In de vorige blog: “Word een intelligent financial enterprise met de Financial Closing Cockpit (FCC)” kon je lezen welke voordelen SAP FCC met zich meebrengt. Daarmee lijkt het wel een toverdoos. Maar let op, de meerwaarde van SAP FCC valt of staat met het goed configureren van alle stappen in het bestaande afsluitproces. Het zijn immers de operationele werkzaamheden die, in een bepaalde volgorde, steeds weer worden uitgevoerd door de Finance afdeling. Hoe pak je een goede inrichting van de Financial Closing Cockpit (FCC) aan?
Stap 1. Maak een takenlijst aan de hand van interviews
De eerste stap is het interviewen van alle medewerkers die taken uitvoeren ten behoeve van het afsluitproces en die dus ook in de cockpit zullen gaan werken. Wat doe je allemaal? Wanneer verricht je welke werkzaamheden? Wie zitten er voor jou en na jou in het proces? Dit alles levert een takenlijst op, die in een Excel sheet wordt vastgelegd. In die takenlijst zie je wat er in welke volgorde moet gebeuren, welke taken volgtijdelijk zijn en welke taken gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd, wie de werkzaamheden uitvoeren en welke deadlines eraan hangen.
Stap 2. Richt FCC in aan de hand van de takenlijst
Als je de takenlijst eenmaal definitief hebt, is het inrichten van de SAP FCC een feit. Alle uit te voeren taken worden opgenomen in de FCC. Daarbij wordt maximaal gebruik gemaakt van de automatiseringsmogelijkheden die de FCC biedt. Zo worden alle taken gekoppeld aan workflows en kunnen programma’s automatisch worden afgehandeld. Het resultaat van dit alles is een gevulde cockpit die op elk gewenst moment te starten is en in één oogopslag laat zien wat de status is voor een bepaalde periode. De gegevens zijn betrouwbaar en met een druk op de knop te controleren.
Het spreekt voor zich dat hoe groter een bedrijf is en hoe complexer de financiële administratie in elkaar zit, en hoe meer tijd het kost om de inventarisatie van alle stappen te maken en de inrichting van de FCC te doen. Bij een middelgroot bedrijf kost het veel minder tijd dan bij een multinational. Staat de FCC eenmaal op de rit, dan kan de proceseigenaar eenvoudig zelf de taaklijst, workflows en de rollen en rechten aanpassen en daarmee dus de SAP FCC onderhouden.
Stap 3. Hou je processen up-to-date met periodieke procesanalyses
Veranderingen gaan vandaag de dag sneller dan ooit. Je eigen organisatie verandert, maar ook de S/4HANA software wordt regelmatig geüpdatet. Als gevolg daarvan komen nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten beschikbaar die je wilt gaan inzetten. Daarnaast is er natuurlijk voortschrijdend inzicht en doe je gaandeweg, tijdens het gebruik van de FCC, nieuwe ideeën op in de trant van: als we dit hebben geautomatiseerd, zou het dan ook mogelijk zijn om dat te automatiseren? Daarom raden wij je aan om jaarlijks een procesanalyse te doen om te ontdekken of je taken nog efficiënter kunt afhandelen en/of bestaande processen nog slimmer kunt inrichten. Deze veranderingen hebben direct impact op je programma’s en procedures en dus ook op je afsluitproces.
Whitepaper
Finance in control
De meeste organisaties bevinden zich midden in een digitale transformatie. Finance kan in deze ontwikkeling niet achterblijven. De financiële verslaglegging moet veranderen van reactief naar proactief, zodat de business betere beslissingen kan nemen.
Blijf zelf in control
Natuurlijk kan myBrand je helpen met het inrichten van processen en de periodieke analyse ervan. Maar wij kunnen en willen dat werk niet volledig van je overnemen. Het is belangrijk dat je zelf aan de knoppen blijft zitten en dat je jezelf niet afhankelijk maakt van een externe consultant. Gelukkig biedt SAP veel gebruiksgemak om zelf workflows of businessrules aan te passen. En heb je een vraag, dan kun je ons natuurlijk altijd bellen.
Dineke Kroeske
Senior SAP consultant bij myBrand Conclusion
Let's connect
