Boerschappen ontwikkelt IT-fundament met OutSystems

myBrand Conclusion combineerde Scrum met ‘wat nodig was’

Boerschappen ontwikkelt IT-fundament met OutSystems

Branche

Voedingsmiddelen (maaltijdboxen)

Use case

Van Excel naar geïntegreerde kernapplicatie

Platform

Een startup moet nog veel ontdekken en kan nog alle kanten op bewegen. Kies je dan voor kant-en-klare ERP-software uit de cloud? Of ontwikkel je de backend zelf, zodat de software nog kan meebewegen met de richting waar je bedrijf op gaat? Maaltijdboxenleverancier Boerschappen koos voor dat laatste. “En daar hebben we geen moment spijt van gehad.” Een gesprek met product owner Anouk van Doorn.

Wat is er nu lekkerder dan een maaltijd gekookt van kakelverse producten die de dag ervoor nog op het land stonden? En dat gecombineerd met het gemak van een maaltijdbox, waar alle of een groot deel van de ingrediënten al in zitten? Niet gek dat Boerschappen groeit als kool. Bij meer dan 150 aangesloten boeren halen zij dagelijks groenten, zuivel, vlees en vis en distribueren dat via een maaltijdbox onder tienduizenden klanten. Boerschappen heeft dus een nieuwe, ultrakorte voedselketen ontwikkeld die goed is voor zowel de klanten als de boeren.

Van Excelsheets naar geïntegreerd systeem

Om het proces van inkoop, distributie, productie en verkoop te managen, gebruikte Boerschappen tot voor kort een managementsysteem aangevuld met Excelsheets, dat niet meer paste bij de complexiteit van de processen. Want hoe meer klanten en hoe meer aangesloten boeren, hoe complexer dat werd. “Dat leidde ertoe dat we ons belangrijkste stuurgetal, de aantallen boxen, niet eens helemaal helder hadden. In het overzicht van inkoop stond soms een ander getal dan in die van productie of finance”, vertelt Van Doorn. Ook was de frontend aan een verbetering toe. Die bestond uit een complexe Mijn Boerschappen-omgeving die slecht toegankelijk was met een smartphone. En ook aan het incassosysteem kon wel wat verbeteren.

Reden om het volledige IT-landschap, op het financiële systeem van Exact na, te vervangen. Om dit alles in goede banen te leiden, werd Van Doorn aangetrokken als product owner. Ze vertelt: “Voordat ik bij Boerschappen begon, heb ik vijf jaar bij ING gewerkt in verschillende IT-rollen, ook als product owner. Daar ontdekte ik dat ik goed ben in procesmatig denken: dit willen we, daar hebben we deze en deze informatie voor nodig en dat moet daar en daar vandaan komen.” Dat is precies wat haar taak bij Boerschappen is. “Ik ben verantwoordelijk voor het ontwikkelen en doorontwikkelen van de gehele IT-omgeving, van de app voor klanten tot aan het systeem dat de inpakband bij productie aanstuurt. En alles wat daar tussen zit.”

Low-code ERP

Het belangrijkste onderdeel dat daar tussen zit, is het door myBrand Conclusion gebouwde ERP-systeem, waarvoor het ontwikkelplatform van OutSystems is gebruikt. Van Doorn vertelt: “De beslissing om zelf in lowcode te gaan ontwikkelen is genomen door de directie, nog voordat ik in dienst trad.” Een zeer goede beslissing, vindt ze. “We ontgroeien misschien de startup fase een beetje, maar we zijn nog wel echt een scaleup. Daar komt bij dat onze directeur heel opportunistisch is en overal kansen ziet. We laten als bedrijf graag proefballonnetjes op. Dat wil zeggen: we testen dingen op kleine schaal. Is dat een succes, dan pakken we door. En anders stoppen we er weer mee. Dat betekent dat we nu nog niet kunnen zeggen waar we over een paar jaar staan. Omdat we wel willen dat ons ERP-systeem met ons meebeweegt, past zelf ontwikkelen in lowcode zo goed bij ons.” Zelf ontwikkelen wil zeggen: door myBrand Conclusion laten ontwikkelen. “Want wij willen geen leger softwaredevelopers in dienst hebben. We werken met partners die een verlengstuk zijn van ons bedrijf.”

Drie parallelle ontwikkeltrajecten

De drie verschillende softwaredelen – backend, frontend en incassosyteem – zijn opgedeeld in drie kavels. myBrand Conclusion ontwikkelt de backend en moet daarbij intensief samenwerken met de andere twee leveranciers. Boerschappen besloot om de drie bedrijven parallel te laten ontwikkelen. De partijen maakten samen een gezamenlijke sprintplanning, die op hoofdlijnen overzicht gaf wie waar mee bezig was. Maar met name de sprintplanning van myBrand Conclusion was niet in beton gegoten, vertelt Van Doorn. “Want als de partij die bezig is met de ontwikkeling van de frontend een vraag heeft die betrekking heeft op informatie die uit de backend moet komen, dan kan myBrand Conclusion niet zeggen: we werken nu even aan de inkoopmodule, dit staat over zes weken op de agenda.”

Waar de drie ontwikkelteams initieel nog wel van plan waren om strikt volgens de Scrum-regels te werken, werd dit al snel losgelaten. Van Doorn is blij met dat besluit. “myBrand Conclusion moest erg flexibel zijn, want het backend systeem heeft verreweg de meeste afhankelijkheden en interfaces naar de andere software. Alles zit in dat backend ERP-systeem, van het opbouwen van recepten en inkoop tot het opstellen van klantprofielen en de orders. Je hebt enerzijds een gestructureerde werkmethode zoals Scrum nodig om het overzicht te houden en je planning te halen. Maar als je daar heel strak aan vasthoudt, dan betekent dat dat de andere twee partijen hun planning niet gaan halen omdat zij soms afhankelijk zijn van bepaalde werkzaamheden die myBrand Conclusionmoet verrichten. myBrand Conclusionbegreep dit heel goed. Ze hebben zich flexibel opgesteld en gedaan wat nodig was.”

Belang van integraal testen

De drie partijen ontwikkelden dus parallel aan elkaar hun Minimal Viable Product (MVP), inclusief de interfaces naar de andere systemen. Op het eind moest worden getest of die drie onderdelen goed op elkaar aansloten. Het werk dat daaruit voortvloeide, had Boerschappen wat onderschat, geeft Van Doorn eerlijk toe. “myBrand Conclusion had al gewaarschuwd dat ons plan om in oktober live te gaan veel te ambitieus was. Daarin kregen ze gelijk. De drie MVP’s waren op tijd af, inclusief de daarbij horende interfaces, maar die werkten eigenlijk alleen goed bij de happy flow. Er zijn echter heel veel scenario’s denkbaar die afwijken van de happy flow. Het bleek dat de drie partijen impliciet aannames hebben gedaan over welke informatie ze op welke manier binnenkrijgen uit een ander systeem. Hoe dat in de praktijk uitpakt, zie je pas als je een integrale ketentest doet.”

Voor die integrale ketentesten waren twee weken uitgetrokken: twee dagen waarop de developers uit de drie teams de software testten. En later nog eens anderhalve week waarin zes medewerkers van inkoop, productie en finance alle mogelijke scenario’s doorliepen. De organisatie vond zoveel tijd om te testen vooraf wat overdreven. “Pas toen we bezig waren, raakte iedereen doordrongen van het belang van integraal testen. De gedachte vooraf was toch iets teveel: als die drie verschillende softwareproducten doen wat wij hebben verteld dat ze moesten doen, dan zijn we toch klaar?”

Idee achter MVP goed uitleggen

Stakeholdermanagement kostte dan ook de nodige tijd. Dat betrof niet alleen de uitleg van het belang van testen. Ook het Scrum gedachtengoed dat je begint met een MVP, werd niet door iedereen even goed begrepen. Van Doorn: “Ik leg het intern uit als: we ontwikkelen eerst een skateboard: een gedegen onderstel met vier wielen waarmee je kunt rijden. Dat skateboard ontwikkelen we stap voor stap door tot boodschappenautootje door er een stuur in te zetten en een gaspedaal en rem toe te voegen, zodat we veel nauwkeuriger kunnen opereren en nog meer snelheid kunnen maken. Met dat autootje kun je weliswaar de snelweg op, maar erg veilig is het niet.

Daarvoor moet zul je een betere carrosserie moeten ontwikkelen, airbags toevoegen, een grotere motor ontwikkelen en ga zo maar door.” Ondanks die heldere uitleg dachten sommige collega’s dat ze – terwijl de MVP nog niet eens af was – ook wel konden vragen om functionaliteit die past bij een Lamborghini. Ze neemt dat hen niet kwalijk. “De meeste mensen zonder IT-achtergrond begrijpen niet hoe complex het kan zijn. Ze zien functionaliteit die eruitziet als een eenvoudige app en ze realiseren zich niet dat die app aan de achterkant met ontzettend veel andere deelsystemen samenwerkt. Die voorkant ziet er inderdaad supersimpel uit. Maar de achterkant, dat is waar de complexiteit zit.”

“De meeste mensen zonder IT-achtergrond begrijpen niet hoe complex het kan zijn. Ze zien functionaliteit die eruitziet als een eenvoudige app en ze realiseren zich niet dat die app aan de achterkant met ontzettend veel andere deelsystemen samenwerkt. Die voorkant ziet er inderdaad supersimpel uit. Maar de achterkant, dat is waar de complexiteit zit.”

Single source of truth

Nu de MVP van de drie systemen live is, is dat besef bij de meeste collega’s wel ingedaald. Net als het besef hoe groot de winst is van werken met integrale software die alle deelgebieden van Boerschappen omvat. Van Doorn: “We hebben nu nog maar één versie van de waarheid. Iedereen praat over dezelfde getallen en we weten ook zeker dat die getallen kloppen. Dat scheelt ons enorm veel tijd, discussie en verspilling. Voorheen kwam het nog wel eens voor dat we teveel bloemkolen bestelden omdat de cijfers over de bestelde aantallen boxen niet klopten.” Ze lacht als ze zegt: “Het scheelt ook dat wij nu niet meer de hele week bloemkoolsalade hoeven te eten bij de lunch vanwege zo’n fout.” Klanten merken de systeemupdate vooral aan de nieuwe app, waarin ze heel eenvoudig boxen kunnen bestellen, omwisselen voor een ander of tijdelijk even de levering stopzetten als ze op vakantie gaan. “De gebruiksvriendelijkheid voor onze klanten is enorm gestegen. Dat betekent dat ze ook veel vaker een wijziging doorgeven. In de oude situatie konden onze processen dat niet aan, maar nu maakt het niets meer uit. Want het nieuwe backend systeem geeft iedere dag keurig de juiste aantallen door. Ons bedrijf is zowel aan de voorkant als aan de achterkant vele malen flexibeler geworden.”

Advies

Voor andere bedrijven die overwegen om zelf te gaan ontwikkelen in OutSystems heeft ze nog wel een advies. “Ruim veel tijd in voor testen en voor het oplossen van de bevindingen. Want de integratie van verschillende deeloplossingen is veel complexer dan je op voorhand denkt.” Een tweede advies is: ga in zee met een partner die dit goed begrijpt en meedenkt. “Als myBrand Conclusion zich strikt aan het vooraf bedachte plan had gehouden, waren we nu nog niet live geweest. Het succes van dit project is mede te danken aan hun flexibele houding. Ze verdienen daarvoor een dikke pluim.”