Een al lang in SAP beschikbare, maar nog onderbelichte, oplossing is Bank Communication Management (BCM). De naam doet vermoeden dat het hier gaat over de communicatie met de bank, maar niets in minder waar – deze oplossing zorgt voor een interne goedkeuringsflow, die eenvoudig en intuïtief is in te richten. En de S/4 oplossing, zeker via Fiori, ziet er heel modern uit, waarbij er zelfs gebruik wordt gemaakt van splitscreens – een tot op heden niet bekende feature in de GUI. Wil je de werkelijke communicatie ook nog laten regelen via een SAP oplossing, dan is hiervoor de Multi Bank Connector (MBC) beschikbaar – hier gaan we in dit blog echter niet verder op in.
De BCM-oplossing werkt als volgt. Er komt niet langer één betaalbestand uit het alom bekende F110, maar de definitieve betalingrun is hier het startpunt van sortering op basis van ingegeven regels (rules). Denk hierbij o.a. aan huisbanken, betalingsbedragen en betaalwijzen, maar ook aan specifiekere criteria, zoals leveranciersnummer of zelfs IBAN-nummers waar aan wordt betaald.
Per rule wordt een batch aangemaakt en deze batch is vervolgens te routeren naar verschillende goedkeurders. Daarbij is ook per rule is aan te geven hoeveel goedkeurders er nodig zijn. Een concreet voorbeeld: bedragen t/m 50.000,- hebben twee goedkeurders nodig, bedragen die daarboven liggen moeten ook nog naar een 3e goedkeurder.
- Bij goed- en afkeuren kan verplicht worden gesteld dat een notitie door de procuratiehouder noodzakelijk is, en dat deze zichtbaar blijft in de hele flow van de betaling.
- Voor de audit is een speciale transactie beschikbaar, die de gehele flow weergeeft met tijden en goed- of afkeuringen.
- Goedkeurders moeten hun wachtwoord ingeven bij goedkeuren. Dit kan zelfs via two-factor authentication middels SAP365, waarbij de goedkeurder een SMS ontvangt met een code.
Zodra de laatste procuratie is gedaan, wordt een betaalbestand aangemaakt en op een van te voren aangegeven locatie klaargezet (via de normale OBPM4). Het ligt dan aan de vervolgoplossing hoe hier verder mee wordt omgegaan. De aangeraden oplossing, om een procuratie in de bank overbodig te maken, is het al gesigneerd en gehasht over een beveiligde lijn versturen van de bestanden. Dit is een contractvorm die met de bank moet worden afgesproken, waarna er geen procuratie meer nodig is bij de bank.
Goedkeuren van een batch in splitscreen:
Ook leveren de banken statusberichten terug, die met een standaard transactie en XSLT kunnen worden ingelezen. Hiermee dek je af dat niet bekend is of een bestand de bank ‘heeft gehaald’. Is er geen statusbericht? Dan is er geen bestand bij bank aangekomen.
>> Eigen ervaring leert dat een kleine aanpassing, door het standaard aangeleverde PAIN002_V03_TO_CPON te kopiëren, nodig is, maar dat dit erg eenvoudig is te doen en niet onder een maatwerk aanpassing valt (vergelijkbaar met interpretaties van bankafschriften).
Het resultaat van deze statusberichten zie je bij de tegel Betalingen bewaken in de tabs Uitzonderingen en Verzonden naar bank
Daarnaast zijn er ook een aantal transacties die kunnen worden gevolgd, wanneer een batch niet op de juiste plek (of helemaal nergens) terecht komt. Zo check je o.a. de rules van een batch en daarnaast zie je op het dashboard bij welke goedkeurder de betaling zich bevindt.
Maar ook wanneer alles helemaal goed is gelopen, kan er in het begin nog best een batch tussen wal en schip vallen. Dit kan met name gebeuren wanneer er technische hick-ups bij het opzetten van het S/4 landschap hebben plaatsgevonden en als er iets in de integratielaag gebeurt, die bestanden van het S/4 systeem naar de bank moet overhevelen.
- Het is daarom belangrijk dat er een monitoring wordt opgezet en dat nauw wordt samengewerkt met alle mensen in de hele keten – voorál in het begin.
- Geen risico op dubbele betalingen door:
- Batch wordt verplaatst van locatie als opgepikt door integratielaag én
- Bankcheck op dubbele batches
- Geen risico op betaalbestandmodificatie door
- Hashing
- Gebruik van proxy-oplossing in de integratielaag (geen fysiek bestand meer)
Bovenstaande oplossing is helaas niet goedkoop; maar zoals altijd bij SAP zijn prijzen per afnemer afzonderlijk te bepalen.
Conclusie: wanneer je jouw betalingen via een veilige, standaard en transparante manier wilt kunnen sorteren en goedkeuren, is het het zeker de moeite waard om een offerte aan te vragen.
Alexis Otto
SAP FICO Consultant bij myBrand
Let's connect
