De Belgische energiemarkt is zeer competitief. Alle spelers op de energiemarkt moeten hun IT-systemen ingrijpend aanpassen om zo klaar te zijn voor een volledig digitale toekomst. Zo ook de derde grootste energieleverancier van België Eneco, pionier in de duurzame omslag en het verder verduurzamen van België. Om in deze sterk veranderende omgeving een hoofdrol te blijven spelen, werkt Eneco België hard aan het slagvaardiger maken van zijn infrastructuur. De migratie van de SAP ERP-omgeving naar de cloud maakt daar onderdeel van uit.

Eneco ging als eerste grote energiebedrijf in 2007 al een duurzame koers varen en is daarmee zowel in Nederland als in België uitgegroeid tot leider in de energietransitie. Met slimme, duurzame en betaalbare producten en diensten brengt Eneco de energietransitie in de praktijk. Eneco heeft de ambitie om te worden gezien als de ‘energieregisseur’ van zijn klanten. De impact hiervan op de IT-omgeving is groot, want ook deze moet mee veranderen met het veranderende businessmodel van Eneco.

Erwin van Eeden is SAP Solution Architect bij Eneco België. Hij vertelt: “Onze SAP-omgeving draaide nog on premise. We hadden behoefte aan meer flexibiliteit en schaalbaarheid. Het is de visie van Eneco om de SAP-omgevingen van alle landen naar de cloud te brengen en op termijn te standaardiseren op SAP S/4HANA. Zo ver is het nu nog niet, de tussenfase is om alle landen naar de public cloud te brengen. De Nederlandse Eneco-organisatie ging ons al voor, België is het tweede land. Duitsland en Groot-Brittannië zullen nog volgen.” Net als Eneco Nederland werd ook de Belgische organisatie daarin begeleid door myBrand. “myBrand is een strategische partner voor de hele Eneco-groep. Voorheen had ieder land zijn eigen lokale partner. We willen in de toekomst echter veel meer zoeken naar synergiën, dus dan is het logisch om in alle landen met dezelfde partner te gaan werken”, vindt Van Eeden.

Verschillen België en Nederland

Hij geeft eerlijk toe dat hij dat best spannend vond, te meer daar myBrand een Nederlands bedrijf is zonder echte vertegenwoordiging in België. “Normaalgesproken selecteren we zelf met wie we in zee gaan, nu moest ik maar afwachten met wie ik te maken kreeg. Daar komt bij dat veel dingen in België toch anders zijn dan in Nederland. Denk aan wet- en regelgeving, de omgeving, de rest van ons partnerlandschap waar myBrand mee moet gaan samenwerken.”

Ruim twee jaar later loopt het boven verwachting goed. “myBrand heeft veel kennis van SAP. Dat zag je tijdens de migratie en dat zien we zeker ook terug tijdens de beheerfase. Maar nog belangrijker dan die kennis en expertise is een goede klik in het partnerschap. Als mensen onderling het goed kunnen vinden, leidt de samenwerking in de regel tot een veel beter resultaat. De relatie met myBrand is echt heel goed. Er is veel onderling vertrouwen. We hebben wat voor elkaar over en het is ook gewoon heel plezierig met hen samenwerken.”

Migratie ‘as is’

Na de kennismaking eind 2018 ging begin 2019 de eerste fase van start: het migreren van de toenmalige SAP-omgeving naar de Oracle public cloud. Van Eeden: “Hoewel we op termijn naar Azure willen migreren, hebben we gekozen voor de Oracle cloud als tussenfase. Dit heeft licentievoordelen en bovendien blijven we dan gebruikmaken van dezelfde technologie, waardoor er minder migratierisico’s zijn.”

Een andere uitdaging was de hoeveelheid data: in totaal bevatten de tien SAP-systemen die gemigreerd moesten worden zo’n 5 terabyte aan data. Van Eeden: “We hebben daarom een archiveringsproject opgestart met als doel historische data te simplifiëren. Hoe minder data je immers hoeft te migreren, des te korter de downtime is tijdens de migratie en hoe lager de kosten zijn.” De data zijn op basis van een export-import procedure overgezet. Een derde uitdaging waren de lopende projecten in België die betrekking hebben op het flexibel maken van het ICT-landschap. Dit om onder andere tegemoet te komen aan de eerder genoemde uitdagingen: grotere concurrentie, lagere prijzen, de behoefte bij klanten aan meer informatie rondom hun energieverbruik. “Deze SAP-migratie is slechts één van de vele projecten. Maar wel een project met veel samenhang met andere omdat er zoveel interfaces met andere applicaties zijn.”

Na een voorbereiding van vijf maanden zijn in een halfjaar tijd eerst de ontwikkelings- en acceptatieomgevingen en daarna de productieomgeving gemigreerd naar de Oracle cloud. Vooral de migratie van de productieomgeving was spannend. “Er draaien immers veel bedrijfskritische processen op SAP, waaronder ons gehele facturatieproces. We wilden de impact minimaal houden, dus daarom moest het in een weekend gebeuren. Mede door de archivering van oude data is dat gelukt.”

Upgrade naar laatste SAP-versies

Na dit succes startte in januari 2020 de tweede fase: het actualiseren van de gehele SAP-omgeving. “We werkten nog op een paar oude componenten die out-of-support waren of gingen. Daarom hebben we een upgrade gedaan van desbetreffende SAP-componenten naar de laatst beschikbare versie. Om de doorlooptijd te verkorten hebben we dit gedaan op basis van zogenaamde ‘system copies’. Dat betekent dat je de nieuwe omgeving niet meer helemaal functioneel hoeft te testen. Dat zou immers veel tijd vragen van de organisatie. Nu hoefden we alleen maar enkele technische testen uit te voeren. In nog geen drie maanden hebben we op deze manier tien systemen overgezet”, zegt Van Eeden niet zonder trots. “Ja, zo’n korte doorlooptijd is echt een bijzondere prestatie.”

Optimalisatie

Fase 3, die van stabilisatie en het doorvoeren van verbeteringen, kon derhalve al in het tweede kwartaal van 2020 van start gaan. “Daar zitten we nu middenin en deze fase zal ook nog wel even duren, totdat we straks met de hele groep gaan standaardiseren op S/4HANA”, zegt Van Eeden. Waar je op deze fase ook de term ‘beheer’ zou kunnen plakken, waakt Van Eeden daarvoor. “Nee, het mooie aan de samenwerking met myBrand is dat we juist continu op zoek zijn naar verbeteringen.” Daarvan zijn er al diverse gerealiseerd.
De eerste verbetering had betrekking op de databasemethode om back-ups te maken binnen de Oracle cloud. Door dit te optimaliseren, zijn minder Oracle resources nodig, wat zich vertaalt in een substantiële besparing.
De tweede verbetering heeft betrekking op monitoring-en waarschuwingssystemen. Van Eeden: “myBrand heeft een monitoringomgeving opgezet waarmee we onze productie-omgeving 24/7 in de gaten kunnen houden. Daardoor zien we het direct als een systeem in de problemen raakt, waardoor we de business veel eerder kunnen informeren en ook sneller actie kunnen nemen om de storing op te lossen. We weten precies wat er gebeurt, waardoor we korter op de bal kunnen spelen. Soms kunnen we zelfs door vroegtijdig ingrijpen downtime voorkomen. En in andere gevallen kunnen we sneller optreden. De business merkt ook dat zij niet langer ons hoeven te bellen, wij bellen hen. Dat maakt een groot verschil in hoe zij onze dienstverlening ervaren.”
De derde grote verbetering ligt op het vlak van licentiebeheer en user management. Van Eeden: “We hebben samen met myBrand een studie gedaan hoe we SAP-licenties op optimaal mogelijk kunnen benutten. Ook dat leidde tot wezenlijke kostenbesparingen.”

Lagere kosten, hogere beschikbaarheid, meer werkplezier

Hij merkt op dat die meetbare resultaten in termen van lagere kosten en hogere beschikbaarheid in belangrijke mate bijdraagt aan het werkplezier. “Het wordt een spel om jezelf steeds verder te verbeteren. Omdat myBrand zoveel kennis heeft van de SAP-systemen kunnen ze proactief meedenken. Zij hebben ervoor gezorgd dat we heel gedetailleerd inzicht hebben in zowel de kosten als de stabiliteit en betrouwbaarheid van de systemen. Inzicht is uiteraard de eerste stap naar het doorvoeren van verbeteringen. Ik ben ervan overtuigd dat we de komende tijd samen nog veel verder zullen verbeteren.”

Marktveranderingen

Zoals gezegd zal er op langere termijn worden gezocht naar meer synergievoordelen in de verschillende landen waar Eneco actief is. Niet alleen zal de groep migreren naar S/4 Finance, maar ook andere systemen zullen worden ondergebracht in cloudapplicaties van SAP. Voorbeelden zijn SuccessFactors voor Human Capital Management, Ariba voor inkoop en Fieldglass voor het managen van de externe workforce. Van Eeden besluit: “De stip op de horizon is duidelijk. We groeien steeds sneller naar een heel ander energiesysteem. Een duurzaam en decentraal gestuurd systeem waarin onze klanten ook producent worden omdat ze hun eigen energie gaan opwekken. Dat heeft tot gevolg dat we onze facturatieprocessen moeten gaan flexibiliseren, bijvoorbeeld omdat het ook kan gebeuren dat we een factuur sturen met een negatief bedrag. Daarnaast zullen we onze klanten moeten helpen om energie te gebruiken op de momenten waarop die ruimschoots voorhanden is. Draai je wasmachine op het moment dat de zon schijnt. Dat betekent dat we datagedreven diensten zullen gaan ontwikkelen om klanten hierbij te ondersteunen. Het nieuwe landschap waar we aan werken, maakt het mogelijk dat dit allemaal binnen de standaard kan, zonder maatwerk. Het zijn straks processen die we met een druk op de knop kunnen uitrollen.”

Hij heeft alle vertrouwen in deze route richting de toekomst en in de samenwerking met myBrand hierin. “Ze staan ons als partner terzijde. Ze denken mee over onze uitdagingen en komen met inventieve ideeën. Ik werk al bijna tien jaar voor Eneco en 22 jaar in de Belgische energiemarkt, de huidige periode is een ontzettend boeiende tijd waarin er veel verandert. Het is prachtig om die veranderingen met een flexibel IT-landschap mogelijk te maken.”