Op de tot nu toe warmste dag van dit jaar vonden ruim 50 klanten de weg naar het uitgestelde evenement ‘Terug naar de nieuwe standaard’. Zij zochten inspiratie, tips en adviezen over hoe om te gaan met de migratie van ECC naar S/4HANA. En die vonden ze volop, tijdens de sessies én tijdens het netwerken op het zonovergoten terras aan het water.
In november gooide een nieuwe corona lock-down roet in het eten. In plaats van het zoveelste Webinar kozen we ervoor om het evenement te verplaatsen. “Netwerken is immers ook een heel belangrijk onderdeel van zo’n evenement”, zegt customer & employee experience manager Corianne Visser over die beslissing. “Klanten willen niet alleen ons, maar ook elkaar spreken.”
Intelligent Enterprise: fast fish eat the slow
Dat bleek, want ruim voordat de inloop officieel begon, druppelden de eerste gasten al binnen. Het uur dat voor de lunch was gereserveerd, voelde voor velen te kort. Met moeite maakten ze zich los uit de geanimeerde gesprekken om van directeur digitale transformatie Linda Beukers te horen wat myBrand Conclusions visie is op een intelligente onderneming. “Een Intelligent Enterprise is als een school vissen. Door dicht bij elkaar te blijven zwemmen, vormen ze onder water als het ware één organisme en worden ze niet aangevallen. Met bijzondere zintuigen slagen ze erin om heel snel mee te bewegen met de groep, zonder dat ze tegen elkaar aan zwemmen. In onze huidige wereld met continue veranderingen moet je als bedrijf op eenzelfde manier ‘meezwemmen’ met wat de markt van je vraagt. Het is niet langer ‘the big fish eating the small’, het is ‘the fast fish eating the slow’.”
Om dit mogelijk te maken, heb je een robuuste ERP-applicatie nodig als core, vertelt Linda. “Een applicatie die binnen de standaard blijft en die alle organisatieonderdelen dwingt om volgens geharmoniseerde processen te werken. Op die manier maak je je organisatie weerbaar.” Gartner noemt dit in het Pace Layered Model ook wel het system of record.
Je hebt daarnaast ook wendbaarheid nodig om onderscheidend te kunnen zijn en dat organiseer je met de ‘systems of differentiation’ en ‘systems of innovation’. Dat zijn bijvoorbeeld maatwerkapplicaties die je bovenop je ERP-systeem ontwikkelt en nieuwe technologieën zoals IoT (sensoren, camera’s), artificial intelligence (AI) en machine learning (ML). “Op die manier ben je in staat om snel nieuwe technieken te omarmen en om snel bij te sturen als dat nodig is”, zegt Linda.
MBI ontwikkelt maatwerk met OutSystems
Hoe dat in de praktijk werkt, vertelde Erwin Aarts, directeur Supply Chain en ICT bij betonsteenfabrikant MBI De Steenmeesters. Dit bedrijf met 450 medewerkers en vier productielocaties heeft met het low-code platform van OutSystems maatwerksoftware ontwikkeld bovenop SAP ECC. Met deze maatwerksoftware zijn alle papieren processen rondom opslag gereed product, uitslag en transport gedigitaliseerd. In fase 2 van dit project, die nu van start gaat, volgen ook inslag en de communicatie met klanten.
Erwin: “Iedere plant heeft zijn eigen logistieke planning. Die maken we tegenwoordig in de met OutSystems ontwikkelde maatwerksoftware. Orderpickers werken volledig papierloos met een tablet op de heftruck. Zij doen ook de eindcontrole en printen de sticker die een zending moet. Klopt er iets niet, dan escaleren zij via de teamleider en gaan zelf door met de volgende pickopdracht. Daardoor hebben we geen stilstand meer door issues. Bovendien besparen we veel heftruckbewegingen, want voorheen moesten de orderpickers steeds terug naar een centrale balie om de volgende pickopdracht op te halen.”
Als een zending klaarstaat voor transport, kunnen de vaste vervoerders waar MBI mee werkt zelf hun rit plannen in de software. Daarin geven ze ook een Estimated Time of Arrival (ETA) bij de klant aan. De klant krijgt daarvan bericht, met daarbij een link via welke ze de zending kunnen tracken en tracen. Precies zoals je dat als consument ook gewend bent. De vrachtbrief wordt niet meer geprint, maar zit in een app die MBI specifiek voor chauffeurs heeft ontwikkeld. In die app zien ze wat ze waar moeten laden en waar ze die vracht moeten afleveren. De klant tekent na levering af in die app en ze krijgen de ontvangstbevestiging met de vrachtbrief meteen in hun mail.
Dit alles had MBI niet op zo’n korte termijn en tegen vergelijkbare kosten in SAP kunnen automatiseren. Maar met een ‘relatief’ eenvoudige maatwerkapplicatie bovenop SAP lukt het wel. Erwin: “Het woord relatief moet je wel tussen aanhalingstekens zetten, want zowel wij als myBrand Conclusion hebben in eerste instantie onderschat hoe complex de applicatie werd en hoeveel werk erin gaat zitten om ‘m te bouwen. Het lastigste was om de requirements goed boven water te krijgen. Bovendien was de scope wel erg groot. Toch wilden we met een big bang live op alle vier de locaties tegelijkertijd, want grote klanten in de bouw of infra worden vanaf vier locaties bediend. Dat is, met wat tegenslag, gelukt. Vlak voor de start van het seizoen 2020 gingen we live met een Minimal Viable Product. Precies op tijd, want door corona gaven consumenten die zomer ineens veel meer geld uit aan hun tuin en pluste onze omzet met 30%. Dat hadden we nooit kunnen verwerken als we met papieren processen waren blijven werken.”
Het Minimal Viable Product is in twee jaar tijd stap voor stap geüpgraded. Nu is MBI toe aan fase 2, waarin ook het inbound proces wordt gedigitaliseerd, net als het orderverwerkingsproces en de communicatie met de klant. “Er komt zelfs een app voor klanten om volledig digitaal rechtstreeks in onze applicatie te bestellen”, zegt Erwin.
De belangrijkste les die hij leerde: “Het veranderproces is intensief. Je denkt ‘dit kennen mensen wel van Bol.com, want daar gaat het net zo’, maar dat valt tegen. Onze eigen medewerkers en ook klanten denken veel traditioneler. Het heeft moeite gekost om iedereen mee te krijgen. Maar nu dat is gelukt, horen we zelfs van de meest kritische medewerkers: ‘dit is het beste wat we ooit hebben gedaan’. Iedereen ziet hoeveel efficiënter dit is.”
Inefficiënties in kaart met Process Intelligence
Waar MBI De Steenmeesters de nieuwe processen nog volledig heeft uitgewerkt op een brown paper alvorens ze te digitaliseren, kan dat vandaag de dag ook anders, met Process Intelligence, vertelt Dennis Bruijns, vestigingsdirecteur bij myBrand Conclusion. Met deze technologie, die standaard onder de motorkap zit bij RISE with SAP S/4HANA, kun je in je ERP-systeem analyseren wat gebruikers doen om te ontdekken hoe processen echt lopen. Daarmee geeft Process Intelligence je diepgaand inzicht in de efficiency van je processen. Je identificeert bottlenecks, ziet waardoor hiccups ontstaan en krijgt helder inzicht in wachttijden en andere onnodige vertragingen in je proces.
NS: van drie ECC-systemen naar één S/4HANA-omgeving
Op het moment dat de NS zijn complexe ICT-landschap wilde simplificeren, stond deze technologie echter nog in de kinderschoenen. Het was destijds al helemaal niet mogelijk om data uit de vele honderden systemen waar de NS mee werkt te ontsluiten. “Want in het verleden zag onze IT-infrastructuur er ongeveer zo uit”, zegt process expert finance / programma manager Stan Jilesen terwijl hij een foto van een bord spaghetti toont. “We hebben namelijk vier bedrijfsonderdelen – NS Groep generiek, NS Reizigers, NetTrain en Stations – en we hadden drie verschillende SAP ECC-inrichtingen. Daarnaast maakten we gebruik van honderden andere systemen. Zo hadden we bijvoorbeeld alleen al 120 opbrengstensystemen.”
Tijdens de rationalisatieslag is het aantal applicaties drastisch teruggebracht. Eén van de belangrijkste onderdelen van deze rationalisatieslag was het migreren van de voorheen drie verschillende inrichtingen van SAP ECC naar één uniforme S/4HANA-omgeving. Stan deelde zijn ervaringen tijdens dat traject met het publiek.
Greenfield of conversie?
Het inhoudelijke programma werd afgesloten door Johan Looijmans, business architect bij myBrand Conclusion. Hij ging in op een route die steeds meer bedrijven kiezen als ze migreren naar S/4HANA: conversie. “In 2015 was de algemene gedachte dat je beter kon kiezen voor een volledig nieuwe implementatie, zoals NS heeft gedaan. Het idee destijds was dat je alleen dan de grootste vruchten van alle nieuwe functies in S/4HANA zou plukken. Nu kantelt dat beeld. Met name bedrijven die heel tevreden zijn met de ECC-inrichting die ze nu hebben en die ook vinden dat ECC nog past bij hun langetermijnstrategie, kiezen steeds vaker voor een conversie. Op die manier besparen ze tijd, kunnen ze hun historische data in het operationele ERP-systeem bewaren en hoeven ze de vaak complexe interfaces niet helemaal opnieuw te ontwikkelen.”
Whitepaper
SAP S/4HANA conversie
In 2027 is het zover. Dan wordt SAP ECC niet langer ondersteund. Conversie lijkt een tijdrovend traject. Maar… er liggen mooie kansen in het verschiet.De beste route richting een conversie is om eerst te kiezen voor een tussenscenario, waarbij je de huidige ECC-inrichting enigszins aanpast zodat die beter past bij de opzet en inrichting van S/4HANA. Desgewenst kun je in deze fase ook het maatwerk uitfaseren en opnieuw ontwikkelen in bijvoorbeeld OutSystems. Door dit voorwerk maak je de feitelijke migratie naar S/4HANA straks een stuk eenvoudiger. Over de precieze aanpak heeft Johan een whitepaper geschreven. Die kun je hier downloaden.
De middag werd afgesloten met een borrel. Na twee jaar van online Webinars hadden vrijwel alle bezoekers de behoefte om weer even face-to-face contact met elkaar te hebben en onverwachte netwerkcontacten op te doen. Het leidde tot diverse afspraken voor wederzijdse bedrijfsbezoeken. En dat is ook precies waar we zo’n middag voor organiseren. Want de beste inspiratiebron zijn meestal andere bedrijven die met soortgelijke uitdagingen worstelen als jouw bedrijf. Bezoekers die daarnaar op zoek waren, kwamen ruimschoots aan hun trekken.
