Het is binnen veel organisaties een terugkerende vraag: houden wij het beheer van de SAP-omgeving in eigen hand of schakelen we een externe dienstverlener in? Wat willen we de deur uit doen? En tot welk niveau willen we zelf ‘in control’ blijven?

De omvang van een organisatie is inmiddels niet meer leidend in het uitbestedingsvraagstuk. Een grote afhankelijkheid van één beheerder is feitelijk een risico voor de beschikbaarheid van systemen en daarmee de continuïteit van de business. Met name voor kleinere organisaties is de stelling ‘één is geen’ een harde waarheid. Het regelen van een back-up beheerder is in zo’n geval cruciaal, maar zorgt tevens voor een extra kostenpost. Daarnaast moet kennis op peil worden gehouden.

Menskracht is echter niet het enige waar rekening mee gehouden moet worden. Uitbesteden kan breder worden getrokken door gebruik te maken van externe hosting-faciliteiten. Verschillende aanbieders bieden tegenwoordig private en public cloud-diensten die de aanschaf van dure, door SAP-gecertificeerde, hardware overbodig maken.

Het kostenplaatje

Ook kostenoverwegingen spelen een belangrijke rol bij deze keuze. De kosten van uitbesteding zijn eenvoudig transparant te maken. Dit geldt voor zowel fysieke ondersteuning door specialisten als voor hosting of een de inzet van een cloud-oplossing. De kosten zijn immers direct te koppelen aan de afspraken over de dienstverlening. Ook door gebruik te maken van vaste prijsafspraken voor specifieke onderdelen van de dienstverlening wordt een maximaal inzicht bereikt.

Preventief support

Het is voor iedere organisatie van belang om voorbereid te zijn op de toekomst. Vandaar dat preventief – en daarmee proactief – support essentieel is. Beheerorganisaties hebben vanuit hun klantportfolio en door aansluiting bij brancheorganisaties een voorsprong, waardoor zij tijdig kunnen anticiperen op veranderingen die van invloed zijn op de dagelijkse processen en daarmee de business.

Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkelingen rondom van GDPR. Voor bedrijven betekent dit een hoop uitzoekwerk. Beheerdienstverleners profiteren van schaalvoordeel, aangezien zij dit voor een groot aantal klanten in kaart kunnen brengen.

Waarom uitbesteden?

Uiteraard is geen organisatie hetzelfde en zullen de uitkomsten van bovenstaande overwegingen daarom verschillen. Wel is het een terechte constatering dat door groeiende complexiteit van systemen, securityvoorwaarden en wet- en regelgeving de inzet van een gespecialiseerde partij steeds meer is aan te bevelen. Hierna de belangrijkste redenen om te kiezen voor externe beheerdienstverlening:

  • Focus op de core business: in plaats van investeren in het zelf beheren van ondersteunende systemen met eigen mensen, wordt dit (in meer of mindere mate) aan de specialist overgelaten. Hierdoor richt de organisatie zich volledig op de voor haar onderscheidende waarde. Vaak ziet men hier wel bijvoorbeeld een eerstelijns ondersteuning binnen de eigen organisatie als aanspreekpunt voor de gebruikers.
  • Kennis- en sparringpartner: door de specialisatie van externe dienstverleners is er direct veel kennis beschikbaar. Vanuit mijn ervaring bij myBrand weet ik dat men altijd op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen binnen de verschillende SAP-domeinen of kennisgebieden. Hierdoor wordt een relevant en vernieuwend inzicht geboden en blijven klanten op de hoogte van de nieuwste mogelijkheden om hun bedrijfsvoering zo optimaal te laten verlopen.
  • Continuïteit: zoals eerder aangegeven: “één is geen” is een gevleugelde uitspraak binnen de beheerdienstverlening. Vandaar dat een beheerpartij met een uitgebreide pool aan gespecialiseerde consultants een waarborg vormt in de continuïteit van de beschikbaarheid en kwaliteit van systemen en daarmee de business die hier op vertrouwt. Met (virtuele) klantteams is men tevens altijd verzekerd van een aanspreekpunt bij eventuele calamiteiten.
  • Risico’s wegnemen: een IT-dienstverlener monitort continu de performance van het systeem, waarbij preventief actie wordt ondernomen om potentiele risico’s uit te sluiten. Dat sluit volledig aan bij de filosofie die wij binnen myBrand hanteren: voorkomen is beter dan genezen.

De keuze voor een gespecialiseerde IT-beheerpartij biedt de garantie dat er wordt geanticipeerd op zowel functionele en technische ontwikkelingen als markt- en branche gerelateerde ontwikkelingen en dat tijdig wordt ingespeeld op veranderende wet- en regelgeving. Dit wordt vaak binnen specifieke kennisclusters of -teams bijgehouden. Gespecialiseerde dienstverleners hebben korte lijnen met SAP, waardoor kennis altijd binnen handbereik is. Met de dienstverlener als one-stop-shop zijn alle benodigde diensten – zoals functioneel en technisch beheer, hosting en de aanschaf en het onderhoud van de SAP-licenties – bij één vertrouwde partij ondergebracht.

Samenvattend: IT-beheerpartijen hebben tegenwoordig een heel andere rol dan zij in het verleden hadden. Out of the box-denken, oplossingen aanrijken en proactief adviseren zijn nieuwe taken van consultants. De beheerpartij vormt daarmee de sparringpartner om samen met organisaties de toekomst vorm te geven. Winnaars zoeken winnaars; dat is het idee.