Gebruiksvriendelijkheid van SAP-systemen speelt binnen veel organisaties een steeds grotere rol — mede omdat gebruikers privé een steeds hogere standaard gewend zijn. User Experience is dan ook van belang om alignment tussen business en IT te realiseren. Als IT-manager wil je immers een applicatie ontwikkelen die daadwerkelijk gebruikt wordt en aansluit bij de processen en behoeften van zowel de business als gebruikers. In dit blog vertellen we hoe een offshorebedrijf heeft geholpen om de User Experience van hun SAP software te verbeteren — en wat daarvan de resultaten zijn.
Het probleem
Na de overname van een ander bedrijf is een onderdeel van deze maritieme organisatie volledig overgestapt op het gebruik van SAP. Bij dit proces waren wij als myBrand ook betrokken. Het gevolg was dat veel meer gebruikers dagelijks te maken kregen met dit systeem. Deze stap resulteerde, ondanks goede begeleiding en training, in nog (te) veel ontevredenheid over het gebruiksgemak van deze software. Bovendien was er nog onduidelijkheid over hoe het systeem het best gebruikt kon worden.
De organisatie besloot om dit probleem aan te pakken.
De oplossing
Ze vonden de oplossing in de myBrand Experience & Innovation Service. Met deze dienst zetten wij User Experience en Design Thinking in om de gebruiksvriendelijkheid van SAP-systemen te vergroten, de efficiëntie van medewerkers en bedrijfsprocessen te optimaliseren en om innovatie naar een hoger niveau te tillen. Dit alles zonder hele ingrijpende (technische) veranderingen door te voeren.
Deze service bestaat uit drie fasen — ontdek, denk en doe — waarbij de nadruk ligt op het inleven in de wensen en behoeften van de business en gebruikers met oog voor de context van de bedrijfsprocessen.
In de eerste fase is het probleem van deze organisatie verder uitgediept en is gekeken naar de beste oplossing. Daarbij lag de focus aan de ene kant op het achterhalen van de wensen en behoeften door interviews en een digitale survey met de business. Aan de andere kant hebben we een systeemanalyse gedaan om op te sporen welke functionaliteiten het meest gebruikt worden en welke de gebruikers als minst gebruiksvriendelijk ervaren.
Op basis van deze input konden wij opmaken welke functionaliteiten prioriteit hadden in het verbeteren van de gebruikerservaring. Bij deze organisatie bleek de meeste pijn te zitten bij de inkooporganisatie, die gebruikt maakt van SAP Transacties.
De oplossing die we vanuit de analyses hebben geformuleerd is drieledig:
- SAP Transacties customizen met SAP Screen Personas
- Het goedkeuren van Purchase Requisitions en Purchase Orders door middel van SAP Fiori Generic Approval (Inbox)
- SAP-training toepassen binnen de organisatie om het kennisniveau te verbeteren
In de tweede fase van myBrand Experience & Innovation Service is bekend wat er tijdens dit traject op de rol staat, maar nog niet hoe dat daadwerkelijk ingevuld gaat worden. Om dat te bepalen hebben we een-op-een sessies gehad en hebben we over de schouder van gebruikers meegekeken om precies te kunnen achterhalen waar de pijn zit — binnen welke onderdelen van SAP Transacties. Aan de hand van de gebruikersbehoefte is een lijst met verbetervoorstellen opgesteld en zijn de opties verkend.
In de laatste fase zijn we aan de slag gegaan met de installatie van SAP Screen Personas 3.0 en zijn we gestart met het bouwen van de oplossing. Tijdens dit proces hebben we een aantal iteratie momenten met gebruikers en de business ingepland om te testen of dit daadwerkelijk was wat ze voor ogen hadden. Deze feedback en verbeterpunten konden we vervolgens weer doorvoeren zodat het eindresultaat nog beter aansloot op de behoeften.
De resultaten
Gebruikers hebben laten weten dat ze erg enthousiast zijn omdat het hun in hun dagelijks werk tijd, moeite en een hoop frustratie bespaart. Andere behaalde resultaten zijn:
- Meer overzichtelijke en rustiger ogende schermen omdat elementen die niet of nauwelijks gebruikt werden zijn weggelaten
- Betere en logischere navigatie door SAP schermen
- Een responsive design die efficiënt gebruik maakt van schermgroottes waardoor de
applicatie op schermen van verschillende groottes gebruikt kan worden - Een reductie van het aantal clicks van 27 naar 5 voor de belangrijkste handelingen binnen het proces
- Een overzichtelijk startscherm met daarop de voor de gebruiker meest relevante informatie om z’n werk te kunnen doen
- Gebruikers ontvangen informatie in plaats van dat ze deze zelf moeten ophalen — een flinke tijdwinst
Loop jij, net als deze organisatie, tegen een soortgelijk probleem op? Vind je het ook lastig om dergelijke innovaties vorm te geven? Om je daarbij te helpen schreven we een whitepaper, zodat jij beter richting kunt geven aan innovatie en meebeweegt met IT ontwikkelingen.
