Contiweb na ontvlechting SAP-landschap klaar voor nieuwe fase

SAP-ERP-Contiweb.jpg#asset:1614

myBrand leverde essentiële technische én functionele kennis

41 jaar geleden is Contiweb gestart als een zelfstandige machinebouwer in de grafische industrie. Het bedrijf is daarna onderdeel geweest van verschillende concerns, tot de zomer van 2018 van het Amerikaanse Goss International. Toen werd besloten Contiweb te verzelfstandigen, moest de SAP-omgeving onder grote tijdsdruk worden ontvlochten om geen dubbele licentiekosten te betalen. Onder projectmanagement van myBrand is de deadline gehaald zonder dat de business er ook maar een dag last van heeft gehad.

Paul Slaats, director R&D, windt er geen doekjes om: “We hebben met veel leveranciers fijne samenwerkingsverbanden, maar ons partnership met myBrand steekt er wel bovenuit. Ze hebben de technische expertise in huis, maar dat kun je bij meerdere bedrijven vinden. Ze hebben de branchekennis die nodig is voor de functionele inrichting van SAP, en dat is al een stuk lastiger te vinden. Maar uiteindelijk maakt de persoonlijke klik en de manier van samenwerken onze relatie echt uniek.” Een kijkje achter de schermen bij dit project.

Van Amerikaanse naar Nederlandse omgeving

In de zomer van 2018 besloot moederbedrijf Goss om Contiweb te verzelfstandigen. Nu had dat op de meeste onderdelen van de business niet zo’n grote impact, want Contiweb had altijd al eigen productontwikkeling, service, productie, installatie, inkoop, sales en marketing. De ICT-omgeving werd wel grotendeels afgenomen bij moederbedrijf Goss. In Boxmeer zat een kleine IT-afdeling met een local support-rol.

“In wezen bestaat onze IT uit twee onderdelen: alles rondom infrastructuur en ons SAP-landschap”, vertelt Slaats. Contiweb besloot om de ontvlechting te beginnen bij de SAP-omgeving, omdat deze immers ondersteunend is aan alle primaire businessprocessen. Slaats: “De SAP-omgeving draaide op servers van Goss in Amerika, en op Amerikaanse licenties. Het eerste dat moest gebeuren was het aanschaffen van Nederlandse licenties. Daarbij werd meteen duidelijk dat we voor het eind van het jaar helemaal over moesten zijn op de Nederlandse omgeving, want anders zouden we dubbele licentiekosten betalen. Er lag dus een strakke deadline.”

Op advies van SAP ging Contiweb in gesprek met myBrand. “We hadden meteen een klik en zijn heel snel doorgeschakeld naar de volgende fase: hoe pakken we dit project aan? Welke rollen en expertises hebben we nodig? Hoe verdelen we de taken tussen Contiweb en myBrand? In die gesprekken kregen we het vertrouwen dat myBrand dit project niet alleen op technisch gebied zou aankunnen, maar dat ze ook op andere fronten goed bij ons passen. Bovendien kunnen we SAP ook door myBrand laten hosten. Dat vinden we belangrijk, want we willen geen eigen datacenter optuigen.”

Eigen company code voor kantoor in VS

In de nazomer van 2018 begon het team met wat in feite twee projecten zijn: het loskoppelen van de SAP-omgeving van Goss en deze ‘as is’ in Nederland hosten. En het inrichten van SAP voor het Amerikaanse sales- en servicekantoor. Slaats: “Ons hoofdkantoor zit in Boxmeer en daarnaast hebben we in Amerika een eigen sales- en servicetak en een onderdelenmagazijn. Zij werkten op de SAP-omgeving van Goss, maar nu ze onderdeel werden van een Nederlands bedrijf moesten dingen anders worden ingericht. We moesten binnen het losgekoppelde deel van SAP een tweede company code aanmaken voor het Amerikaanse kantoor en magazijn en bedenken hoe we die processen precies zouden inrichten. Dat is specifiek werk waarvoor je kennis nodig hebt van de machinebouw. Daar heeft myBrand ons heel goed bij geholpen.”

Grote tijdsdruk

Het project startte in de nazomer van 2018 en de migratie naar Nederland moest voor het eind van het jaar zijn afgerond. “Er stond een enorme tijdsdruk op”, zegt Slaats, “zeker op het ontvlechten. We hadden een kleine vier maanden de tijd. Het is gelukt omdat myBrand heeft gezorgd voor ontzettend goed projectmanagement. Dat is cruciaal als verschillende experts vanuit ons en vanuit hen op verschillende fronten bezig zijn en hun werk op elkaar moet aansluiten. Je kunt merken dat myBrand hier veel ervaring in heeft. Ze waren heel proactief en speelden kort op de bal.”

Voor de inrichting van SAP voor het Amerikaanse sales- en servicekantoor was iets meer tijd beschikbaar. “Maar ook daar wilden we snel live, want dat kantoor is cruciaal voor onze customer service”, vertelt Slaats. “Wij bedienen klanten van over de hele wereld, met een nadruk op Noord-Amerika en Europa. Je kunt dus stellen dat het Amerikaanse kantoor voor grofweg de helft van alle klantcontacten verantwoordelijk is.”

Geen minuut uit de lucht

Slaats kijkt positief terug op het traject. “We hebben in totaal een jaar erover gedaan, waarbij 80 procent van het werk in het eerste halfjaar is verricht. Daarna hebben we nog een halfjaar uitgetrokken voor de laatste losse eindjes en voor optimalisaties. Want als je toch opnieuw begint, wil je ook meteen kijken of je dingen kunt verbeteren ten opzichte van de oude situatie.”

Waar hij vooral trots op is, is de geruisloze overgang waar de business nauwelijks iets van heeft gemerkt. “We hadden als belangrijkste eis dat onze interne klanten altijd moesten kunnen doorwerken en dat onze externe klanten er helemaal niets van mochten merken. Dat is gelukt. Bij iedere stap hebben we in het achterhoofd gehouden: wat is de impact hiervan op de organisatie? Kunnen we dit ongestraft doen? SAP is gedurende de hele transitie geen moment uit de lucht geweest.”

Contiweb-SAP-ERP-PM.jpg#asset:1616

Strak projectmanagement

Dat is onder meer te danken aan de projectmanager, die een hele goede break down had gemaakt van al het werk dat moest gebeuren en die er ook voor zorgde dat al die taken strak werden opgevolgd. Maar ook aan de engineers en consultants, die het belang van al die deadlines snapten en ervoor zorgen dat hun deel van het werk steeds op tijd af was. Slaats: “Uiteindelijk zijn de mensen die het doen natuurlijk het allerbelangrijkst. Er was een goede klik tussen ons team en dat van myBrand. We hebben het echt samen gedaan; myBrand voelt zich verantwoordelijk voor het succes van het project.” Wat meehielp was de ervaring van myBrand met soortgelijke projecten in soortgelijke organisaties. “Zij kennen de wereld van machinebouwers en de specifieke thema’s die in onze markt spelen”, zegt Slaats. “Dat was voor het inrichten van de company code voor de VS van essentieel belang. Wij hebben behoorlijk complexe logistieke stromen. myBrand doorgrondde dat snel. Ze hebben ons voorzien van het juiste advies en het ook op de goede manier ingericht. Daarbij hebben ze ook goed geluisterd naar de wensen van de business. Daardoor ontaardde het niet in een IT-project, maar bleef het een businessproject met een sterke IT-component. Dat heeft myBrand heel goed aangevoeld en opgepakt.”

Succesfactoren

Slaats heeft op basis van zijn ervaringen wel wat adviezen aan andere organisaties die voor soortgelijke uitdagingen staan. “Ten eerste: projectmanagement is een essentiële factor die je niet moet onderschatten en waar je serieus tijd in moet stoppen. Je kunt nog zulke goede consultants en techneuten hebben, maar zonder goed projectmanagement gaat het mis. Daarnaast is het van essentieel belang om vooraf goed te bedenken welke rollen en expertisegebieden je nodig hebt in je projectteam, zowel aan je eigen kant als aan de kant van de leverancier. Tot slot: een ERP-project is per definitie een businessproject. Je moet het niet als een IT-feestje zien.”

Klaar voor verdere groei

Nu de ontvlechting is afgerond is Contiweb klaar voor verdere groei in de toekomst. Daar gaat de recente overname door H2 Equity Partners bij helpen. Slaats: “In onze traditionele marktsegmenten zit geen grote groei meer, dus we richten ons al enige tijd ook op nieuwe markten zoals machines voor het bedrukken van verpakkingen. Ook zijn we bezig met businessmodel innovatie. We zijn al in 1990 al begonnen met het op afstand uitlezen van machines, zodat we kunnen voorspellen wanneer deze onderhoud nodig hebben. Met alle ontwikkelingen op het gebied van IoT kunnen we deze monitoring op afstand naar een steeds hoger niveau brengen en zo klanten nog beter kunnen helpen in het optimaliseren van de bezettingsgraad. Tegelijkertijd kijken we hoe we onze eigen processen nog efficiënter kunnen inrichten.”

IT speelt op al deze gebieden een belangrijke rol, weet Slaats. “Van onze partners verwachten we dat ze ons hierin inspireren. Zij zien vaak eerder dan wij met welke ontwikkelingen leveranciers bezig zijn, welke trends er op ons afkomen. Ik verwacht van hen dat ze ideeën aandragen en dat ze helpen bij continue innovatie. Dat kan natuurlijk alleen als ze onze business begrijpen. Daarom ben ik ook zo blij met myBrand als partner. Zij hebben niet alleen hoogstaande technische expertise, maar ook branchekennis. En – minstens zo belangrijk – ze vinden het belangrijk om zich op te stellen als partner van hun klanten. Want alleen in nauwe samenwerking kom je tot échte innovatie.”


Eneco stapt over naar Microsoft Azure cloud

Energieleverancier Eneco migreerde in de zomer van 2018 zijn SAP-omgeving naar Microsoft Azure. In zeven weken tijd werd 17,5 terabyte aan data overgezet naar de public cloud.

myBrand helpt Heijmans met de professionalisering van de commercie

Commercieel Directeur bij Heijmans, legt uit: “Onze sector werkt vaak volgens een aanbestedingskalender. Bedrijven schrijven zich in voor een aanbesteding die de opdrachtgever heeft uitgezet en horen vervolgens of zij het project hebben gewonnen."

Aanschaf en beheer van SAP licenties via myBrand

Als VAR wijst myBrand de weg en kan myBrand de juiste toegang tot de SAP-organisatie en resources regelen. myBrand ziet het als haar verantwoordelijkheid om jou te ontzorgen, jouw relatie met SAP daadwerkelijk tot waarde te laten komen zonder onnodig veel lasten daarvan te ervaren.

Je maakt gebruik van een verouderde browser!

Update je browser om deze website correct weer te geven. Update mijn browser nu

×