De provincie Overijssel en SAP-dienstverlener en -kennispartner myBrand Conclusion werkten al samen toen het voor de provincie tijd was om opnieuw een aanbesteding te doen voor het uitbesteden van het beheer van SAP ECC. De provincie wilde twee vliegen in één klap slaan en voegde hier meteen de conversie naar SAP S/4HANA aan toe, omdat het support van ECC eindig is. myBrand Conclusion kwam qua prijs-kwaliteitverhouding als beste uit de bus. Zo werd de samenwerking verlengd en de weg ingeslagen naar de S/4HANA-transitie.
Opnieuw aanbesteden
De provincie Overijssel werkt al jaren met SAP ECC. Aangezien het support hiervan gaat verlopen, stond de conversie naar S/4HANA al even op de planning. Enige tijd werd overwogen wat het juiste moment hiervoor is, aldus Marianna Pothof, functioneel beheerder financiën. “Het feit dat de beheercontracten afliepen, hielp ons om het juiste moment te bepalen. Als we dan toch moeten aanbesteden, nemen we de implementatie van S/4HANA direct mee. Zo werd het momentum voor de conversie bepaald en de aanbesteding uitgezet. Nadat we alle ingeschreven leveranciers hadden afgewogen, kwam myBrand Conclusion daar als winnaar uit.”
Van iets ouds naar iets nieuws
De conversie naar S/4HANA moest zo min mogelijk impact hebben op het werk; dat was een belangrijk uitgangspunt voor de provincie Overijssel. “We wilden zo lang mogelijk doorwerken en het werk niet hoeven stilleggen”, vertelt Marianna. “Het is geen green field implementatie, maar een conversie van iets ouds naar iets nieuws. Samen met myBrand Conclusion gingen we in gesprek hoe we dit het beste konden aanvliegen.” Beide partijen bepaalden samen wat wel en niet werd opgepakt en wat binnen de planning past. Zodra dit helder was, ging myBrand Conclusion aan de slag met het optuigen van de eerste omgeving. “In het begin was vooral myBrand Conclusion erg druk, maar al snel ging ook bij ons het balletje rollen. We konden aan de slag met het invoeren van data, nadat myBrand Conclusion alles technisch goed had getest.”
Testen, testen en nog eens testen
Het testen is een belangrijk onderdeel van de conversie. “Voordat je live gaat, wil je zeker weten dat alles goed is, zowel op technisch als functioneel vlak”, legt Marianna uit. “Van iedere transactie hebben we in de testomgeving gekeken of het werkt. Als iets niet lekker liep, deed myBrand Conclusion aanpassingen. Dan testten we opnieuw. Ook voerden we gebruikersacceptatietests uit waar ook weer een beperkt aantal bevindingen uitkwamen. Die waren allemaal redelijk snel op te pakken of op te lossen.” Na een lange periode van voorbereiding was dan eindelijk het moment van livegang daar. Een moment dat Marianna altijd als spannend ervaart. “Een klein half jaar ben je bezig geweest met de voorbereiding. Je wilt de impact op het werk minimaal houden en hoopt dat alles goed gaat. De realiteit is dat je bij iedere livegang wel weer tegen wat dingen aanloopt, dus dat was ook nu het geval. Gelukkig waren de issues die eruit kwamen goed op te lossen en hadden ze geen grote impact.”
Meters maken
De gehele periode tot het moment van livegang was voor Marianna een drukke periode. “Je doet dit naast je gewone werk. De werkzaamheden binnen de provincie draaien ondertussen door. Terwijl we daarvoor zaken moesten oppakken, waren we druk bezig met de voorbereiding van de conversie naar S/4HANA. De hoeveelheid werk heb ik van tevoren wat onderschat, maar je weet dat het van korte duur is. Wij kozen er bewust voor om het hele proces in een kort tijdsbestek te doorlopen. Die druk levert stress op, maar daardoor kun je ook meters maken. Als de druk echt even te hoog werd, konden we altijd terugvallen op myBrand Conclusion. Dat was ontzettend fijn.”
Standaard projectplaatje
Over het algeheel kijkt Marianna tevreden terug op het project. “Het is allemaal goed verlopen. Eigenlijk precies zoals het past in een standaard projectplaatje. myBrand Conclusion schakelde soepel met de andere partijen die betrokken waren bij de conversie. Daarnaast zijn de lijnen met myBrand Conclusion kort en kunnen we snel schakelen. Het team van myBrand Conclusion is altijd goed bereikbaar en zoekt het direct uit als er iets misgaat. Ik waardeer het enorm dat ze zoeken naar oplossingen. Tijdens de conversie werden er soms discussies gevoerd en was er wat irritatie, maar dat hoort erbij. Uiteindelijk weten we wat we aan elkaar hebben en zetten we samen de schouders eronder. Dat heeft ervoor gezorgd dat we de planning konden naleven.”
Alles eruit halen
Nu de conversie naar S/4HANA achter de rug is, is er de ruimte om de verdere mogelijkheden van het systeem te onderzoeken, geeft Marianna aan. “Er zijn verschillende SAP-modules die voor ons mogelijk interessant zijn. Dat gaan we nu rustig onderzoeken. Ook zijn we benieuwd naar de mogelijkheden van Fiori-apps die beschikbaar zijn in S/4HANA. Bijvoorbeeld een app die het voor gebruikers gemakkelijker maakt om in te loggen, wat ook het thuiswerken vereenvoudigt. Er zijn dus genoeg mogelijkheden en het is fijn dat we die samen met myBrand Conclusion kunnen onderzoeken. Als je zo’n conversie doet naar iets nieuws, wil je er natuurlijk alles uithalen.”
