat is logisch, want vaak werd er maatwerk gevraagd en ook aangeboden. Wanneer je voor een SaaS-oplossing kiest is er echter één heel belangrijk verschil: je vraagt nu om standaard software met standaard dienstverlening en standaard functionaliteit (dus géén maatwerk), die tegen standaard voorwaarden geleverd wordt aan vaak duizenden klanten. Dit vraagt een nieuwe kijk op het specificeren van de eisen.
Kijk naar het resultaat
Er wordt hierbij veel meer gekeken naar wát je wilt bereiken, in plaats van hóé dit moet worden bereikt. De oplossing ligt immers vaak in veelgebruikte ‘best-practices’, die op basis van de ervaring van duizenden gebruikers steeds verfijnder worden. Het opstellen van specificaties vraagt hier dus om een ‘out-of-the-box’ kijk op de zaak. Vergeet de details, kijk naar het gewenste resultaat en, niet onbelangrijk, kijk kritisch naar processen en oplossingen ‘die altijd al zo gingen’.
Weet wat je vraagt!
Wanneer er veel technische en procedurele eisen aan de SaaS-oplossing worden gesteld, inclusief contractuele voorwaarden, zijn leveranciers met SaaS-oplossingen soms genoodzaakt af te zien van inschrijving. Doen leveranciers wel een poging, dan wordt er vaak min of meer een maatwerk-oplossing aangeboden, die is gebaseerd op een standaard SaaS-oplossing. Ervaring leert dat dit vroeg of laat tot knelpunten voor zowel de leverancier als de aanbestedende dienst leidt.
Beperk het aantal knock-out eisen
Het advies is daarom om het aantal knock-out eisen en specificaties te beperken tot alleen datgene wat minimaal vereist en marktconform is. Hoe meer eisen gesteld worden aan de oplossing en de cloud-dienstverlening, des te minder het aantal leveranciers dat aan ál deze eisen kan voldoen en daarmee dus des te minder het aantal inschrijvingen. In het ergste geval betekent het zelfs helemaal geen inschrijving, waarmee een duur en tijdrovend voortraject voor niets is geweest.
Een kritische blik op functionaliteit
Het is van belang om een zo helder mogelijk beeld te krijgen van wat er in de markt beschikbaar is aan oplossingen, maar ook welke randvoorwaarden hierbij een rol spelen. Probeer daarom je eisen vooral vanuit een functioneel perspectief te formuleren en laat het aan de inschrijver over om daar invulling aan te geven. Veel aanbestedende diensten geven aan dat men op zoek is naar een oplossing waarin efficiency een hoofdrol speelt. Houdt die gedachte vast wanneer je met de business, denk aan gebruikers en proces eigenaren, in gesprek gaat om de randvoorwaarden te bespreken en onthoud dat je gebruik wil maken van een oplossing die vaak al honderden, zo niet duizenden, keren eerder is ingezet.
Een vaak gehoorde tegenwerping is ook dat ‘wij anders zijn dan andere organisaties’. Ik durf dat te betwijfelen. Binnen lokale overheden is veelal dezelfde wet- en regelgeving van toepassing, wat alleen maar helpt bij het ontwikkelen van standaardoplossingen binnen het SaaS-model.
Wil je voorkomen dat inschrijvers zich stuk bijten op harde knock-out criteria? Zorg er dan voor dat de criteria ruimte bieden voor een standaardoplossing. Daarmee zorg je voor een ruimer aantal inschrijvers en heb je ook daadwerkelijk wat te kiezen uit de aangeboden oplossingen.
