Digitaal Personeelsdossier

Het myBrand Digitaal Personeelsdossier stelt je in staat om alle documenten die voor medewerkers worden gemaakt digitaal op te slaan. Vanaf het moment dat een medewerker in dienst treedt, tot het moment dat deze medewerker jouw organisatie weer verlaat, worden er veel documenten geproduceerd die betrekking hebben op een medewerker. Denk aan onder meer arbeidscontracten, persoonsdocumenten of kopieën van certificaten en diploma’s. Deze documenten moeten (liefst digitaal) op een veilige plek bewaard worden, rekening houdend met de lokale wet- en regelgeving.

Naast het opslaan van deze documenten is het tevens relevant deze documenten op een eenvoudige en snelle manier terug te kunnen vinden. Het myBrand Digitaal Personeelsdossier is een volledig digitaal personeelsdossier in SAP SuccessFactors en maakt dit allemaal mogelijk.

Met het Digitaal Personeelsdossier kun je

• De complete inrichting zelf definiëren. Denk aan het opzetten van folderstructuren en documenttypes.
• Retentietijden vastleggen per documenttype, waarmee voldaan kan worden aan de wet- en regelgeving (GDPR/AVG)
• Extra details vastleggen over opgeslagen documenten, zoals verloopdata van certificaten, via klantspecifieke metadata velden
• Een koppeling maken met de Document Generator én verschillende digitaal onderteken-partijen*, waardoor ondertekende documenten automatisch in het dossier geplaatst worden
• Documenten via Drag&Drop in het dossier opslaan vanuit onder meer Windows Explorer
• Zoeken naar documenten over alle dossier (zowel ‘positief’ als ‘negatief’ zoeken mogelijk, waardoor ontbrekende documenten snel gevonden kunnen worden)
• Complete personeelsdossiers downloaden in één ZIP-bestand.

Alle functionaliteiten van het myBrand Digitaal Personeelsdossier maken gebruik van de autorisatierollen zoals deze binnen SAP SuccessFactors geïmplementeerd zijn. Daarnaast is het mogelijk om binnen het myBrand Digitaal Personeelsdossier het gewenste toegangsniveau per documenttype en per rol vast te leggen.

Het myBrand Digitaal Personeelsdossier is volledig geïntegreerd met de myBrand Document Generator. Dit houdt in dat het mogelijk is om een document te genereren met de myBrand Document Generator en deze meteen op te slaan in de juiste folder in het myBrand Digitaal Personeelsdossier.

*Het myBrand Digitaal Personeelsdossier heeft koppelingen met DocuSign, ValidSign, SigningHub en Adobe Sign. Het is mogelijk om met andere aanbieders van digitaal ondertekenen te koppelen. Voor het gebruik maken van digitaal ondertekenen is een abonnement nodig bij één van deze partijen.

Het myBrand Digitaal Personeelsdossier is beschikbaar als SuccessFactors Extension (Cloud).