Wat voor impact heeft de Brexit op jouw SAP-systemen? [2020 update]

De Brexit komt er aan. Of het een harde of zachte overgang wordt is nog steeds onzeker, maar dat het impact op systemen heeft is evident. In dit artikel presenteren wij de belangrijkste websites die je informeren over, en voorbereiden op, het uiteindelijke Brexit scenario. Als SAP-dienstverlener informeren we je graag waar je aan moet denken wanneer het gaat om systeem wijzigingen die noodzakelijk zijn in de voorbereiding op het gekozen Brexit scenario.

Onderstaande websites bieden je scans, geven de specifieke impact voor jouw onderneming, verschaffen toegang tot het doen van een subsidie aanvraag en bieden een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten. Een rondgang langs deze websites leert tevens dat er veel verschillende aspecten aan de Brexit zijn verbonden: sommige daarvan liggen erg voor de hand (zoals douaneformaliteiten), andere minder (denk aan data opslag). Als organisatie wil je goed voorbereid zijn. Deze websites helpen je daarbij:

Soort informatie	Link
Ontwikkelingen rondom de Brexit	https://www.brexitloket.nl/
Impact op uw specifieke situatie organisatie middels scan.	https://rvo.regelhulpenvoorbedrijven.nl/brexitimpactscan/#/welkom
Brexit voucher: subsidie voor deskundig advies over alternatieve markten en de gevolgen van Brexit voor uw onderneming.	https://mijn.rvo.nl/brexitvouchers
Belangrijkste aandachtspunten voor ondernemers	https://www.kvk.nl/advies-en-informatie/internationaal-ondernemen/zakendoen-met-/het-verenigd-koninkrijk/

Tip: vergeet als belangrijke informatiebron jouw eigen brancheorganisatie niet.

SAP specifieke aandachtspunten voor de Brexit

Ook SAP is in voorbereiding op de Brexit. Op basis hiervan heeft myBrand reeds een eerste inventarisatie gemaakt van de belangrijkste aanpassingen, die hieronder wordt weergegeven. De algemene Brexit communicatie van SAP  is te raadplegen op https://support.sap.com, de bekende SAP notes (ook via support.sap.com) en voor SAP HCM applicaties op https://launchpad.support.sap.com/#/legalchangenotification.   

Voor iedere organisatie wordt de impact van de Brexit anders. Het is daarom verstandig om dit tijdig in kaart te brengen en daar vervolgens de juiste activiteiten aan te koppelen. De inschatting van myBrand is dat deze activiteiten zich het best projectmatig laten  benaderen. Het ligt voor de hand om te onderzoeken hoe dit is in te passen tussen reeds lopende en al geplande projecten. En daarbij: wat zijn onderlinge afhankelijkheden, moet er bijvoorbeeld worden geschoven om aanpassingen in de juiste volgorde door te voeren?

Hieronder volgt een overzicht van een aantal SAP wijzigingen die wij op dit moment voorzien. Let er wel op dat niet alle wijzigingen noodzakelijk zijn, maar situatie afhankelijk. Uiteraard is myBrand beschikbaar om samen met jou te beoordelen welke wijzigingen noodzakelijk zijn.

Customizing:

1. Uitzetten van EU kenmerk voor VK in tabel T005;
2. Check of BTW registratienummers in een UK bedrijf aangepast moeten worden;
3. Bijwerken van BTW bepalingsprocedure (toegangsvolgorde MWST);
4. Belastingcodes voor EU handel in de TAXGB belasting procedure moeten worden gereviewd; (er kan geen intracommunautaire business meer worden gedaan vanuit een bedrijf in VK);
5. Review opzet plants abroad in geval van een UK-plant;
6. Check of inzet withholding tax nodig is;
7. Check settings van betaalwegen.

Aanpassingen formulieren en rapporten:

1. (Vaste) teksten op formulieren;
2. BTW rapporten;
3. EU verkoop lijsten;
4. Intrastat declaraties en rapporten;
5. Douane verklaringen.

Aanpassingen in stamdata:

1. BTW gerelateerde stamdata in materialen, klanten, leveranciers, vestigingen of andere business partners dienen te worden bijgewerkt. In veel gevallen zijn er specifieke belasting indicatoren die bepaalde EU stromen ondersteunen, zoals triangulation. Die zullen moeten worden gereviewd en mogelijk aangepast;
2. Alle conditierecords waarin GB als vertrek- of aankomstland is opgenomen moeten worden gereviewd en mogelijk aangepast.

Transactie data aanpassingen:

1. Converteren of wijzigen open orders en contracten: goederen;
2. Converteren of wijzigen open orders en contracten: diensten;
3. Pas recurring entries aan;
4. Update withholding tax boeking als van toepassing;
5. Check impact op rebates.

Mogelijke veranderingen als gevolg van beslissingen van uw organisatie dan wel aangepaste afspraken met business partners:

1. Verleggen van routes;
2. Verplaatsen van verzend- of ontvangstplaats;
3. Als gevolg van andere afspraken en/of hogere kosten aanpassing van conditie records;
4. Als gevolg van andere afspraken met business partners: wijziging INCO condities.

Neem gerust contact met ons op als je advies wilt inwinnen voor jouw specifieke situatie.