Madaga weer flexibel en toekomstbestendig met schaalbare kernapplicatie OutSystems

Madaga maaltijdservice OutSystems myBrand Conclusion

Branche

Levensmiddelen

Use case

Kernapplicatie

Platform

OutSystems

Grote kans dat als jouw kinderen naar de kinder- of buitenschoolse opvang gaan, ze daar maaltijden van Madaga eten. Meer dan tien jaar geleden begon de leverancier van kindervoeding met het produceren van warme maaltijden, vanuit de behoefte om kinderen op te laten groeien met echt gezond en gevarieerd eten. Tegenwoordig serveert Madaga wekelijks maaltijden aan 50.000 kinderen op meer dan 500 kinderdagverblijven in Nederland. Ruimte voor groei is er nu volop, maar dat was een jaar geleden wel anders. myBrand Conclusion hielp mee in deze verandering. Marloes van Roosendaal-Bovée, projectleider IT bij Madaga, vertelt erover.

Volgens de filosofie van Madaga is de kinderopvang dé plek om kinderen warm eten te geven. Hun energieniveau is dan nog voldoende en ze zitten aan tafel met andere kinderen, wat motiveert om te eten. Dat is waarom de twintig medewerkers van Madaga vanuit het hoofdkantoor in Amstelveen dagelijks verschillende weekmenu’s samenstellen. Kinderopvanglocaties bestellen de weekmenu’s in een online bestelportaal, Madaga zet de bestellingen geautomatiseerd door naar een externe keuken in Brabant. Vanuit deze keuken worden de maaltijden vervolgens afgeleverd bij de opvanglocaties door het hele land.

Marloes van Roosendaal-Bovée, Projectleider IT bij Madaga:
“Een grote meerwaarde is dat we nu van bijna alle Excelsheets af zijn. Stel dat er bepaalde ingrediënten van een maaltijd niet leverbaar zijn. Voorheen was het niet mogelijk om dit te veranderen in de menu’s in het bestelportaal. In onze nieuwe kernapplicatie vervangen we die maaltijd nu heel gemakkelijk zodra iets niet leverbaar is. Dat kost slechts twee minuten. En nog belangrijker; het zorgt ervoor dat we klanten niet teleur hoeven te stellen.”

Log en zwaar

Een solide proces, ware het niet dat het bestelportaal voor klanten aan de achterkant gekoppeld was aan een CMS-systeem dat nodig vervangen moest worden. “Het was eigenlijk al end-of-life, waardoor het heel beperkt was geworden”, vertelt Marloes. “Zodanig dat het onze groei remde. Een voorbeeld hiervan is dat het systeem ooit gebouwd was met woensdag en vrijdag als leverdagen bij klanten. Op een gegeven moment zaten die dagen zo vol dat onze leverancier het niet meer kon bolwerken. Daarom wilden we extra leverdagen toevoegen, bijvoorbeeld aan het begin van de week. Dat scheelt voor onze leveranciers enorm vanwege de horecadrukte die vóór het weekend ontstaat. Dit was echter niet aan te passen in ons CMS-systeem, waardoor we niet konden opschalen.”

Naast het verouderde CMS, werd ook Excel veel gebruikt. “Hierin maakten we onze berekeningen en forecast van wat er moest worden geproduceerd. Onze bestanden werden hierdoor echter zo groot, dat we ze nauwelijks meer konden openen. Als je een nieuwe week wilde toevoegen, moest je eerst een oude uit het bestand verwijderen. Er was grote behoefte aan een schaalbaar systeem.”

Maatwerk met myBrand

Dat een nieuw systeem maatwerk zou worden, was al snel duidelijk. “Wat wij doen – het inplannen van maaltijden met wisselende menu’s door het jaar heen – is zo specifiek dat er geen standaardoplossing voor is in de markt”, legt Marloes uit. “Daarom zochten we naar een maatwerkpartij om een nieuwe kernapplicatie te bouwen voor menuplanning, order- en klantmanagement.” Madaga kwam dankzij partner Bluebird Day uit bij myBrand Conclusion. “Zij hadden recentelijk bij Boerschappen samengewerkt met myBrand Conclusion. Dat vonden ze zo’n positieve ervaring, dat ze ons aanbevolen om contact op te nemen. Dat hebben we gedaan. Tijdens de kennismaking kregen we gelijk het idee dat myBrand Conclusion ons begreep.”

Minimal viable product

Het doel van de samenwerking met myBrand Conclusion was om tot een minimal viable product (MVP) te komen. “We hadden een beperkt budget, dus het was een bewuste keuze om eerst voor een MVP te gaan en daarop door te ontwikkelen.” Om tot een MVP te komen, werd er gewerkt in sprints. Marloes: “Omdat het systeem zo oud was, waren we bereid om onze processen om te gooien. De route naar een nieuwe kernapplicatie lag wat ons betreft helemaal open, waardoor we niet op voorhand een concreet wensenlijstje konden overhandigen. In het begin van onze samenwerking met myBrand Conclusion was het daarom soms aftasten wie daarin welke rol pakt. Uiteindelijk werkte het het beste om samen ieder onderdeel van het systeem uit te tekenen en keuzes af te wegen.” Zo werd het bouwen van de nieuwe kernapplicatie een voortdurend proces van refinement door Madaga en ontwikkelen door myBrand Conclusion. Met deze werkwijze stond er na negen maanden een schaalbaar MVP.

Geen teleurstellingen

Nu de samenwerking met myBrand Conclusion een tijdje onderweg is, merkt Marloes al behoorlijke verschillen. “Een grote meerwaarde is dat we nu van bijna alle Excelsheets af zijn. Daarnaast hebben we het nieuwe systeem zo ingericht dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan dagelijkse bezigheden. Stel dat er bepaalde ingrediënten van een maaltijd niet leverbaar zijn. Voorheen was het niet mogelijk om dit te veranderen in de menu’s in het bestelportaal. Met als gevolg dat klanten tegen beter weten in alsnog de maaltijd bestelden en collega’s vervolgens voor deze klanten handmatig wijzigingen in het CMS-systeem moesten doorvoeren. In onze nieuwe kernapplicatie vervangen we die maaltijd nu heel gemakkelijk zodra iets niet leverbaar is. Dat kost slechts twee minuten. En nog belangrijker; het zorgt ervoor dat we klanten niet teleur hoeven te stellen.”

Marloes van Roosendaal-Bovée, Projectleider IT bij Madaga:
“De kwaliteit die myBrand Conclusion oplevert is hoog. Alles is zo goed getest; ik heb nog nooit software opgeleverd gekregen waarin zo weinig bugs stonden.”

Nieuwe sprints

Wensen voor het nieuwe systeem heeft Madaga nog genoeg. “Tijdens het proces hebben we nieuwe wensen gekregen, dat krijg je met een MVP. Daarom gaan we samen met myBrand Conclusion kijken wat prioriteit heeft en welke investering hierbij hoort, zodat we binnenkort een nieuwe sprint kunnen draaien. Die zal vooral gericht zijn op aanpassingen die het makkelijker voor ons maken om met OutSystems te werken. Zo zouden we graag de mogelijkheid willen om prijswijzigingen te plannen. We weten meestal op voorhand al wanneer deze wijzigingen eraan komen, dus daar anticiperen we graag op. Dit is een voorbeeld van een mooie ontwikkeling om ons samen met myBrand Conclusion de komende tijd op te gaan richten.”