Een SaaS-oplossing kiezen via een aanbesteding? Voor veel IT-afdelingen bij gemeenten en lokale overheden voelt dat als jongleren met regels, wensen en toekomstbestendigheid. Hoe blijf je binnen de lijntjes van compliance, zonder vast te lopen in een rigide systeem dat niet helemaal past? In de blogserie ‘Op zoek naar een SaaS-oplossing voor Local Government’ delen we valkuilen én slimme strategieën om SaaS-aanbestedingen makkelijker en effectiever te maken. Deze keer, in de eerste blog uit de serie, ga ik in op: de marktconsultatie.
SaaS = standaardiseren
SaaS kent vele verschijningsvormen, maar een belangrijk, of misschien wel hét belangrijkste, kenmerk is dat het een zoveel mogelijk gestandaardiseerde oplossing is. Maar: wanneer je bij een aanbesteding naar het gemiddelde ‘Programma van Eisen en Wensen’ van gemeenten en lokale overheden kijkt, zie je dat men toch weer terugvalt op de manier van werken die de medewerkers gewend zijn. Standaardiseren vraagt daarom om aanpassing, zowel in de dagelijkse operatie als in de wijze waarop de nieuwe oplossing in de markt wordt uitgevraagd.
Een goede voorbereiding begint met een marktconsultatie
Maar hoe vraag je zo’n nieuwe oplossing dan wel uit in de markt? Hoe zorg je voor een succesvolle aanbesteding? De eerste aanbeveling: om een goed beeld te krijgen van de oplossingen die SaaS-leveranciers kunnen leveren, is het aan te raden om een gedegen marktconsultatie uit te voeren als voorbereiding van de aanbesteding.
Door de verschillende mogelijkheden in kaart te brengen voor een specifieke oplossing, krijgt de aanbestedende partij een actueel en realistisch inzicht in (misschien onvoorziene) innovatieve oplossingen. Zo kunnen reële eisen worden gesteld. Voor een goede marktconsultatie doorloopt een organisatie de volgende stappen:
Stap 1: Behoefte en doelstellingen in kaart brengen
Wat zijn de absolute must haves in de gewenste oplossing? Uiteraard is er de nodige wet- en regelgeving die moet worden ondersteund, maar bekijk ook in hoeverre dit op een eenvoudigere wijze, binnen de kaders, kan worden ingevuld. De keuze voor een SaaS-oplossing is immers om gebruik te maken van een ‘software uit de muur’ oplossing. De belangrijkste doelstellingen hierbij: minimaal maatwerk en een zeer beperkte beheerlast.
Stap 2: Wensen en eisen opstellen
Houd er bij het opstellen van het ‘Programma van Eisen en Wensen’ ook rekening mee dat je een standaardproduct wil aanschaffen. Wat betekent dit voor de licentievoorwaarden? Sluit dit aan bij de ARBIT- of GIBIT-voorwaarden? Er zijn nu eenmaal eisen die niet realiseerbaar zijn of tot knelpunten kunnen leiden. Een voorbeeld: Zo past een Escrow-overeenkomst niet bij een SaaS-oplossing. Met alleen de broncode kan een opdrachtgever helemaal niets. De kern van SaaS is juist de ‘hosting’ van de oplossing en bijbehorende dienstverlening (onder andere support en beheer), dus het geheel van mensen, middelen en processen om de oplossing draaiende te houden. Het is daarom beter om in een aanbesteding naar de maatregelen te vragen die de inschrijver heeft genomen om de continuïteit van de oplossing en de dienstverlening zoveel mogelijk te borgen.
Een extra aanbeveling voor de aanbestedende diensten: leg een conceptprogramma van eisen en wensen ter toetsing voor aan (een selectie van de) deelnemers aan de marktconsultatie. Het voorkomt een hoop vragen die anders in een Nota van Inlichtingen moeten worden beantwoord.
Stap 3: Marktconsultatie uitzetten
Nu de behoeften, doelstellingen, eisen en wensen duidelijk zijn, kan op basis hiervan een marktconsultatie plaatsvinden. Hoe wervender het verhaal van de marktconsultatie, hoe nieuwsgieriger leveranciers worden en mee willen doen aan deze marktconsultatie. Het is immers een tijdrovend proces, waar leveranciers niet voor betaald krijgen. Een duidelijk en wervend verhaal kan ze net over de streep trekken om mee te doen met de marktconsultatie.
Stap 4: Afronding
Wanneer de verschillende geïnteresseerde partijen hun input hebben gegeven is het tijd voor een evaluatie. Hoe realistisch waren de gestelde wensen en eisen nu eigenlijk? Welke nieuwe inzichten zijn er gegeven? Het doel van een marktconsultatie is uiteindelijk ook om de kwaliteit van de aanbesteding zo hoog mogelijk te maken. Maar ook door te vragen naar kwantitatieve aspecten, zoals de (indicatieve) prijzen voor licenties, implementatie en beheer, worden de kaders van de aanbesteding steeds duidelijker. Door het marktconsultatieverslag (anoniem) beschikbaar te stellen als onderdeel van de aanbestedingsdocumenten worden potentiële inschrijvers ook meteen meegenomen in de verwachtingen van de aanbestedende partij.
Een goede marktconsultatie legt de basis voor een succesvolle aanbesteding. Besef je goed dat inschrijvers veel vaker te maken hebben met (complexe) aanbestedingstrajecten en veel kennis en ervaring meebrengen. Die ervaring helpt iedereen vooruit. Zo vergroot je de kans op een soepele implementatie van een toekomstbestendige SaaS-oplossing. In de volgende blog duiken we dieper in het vervolgtraject: de knock-out eisen bij SaaS-aanbestedingen.
