Een SaaS-oplossing kiezen via een aanbesteding? Voor veel IT-afdelingen bij gemeenten en lokale overheden voelt dat als jongleren met regels, wensen en toekomstbestendigheid. Hoe blijf je binnen de lijntjes van compliance, zonder vast te lopen in een rigide systeem dat niet helemaal past? In de blogserie ‘Op zoek naar een SaaS-oplossing voor Local Government’ delen we valkuilen én slimme strategieën om SaaS-aanbestedingen makkelijker en effectiever te maken. Deze keer ga ik dieper in op de gevolgen van de overstap van maatwerk naar standaard.
Van maatwerk naar standaard mindset
In het verlengde van waar ik al eerder over schreef, is het voor aanbestedende diensten van belang dat zij de omslag maken van ‘specificeren wat de oplossing precies moet doen’ (ook wel als ‘maatwerk mindset’ aangeduid) naar ‘beoordeel welke oplossing de leverancier kan bieden’ (de ‘standaard/cloud mindset’).
Het uitgangspunt is dat je de focus van het beschrijvend document veel meer op de te bereiken doelstellingen en de randvoorwaarden legt. Hiermee voorkom je onnodig of onbedoeld maatwerk en dit maakt het aanbestedingstraject overzichtelijker, en dus makkelijker. Maar ook voor de inschrijvers betekent dit een versimpeling. Zij kunnen zich nu immers op hun standaardoplossing(en) richten en zodoende beter bepalen wat de best passende, en economisch meest voordelige oplossing is om de doelstellingen van de aanbestedende dienst te realiseren.
Standaardproducten vragen om standaard voorwaarden
Houd er rekening mee dat standaard SaaS-oplossingen ook om standaard leverings- en productvoorwaarden vragen. Alleen dán bereik je de (kosten-)voordelen die SaaS biedt: iedere afnemer wordt immers op dezelfde wijze behandeld en ontvangt dezelfde support. Dit alles op basis van standaard processen in beheer, security en operations.
Vergroot je keuze, wees flexibel in je voorwaarden
Klantspecifieke voorwaarden opnemen in de uitvraag past vaak niet bij standaardoplossingen en kan leiden tot no-bids. Zorg ervoor dat je geen kwalitatief goede inschrijvingen uitsluit door te veel specifieke eisen te stellen. Doe jezelf dus niet tekort door op deze wijze kwalitatief goede inschrijvingen op voorhand te diskwalificeren. Neem bijvoorbeeld niet de ARBIT- of GIBIT-voorwaarden als basis voor het contract, maar accepteer de standaard voorwaarden van de leverancier aan wie de opdracht wordt gegund.
Denk hierbij niet alleen aan de leverings- en productspecifieke voorwaarden, maar ook aan de verwerkersovereenkomst (DPA) en de Service Level Agreement (SLA). Het gaat niet alleen om voorwaarden die in de ARBIT/GIBIT staan en die lastig of niet na te komen zijn (zoals Escrow), maar ook om voorwaarden die juist niet in de ARBIT/GIBIT staan maar die voor de SaaS-leverancier van groot belang zijn.
Uitzonderingen bevestigen de regel
Uiteraard blijft het mogelijk om bepaalde (niet-SaaS of support gerelateerde) voorwaarden als eis te stellen, bijvoorbeeld de toepasselijkheid van het Nederlands recht. Wanneer het echt een belangrijk punt is, kan je als aanbestedende dienst de concrete invulling van bepaalde voorwaarden ook als wens uitvragen en meenemen in de beoordeling.
Ga het gesprek aan
Uit ervaring is gebleken dat door leveranciers ingeleverde verbetervoorstellen op conceptovereenkomsten uiteindelijk zelden leiden tot voor SaaS-leveranciers acceptabele contractuele voorwaarden. Voor veel leveranciers een reden om niet in te schrijven op een aanbesteding. Ik raad daarom aan om in een aanbestedingstraject minimaal twee dialoogrondes op te nemen. Dit geeft je de ruimte om gezamenlijk verder in te gaan op de keuzes en overwegingen van beide partijen. Dit biedt meer nuance dan alleen de Nota van Inlichtingen beantwoording.
Te vaak blijkt dat kwalitatief uitstekende aanbiedingen nog te vaak worden afgewezen op basis van (oude) strenge randvoorwaarden, die niet meer passen bij een pragmatische standaardoplossing. Besef dat een SaaS-oplossing al door honderden, zo niet duizenden, organisaties is geadopteerd. De ‘Best Practices’ zitten dus niet alleen in de functionaliteit, maar ook in de wijze waarop de contractering heeft plaatsgevonden.
