The Sting Companies is weer up-to-date met overstap naar SAP-Cloud

Branche

Retail

Use case

Migratie naar SAP S/4HANA Cloud

Platform

SAP S/4HANA & RISE with SAP

Veel SAP-klanten overwegen een migratie naar SAP S/4HANA Cloud, maar zien op tegen het project en schuiven het voor zich uit. Nergens voor nodig, vindt Bart Overbeek, Director IT bij modebedrijf The Sting Companies. Hij laat met zijn SAP-team zien dat je zo’n project prima op tijd en binnen budget kunt uitvoeren.

The Sting Companies is een oer-Hollands modebedrijf waar, naast The Sting, ook de merken Costes en Cotton Club onder vallen. Bart Overbeek begon acht jaar geleden als hoofd IT, en is nu als IT Director onderdeel van het directieteam. “Wij zien dat IT cruciaal is om een succesvol retailbedrijf te runnen. Niet alleen vanwege de groeiende rol van e-commerce, maar ook omdat het succes in onze branche valt of staat met een goede winkel- en logistieke operatie.”

Van Private Cloud naar S/4HANA Cloud

Om die reden werkt The Sting Companies graag met SaaS en PaaS. “Dan werk je altijd op de laatste versie van de software en ben je ook altijd bij met alle beveiligingsupdates”, zegt Bart. Het SAP ERP-systeem was een van de weinige applicaties die nog draaide in een Private Cloud, bij myBrand Conclusion. “Daar waren we eigenlijk heel tevreden over. Er was geen directe aanleiding of businessreden om te migreren naar S/4HANA en de SAP Cloud. We maakten deze keuze puur omdat we up-to-date willen zijn. We zien wel dat de huidige retailversie van SAP S/4HANA meer mogelijkheden biedt dan de versie waar wij nog op draaiden. Maar het volledig uitnutten van die mogelijkheden is toekomstmuziek.”

Mede hierdoor had Bart het project even voor zich uitgeschoven. “Er zat geen tijdsdruk op, maar vroeg of laat moet je toch migreren naar S/4HANA en wij hebben ervoor gekozen om dan ook direct vanuit de Private myBrand Conclusion Cloud te migreren naar RISE with SAP”, vertelt hij.

Bart Overbeek, Director IT bij The Sting Companies:

“myBrand Conclusion is al jaren onze technische partner. Zij hebben specifieke kennis die wij niet hebben. Op functioneel gebied doen wij vrijwel alles zelf, soms met hulp van myBrand Conclusion als wij de resources niet hebben. We vullen elkaar daarmee heel goed aan. Het voelt bovendien niet als een klant-leverancier relatie. Zeker in dit project functioneerden we als één team.”

Maatwerk meenemen

Het negen mensen tellende SAP-team van The Sting Companies bereidde het project goed voor. Bart: “We hadden best wel wat maatwerk in ons oude pakket, met name omdat de retail-functionaliteit op het moment dat wij kozen voor SAP nog best beperkt was. Daarom hebben wij allerlei functionaliteiten gebouwd die nu standaard in de software zitten, maar die toen nog niet bestonden.”

Het was een bewuste keuze om in eerste instantie het maatwerk mee over te nemen in de nieuwe situatie. “Het project was al groot genoeg. Als je tegelijkertijd proceswijzigingen gaat doorvoeren omdat de SAP-standaard net iets anders werkt dan ons maatwerk, dan introduceer je allerlei extra risico’s. Dat wilden we niet.”

Een goede beslissing, zo bleek, want het overzetten van het maatwerk viel uiteindelijk reuze mee. “Dat komt ook omdat onze eigen mensen de software door en door kennen. We hoefden de functionaliteiten an sich niet aan te passen, er moesten alleen wat dingen gebeuren om het in de nieuwe omgeving te laten functioneren”, zegt Bart.

Samen in een gemengd team

De daadwerkelijke migratie is uitgevoerd door een projectteam dat bestond uit specialisten van myBrand Conclusion en het SAP-team van The Sting Companies. Zij werkten intensief samen. Bart: “myBrand Conclusion is al jaren onze technische partner. Zij hebben specifieke kennis die wij niet hebben. Op functioneel gebied doen wij vrijwel alles zelf, soms met hulp van myBrand Conclusion als wij de resources niet hebben. We vullen elkaar daarmee heel goed aan. Het voelt bovendien niet als een klant-leverancier relatie. Zeker in dit project functioneerden we als één team.”

Kennis

SAP S/4HANA Expeditie

Ga samen met myBrand Conclusion op SAP S/4HANA Expeditie en navigeer door de overgangsfases, van het verkennen van cloudopties tot aan...

Start jouw expeditie

Performance issues

Het project zelf verliep uiterst succesvol. Pas toen ‘de knop werd omgezet’ en het hele bedrijf op SAP S/4HANA in de RISE Cloud ging werken, bleek dat er enkele specifieke problemen waren met de RISE-omgeving. Bart: “In de logistiek namen sommige processen ineens meer tijd in beslag, met name de ‘replenishment runs’, maar ook andere transacties gerelateerd aan de logistiek. De replenishment runs draaien we altijd aan het eind van de dag. Dan kijken we wat er in de winkels en online is verkocht, zodat we de voorraden op de juiste plekken kunnen aanvullen. Dit proces is cruciaal voor onze business en het bleek na de livegang ineens dat die stappen langer duurden dan we gewend waren. Dit deel van de software performde niet goed op de RISE-omgeving. Dat verwacht je natuurlijk totaal niet. Dan blijkt hoe belangrijk het is dat je werkt met een partner die én ons bedrijf goed kent én die de juiste ingangen heeft bij SAP. myBrand Conclusion realiseerde zich direct wat voor impact dit had op onze business en heeft samen met SAP alles uit de kast gehaald om het probleem te verhelpen.”

Bart wil een compliment maken naar de projectleider van myBrand Conclusion. “Hij voelde aan wat nodig was en heeft een goede rol gespeeld in de escalaties naar SAP. Hij vormde een perfecte tandem met onze SAP-teamlead.”

Overbeek: “Zoals gezegd hebben wij maatwerk dat stamt uit de tijd dat de retailmogelijkheden in SAP beperkt waren. We willen kijken welk maatwerk we kunnen vervangen door de SAP-standaard. Er liggen mooie kansen, maar we willen dit gefaseerd doen omdat dat ook proceswijzigingen met zich meebrengt en wijzigingen voor het SAP-team.”

Pay-per-use

De overstap naar de SAP Cloud brengt voordelen met zich mee, maar ook een nadeel, erkent Bart. “Toen we nog gebruikmaakten van de myBrand Private Cloud betaalden we ook al naar gebruik, maar dat waren staffels die waren afgestemd op de omvang van ons bedrijf. Nu zitten we in de standaard SAP-staffels, die niet specifiek zijn afgestemd op onze omgeving. Als je net met het aantal berichten of met de hoeveelheid storage boven een grens uitkomt, dan val je in een andere staffel en ga je ineens veel meer betalen. Logisch en dat wisten we ook van tevoren. We hebben nu met terugwerkende kracht nog meer waardering voor de myBrand Conclusion-dienstverlening”, lacht hij.

Toekomst

Nu de omgeving al maanden stabiel draait, is het tijd om naar de toekomst te kijken. Bart: “Zoals gezegd hebben wij maatwerk dat stamt uit de tijd dat de retailmogelijkheden in SAP beperkt waren. We willen kijken welk maatwerk we kunnen vervangen door de SAP-standaard. Er liggen mooie kansen, maar we willen dit gefaseerd doen omdat dat ook proceswijzigingen met zich meebrengt en wijzigingen voor het SAP-team. De migratie naar S/4HANA en de SAP Cloud was een IT-project, maar het vervangen van het maatwerk wordt een businessproject. Daar komt meer bij kijken en daar willen we de tijd voor nemen.”

Eén ding staat voor Bart als een paal boven water: in de retailwereld wordt het steeds belangrijker om kort op de bal te spelen, en al helemaal in de mode. “Met de uitgangssituatie die wij nu hebben gecreëerd, lukt dat steeds beter. We zitten op dit vlak echt in een goede positie.”