Uitvoerders Heijmans besparen veel tijd met dagboekapplicatie

Uitvoerders kiezen niet voor een baan in de bouw omdat ze zo graag achter een computerscherm zitten. Toch is dat wel wat er de laatste decennia langzaamaan insloop. Bij een bouwproject komt vandaag de dag zo ontzettend veel administratie kijken dat een gezonde verhouding tussen buiten- en binnenwerk onder druk staat. Om die administratieve last te verlagen, ontwikkelde myBrand Conclusion voor Heijmans een gebruiksvriendelijke bouwplaatsapplicatie genaamd PMT. Aan deze bouwplaatsapplicatie is recentelijk met succes een uitvoerdersdagboekapplicatie toegevoegd.

Casper Verstraten is als business consultant bij Heijmans continu bezig met het verbeteren en vernieuwen van alle werkzaamheden rondom projectvoorbereiding en -uitvoering. Een functie die hij op zich nam nadat Heijmans ervoor koos om de alle vier de bedrijfsstromen –  Vastgoed, Utiliteit, Woningbouw en Infra – te migreren naar SAP. Waar SAP een prima tool is voor medewerkers in de backoffice, waaronder de financiële administratie waar Casper ooit begon, is het voor met name de uitvoerders en in mindere mate voor de werkvoorbereiders een veel te omslachtige applicatie. “We wilden de mensen die de bouw aansturen voorzien van een intuïtieve tool die aansluit bij hun behoeften en waar ze zonder veel uitleg mee aan de slag kunnen”, zegt hij.

Onder het motto ‘minder schermtijd, beter bouwen’ is in samenwerking met myBrand Conclusion de Project Management Tool (PMT) ontstaan, een in OutSystems ontwikkelde applicatie die aan de achterkant communiceert met SAP en die het makkelijk maakt om ‘alles wat buiten nodig is’ te regelen, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van bestellingen, het boeken van goederenontvangsten en materieel, het toevoegen van meer-of minderwerk, het ingeven van productiestanden en het bewaken van het project. Sinds kort kunnen uitvoerders nu ook een uitvoerdersdagboek bijhouden, waar ze onder andere notities, manuren, materieeluren, duurzaamheidsregistraties en werkbare dagen kunnen vastleggen. Tevens kun je in de uitvoerdersdagboekapplicatie foto’s opslaan, de weercondities inzien, weekrapportages draaien en ook is er een handige zoekfunctie ingebouwd. “Ik schat in dat het PMT, inclusief het dagboek, de werkvoorbereiders en uitvoerders tot wel 50 procent aan administratieve lasten kan besparen”, zegt Casper.

Administratieve lasten verlichten

Het PMT wordt continu doorontwikkeld. De laatste toevoeging is de dagboekapplicatie, die met name gericht is op uitvoerders. Casper vertelt: “Een uitvoerder stuurt de mensen buiten aan. Hij of zij is ervoor verantwoordelijk dat projecten op tijd en binnen budget worden opgeleverd. Dat vergt veel administratieve handelingen. De dagelijkse werkzaamheden en gebeurtenissen houdt de uitvoerder bij in een dagboek, waarin wordt vastgelegd wat er allemaal gebeurt op het project.”

De dagboeken maakten de uitvoerders voorheen zelf in Excel. Na een uitgebreide inventarisatie bij de diverse bedrijfsstromen bleek dat er meer dan twintig verschillende dagboeken in omloop waren, vertelt Monique de Vos, de OutSystems-expert van myBrand Conclusion die dit project op zich nam. “Het waren heel verschillende lay-outs. De enige standaard was dat de dagboeken één Excelsheet gebruikten per week. Daardoor kon je echter niets terugzoeken, althans, niet automatisch. Als je iets van een half jaar geleden wilde nakijken, moest je al die Excelsheets door. Kortom, niet efficiënt en ook niet uniform.”

Goed geluisterd naar pilotgroep

Monique en Casper spraken na de inventarisatie van de gebruikte templates met de vijftien leden van de pilotgroep over hun wensen en eisen. Van daaruit ontwikkelde Monique component voor component de applicatie: notities, manuren, materieeluren, duurzaamheidsregistratie, een tool om makkelijk foto’s en notities vanaf je smartphone te uploaden, een component die automatisch op basis van postcode de weersomstandigheden van het dichtstbijzijnde weerstation binnenhaalt en ga zo maar door. Ze vertelt: “Normaalgesproken is het best lastig om Excel te verslaan, want in Excel kan iedereen zijn eigen koninkrijk maken. Hoe zorg je ervoor dat die gebruikers allemaal enthousiast worden van een generiek product? We hebben ervoor gekozen om wel de structuur van de Excelsheets te handhaven, maar om het vooral veel makkelijker te maken om dingen te registreren. Bovendien hebben we alles wat je automatisch kunt binnenhalen ook geautomatiseerd, zodat de uitvoerders niet onnodig tijd verspillen met het vastleggen van informatie die al ergens anders beschikbaar is.”

Dit alles leidde tot een dagboekapplicatie die heel gebruiksvriendelijk is. Casper geeft een demo. “Kijk, hier vul je notities, manuren, materieeluren, duurzaamheidsregistraties, werkbare dagen et cetera in. Het wijst zich eigenlijk vanzelf. Wat ook handig is, is dat je zelf de relevante kolommen in een component kunt selecteren. Constateer je iets opvallends bij een rondgang op de bouwplaats, dan maak je via een speciaal appje op je smartphone een foto en/of notitie en voeg je die toe aan de betreffende week.“

De grote meerwaarde van de dagboekapplicatie ten opzichte van Excel is dat het hele uitvoeringsteam integraal erin kan werken. Je kunt zien wie welke mutatie heeft gedaan en wanneer. En je kunt heel makkelijk de geschiedenis doorzoeken, bijvoorbeeld op trefwoord. “Als je weet dat er een half jaar geleden iets was met een kabelschade van Essent – maar je weet het detail niet meer – dan typ je “Essent” in en je vindt vervolgens de desbetreffende notitie”, zegt Casper.

Geen zwaar adoptietraject nodig

Het is al met al een wereld van verschil, zegt hij. “Normaalgesproken is het zo dat veel medewerkers opzien tegen de implementatie van nieuwe software. Verandering is vaak lastig. Maar omdat we de vijftien leden van de pilotgroep zo nauw betrokken hebben, en die erover vertelden aan collega’s, konden de uitvoerders nu niet wachten om ermee aan de slag te gaan. Ze vroegen regelmatig wanneer de applicatie af was. Daarnaast heeft Heijmans ervoor gekozen om korte demo’s te verzorgen bij de diverse bedrijfsonderdelen om het uitvoerdersdagboek zo maximaal mogelijk te promoten. In de demo’s hebben we de applicatie in zijn geheel uitgelegd en de pluspunten en meerwaarde ten opzichte van Excel benadrukt. Ook hebben we tips gegeven om het dagboek zo optimaal mogelijk te gebruiken. Waar uitvoerders bijvoorbeeld voorheen via notities uitgebreide omschrijvingen maakten, volstaat het nu vaak om even een foto toe te voegen. Je wilt wel zeker weten dat iedereen dat goed snapt en het optimaal gebruikt, want dit soort dingen zorgen juist voor veel tijdwinst.”

Continu verbeteren

Het succes van de dagboekapplicatie is bij de diverse bedrijfsonderdelen niet onopgemerkt gebleven. “Waarschijnlijk zullen we dus meer applicaties gaan bouwen naar voorbeeld van deze dagboekapp, maar dan meer toegespitst op wat dat bedrijfsonderdeel precies nodig heeft”, zegt Casper. En dat is ook meteen het grote voordeel van ontwikkelen in OutSystems. “SAP is een standaardapplicatie, die leent zich niet zo goed om zulke specifieke businesswensen te automatiseren. Door met OutSystems apps te ontwikkelen bovenop SAP, zorgen we ervoor dat de data automatisch opgehaald en weggeschreven wordt in het bronsysteem, maar dan wel op zo’n manier dat het aan de voorkant heel eenvoudig is om data in te voeren.”

myBrand Conclusion begrijpt onze business

Over de begeleiding door myBrand Conclusion is Casper ook enthousiast. “Monique is de OutSystems-expert. Ze vormt een gouden duo met Patrick Sleutjes, de alleskunner bij myBrand Conclusion op het gebied van SAP. Ze vullen elkaar aan, triggeren elkaar en stellen kritische vragen. En, superbelangrijk, ze begrijpen onze business. Ze kunnen net zo makkelijk praten met een directeur als met een grondwerker. Ze begrijpen wat de business bedoelt en vertalen dat naar tools die ons werk echt makkelijker maken. Kortom we vormen een hecht team, waarin alle benodigde competenties voorhanden zijn.”