Het integreren van een Human Resource (HR) applicatie, zoals SAP SuccessFactors, met een Payroll provider kan een uitdaging zijn. Regelmatig wordt de aanname gedaan dat een Payroll integratie hetzelfde is als iedere andere integratie en wordt deze dan ook met dezelfde aanpak opgestart. Het lijkt er dan ook op dat de complexiteit van Payroll integraties wordt onderschat en dit kan leiden tot een vertraagde implementatie.Wat zijn nu de sleutelfactoren tot de realisatie van een succesvolle Payroll integratie, dus hoe kan je als ‘dirigent’ de verschillende factoren beïnvloeden die leiden tot een succesvolle Payroll integratie?
Het juiste projectteam
Men zal zich moeten realiseren dat er voor een payroll integratie bijzonder specifieke kennis noodzakelijk is op meerdere gebieden. Idealiter zou de persoon, die de integratie gaat implementeren, kennis moeten hebben van:
- De toegepaste middleware: Boomi en/of SAP CPI (Cloud Platform Integration)
- SuccessFactors als HR applicatie
- Payroll verwerking
Door de combinatie van deze drie kennisgebieden binnen eenzelfde persoon, is het voordeel dat de integratieconsultant ook complexe payroll processen zoals terugwerkende kracht mutaties begrijpt en een inschatting kan maken van de impact van wijzigingen in de integratie op het algehele payroll proces. Voor het goed begrijpen van alle specificaties is functionele kennis van en Payroll noodzakelijk. Ook is deze kennis noodzakelijk om goed door te kunnen vragen, zodat alle specificaties boven tafel komen.
Het advies is dan ook ervoor te zorgen dat de genoemde drie kennisgebieden gewaarborgd zijn tijdens de implementatie van een Payroll integratie. Het meest optimale resultaat is te behalen wanneer deze drie kennisgebieden binnen één persoon geborgd zijn. Echter, er zijn relatief weinig personen die beschikken over kennis op alle drie de gebieden (middleware, SuccessFactors en Payroll). Indien noodzakelijk, zet dan een functionele consultant met kennis van SuccessFactors en Payroll naast de middleware specialist, zodat ze samen de drie subgebied bedekken en elkaar kunnen aanvullen.
Het komen tot een compleet overzicht van de specificaties
De beste aanpak voor de start van een Payroll integratie is het organiseren van een tussen de klant (eigenaar SuccessFactors systeem), de Payroll provider en het projectteam. Tijdens deze workshop worden een aantal ontwerpdocumenten besproken, zodat deze documenten gezamenlijk ingevuld kunnen worden. Het gaat hierbij om de volgende documenten
- Een vragenlijst voor de Payroll provider; algemene/technische vragen aan de payroll provider
- Een document met de beschrijving payroll mutatie scenario’s (in dit document staan alle mutaties die in SuccessFactors kunnen plaatsvinden op medewerkergegevens en salarisgegevens. De payroll provider mag aangeven hoe de interface dit moet doorgeven aan de Payroll provider).
- Een document met de mapping van de gegevens tussen SuccessFactors en de Payroll provider
Als deze documenten besproken en compleet zijn, dan kunnen deze samengevoegd worden in een functioneel ontwerpdocument. Dit functionele ontwerpdocument moet dan door alle partijen (klant, Payroll provider en projectteam) worden goedgekeurd. Zo is er duidelijkheid en overeenstemming over wat er gebouwd gaat worden en zijn de verwachtingen helder.
Een gedegen testplan en genoeg testcapaciteit
Het is belangrijk om aan het begin van het integratieproject al testcapaciteit te reserveren en dat testers vooraf een testplan opstellen. In dit testplan staan dan alle situaties die de klant wil testen met betrekking tot de Payroll integratie. Een goede start om te komen tot een beschrijving van alle situaties die getest moeten worden, is het payroll mutaties document dat gedurende de ontwerpfase wordt opgesteld. In dit document staan alle mutaties die in SuccessFactors kunnen plaatsvinden. Daarnaast zal dit aangevuld moeten worden met andere specifieke testcases. De testers zijn vaak salarisadministrateurs, omdat zij precies weten wat de specifieke situaties zijn die getest moeten worden in de payroll integratie.
Betrokkenheid van de Salarisadministratie
Belangrijk is om vanaf de start de afdeling salarisadministratie bij het project te betrekken: zij kennen het payroll process en specifieke situaties van de organisaties. Het is dan ook van belang dat deze salarisadministrateurs voldoende tijd hebben om hun bijdrage te kunnen leveren aan de implementatie van een payroll integratie. Door de salarisadministratie vanaf het begin mee te laten werken in het tot stand komen van de integratie, realiseer je:
- betere specificaties en minder onduidelijkheden: de salarisadministratie kan vanaf de start bijsturen;
- een beter testplan: de salarisadministratie heeft een beter idee hoe de integratie gaat werken;
- Een soepele adoptie van de integratie door salarisadministratie, omdat er een ‘WE’ gevoel is gecreëerd gedurende de implementatie.
