Het rapportencentrum binnen SAP SuccessFactors bevindt zich momenteel in een transitieperiode. De huidige rapportagemogelijkheden, zoals Canvas, Table en Dashboards, zullen vroeg of laat plaatsmaken voor People Analytics. Eerder schreven we om die reden al over wat People Analytics precies is en hoe dit het applicatielandschap doet veranderen. Echter, het overstappen naar een andere rapportagetooling brengt in het gebruik vaak onzekerheid en vragen met zich mee. Te denken valt aan welke mogelijkheden de tool biedt en wat een overstap betekent voor de huidige in gebruik zijnde rapportages. Daarom gaan we in deze blog in op drie belangrijke onderwerpen met betrekking tot het maken van rapportages en de (on)mogelijkheden ervan in People Analytics.
1. Data uit maatwerkobjecten
Veel bedrijven hebben het medewerkersprofiel in Employee Central uitgebreid met maatwerkobjecten om bepaalde regelingen beter te kunnen administreren en/of om additionele data in vast te leggen. Denk bijvoorbeeld aan het registreren van nevenactiviteiten, bruikleen objecten en/of het vastleggen van beroepskwalificaties. Voorheen was het niet zonder meer mogelijk om te rapporteren over deze maatwerkobjecten. De uitdaging zat in het beschikbaar maken van de data voor rapportagedoeleinden. Dit was niet alleen een technische aangelegenheid, maar kostte ook veel tijd. Met People Analytics werkt dit anders. Vanuit de standaard worden alle reguliere MDF-objecten beschikbaar gesteld in People Analytics. Voor de maatwerkobjecten geldt dat deze enkel nog aan een zogeheten ‘schema’ (lees: categorie) moeten worden gekoppeld alvorens ze binnen People Analytics gebruikt kan worden. Met een paar klikken heb je dus de data uit al je maatwerkobjecten ingeladen in de rapportagetool.
2. Autorisaties
Een ander belangrijk punt bij het maken van rapportages zijn autorisaties. Houd bij het maken van de rapportage rekening met je doelpopulatie. Wie gaat met het rapport werken en moet de data kunnen inzien? Gebruikers die niet volledig geautoriseerd zijn voor de data in het rapport kunnen het rapport namelijk wel openen, maar zien de data waarover ze niet gemachtigd zijn niet. Dit biedt de mogelijkheid om uitgebreide rapportages te maken en tegelijkertijd te voldoen aan de gestelde AVG en privacyregels.
Het is goed om te realiseren dat People Analytics ook rekening houdt met de permissies die worden ingesteld in de verschillende modules van SuccessFactors. Neem bijvoorbeeld de module Compensation (salarisronde). Soms zijn de mensen die met de output van de salarisronde aan de slag gaan, zoals het Business Intelligence (BI) team, niet betrokken bij het proces van de salarisronde. Hierdoor hebben zij geen autorisatie voor de data waarmee ze achteraf moeten gaan werken. Het is om die reden belangrijk om tijdens de implementatie van de salarisronde ook rekening te houden met deze na-activiteiten, zodat het BI-team de mogelijkheid heeft om over de verschillende gegevens uit de salarisronde te kunnen rapporteren en de configuratie niet met terugwerkende kracht aangepast hoeft te worden.
3. Berekende kolommen
Iets waar je met de overgang naar People Analytics rekening mee moet houden, zijn alle berekenende kolommen die je in de loop der tijd hebt gemaakt. Bijvoorbeeld een formule die inzage geeft in hoe lang iemand in dienst is. Waar de rapportagetooling Canvas voorheen beschikte over een interne bibliotheek, waarin je zelfgemaakte formules op kon slaan en kon gebruiken in andere rapportages, is dat met People Analytics niet het geval. De verschillende formules zul je zelf moeten bijhouden. Zorg er daarom voor dat je je eigen externe bibliotheek creëert, waarin je de formules van je berekende kolommen vastlegt. Dan hoef je bij een nieuw rapport de berekende kolommen niet opnieuw zelf te verzinnen.
Met een schone lei beginnen
Het moment komt steeds dichterbij dat People Analytics de leidende rapportagetool wordt binnen SAP SuccessFactors. Doordat er geen conversiemechanisme zal zijn, zullen de huidige rapporten handmatig moeten worden geconverteerd. Benut deze transitieperiode dus door zo snel mogelijk aan de slag te gaan met People Analytics. Niet alleen in het kader van kennis en kunde, maar ook om ervoor te zorgen dat je weer met een schone lei begint. Ongetwijfeld zullen het aantal rapportages waarover je beschikt zijn toegenomen. Is het nog helder welk doel deze rapporten dienen? Heb je alle data in de rapporten nog nodig? Gebruik het moment om de bezem erdoor te halen en de verschillende rapportagedoeleinden te herijken. Alleen dan maak je een vliegende start!
