SAP Signavio: Efficiënt Processen Modelleren en Optimaliseren

De uitdagingen van procesmanagement

Organisaties staan voortdurend voor de uitdaging om hun processen transparant en efficiënt te houden. In de praktijk blijkt echter dat procesdocumentatie vaak verouderd, onvolledig of verspreid over verschillende afdelingen aanwezig is. Deze veelvoorkomende problemen leiden tot inefficiënties, zoals hogere operationele kosten, verschillende interpretaties van processen, en een gebrek aan eenduidige sturing binnen organisaties.

Daarnaast zijn traditionele methoden zoals handmatige documentatie of verspreide tools niet langer toereikend in een tijd waar digitalisering en procesoptimalisatie cruciaal zijn. Deze ontwikkelingen vragen om een nieuwe strategie voor procesbeheer. 

Het belang van Process Modeling. 

Het modelleren en inzichtelijk maken van processen helpt organisaties bij het standaardiseren en structureren van de bedrijfsprocessen door werkwijzen, afhankelijkheden en verantwoordelijkheden visueel weer te geven. Dit stelt hen in staat om inefficiënties op te sporen en knelpunten te elimineren, met als doel processen continu te optimaliseren. 

Process Modeling is essentieel om gedetailleerd inzicht te verkrijgen in de werking van bedrijfsprocessen. Op die manier kunnen organisaties effectievere beslissingen nemen en beter inspelen op veranderingen in de markt en/of regelgevingen.

Een goed geïmplementeerde Process Modeling strategie biedt tal van voordelen, zoals verbeterde samenwerking tussen afdelingen, snellere onboarding van nieuwe medewerkers en een hogere mate van naleving van interne en externe regelgeving. Door processen transparant te maken in een centrale tool kunnen medewerkers en andere stakeholders eenvoudig processen inzien, feedback geven en verbeteringen doorvoeren. Dit draagt bij aan een cultuur van continue verbetering en helpt organisaties om veerkrachtiger en efficiënter te opereren.

Het belang van Process Governance.

De inzet van een juiste Process Governance methodiek zorgt ervoor dat bedrijfsprocessen niet alleen goed worden gedefinieerd, maar ook consistent worden beheerd, bewaakt en geoptimaliseerd. Met behulp van een gestructureerd governance-raamwerk kunnen organisaties ervoor zorgen dat processen voldoen aan wet- en regelgeving, interne beleidsafspraken, en strategische doelstellingen. 

Een sterke Process Governance biedt diverse voordelen, zoals verbeterde naleving van compliance-eisen, verhoogde operationele efficiëntie en een gestroomlijnd besluitvormingsproces. Door Process Governance te integreren met Process Modeling krijgen organisaties niet alleen inzicht in hun processen, maar kunnen ze ook direct sturen op naleving en effectiviteit. Dit leidt tot een hogere wendbaarheid en betere prestaties op zowel operationeel als strategisch niveau.

SAP Signavio: Een complete suite voor procesbeheer

SAP Signavio is een all-in-one oplossing voor het beheren en verbeteren van processen. Met behulp van diverse functionaliteiten helpt SAP Signavio organisaties bij digitale transformaties door samenwerking tussen teams te verbeteren en continu procesverbeteringen door te voeren. Hiervoor biedt het een geïntegreerde oplossing voor Process Modeling en Process Governance aan de hand van de volgende modules:

• SAP Signavio Process Manager: een uitgebreide tool voor het modelleren, analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen. Hiermee kunnen organisaties processen en procesinformatie inzichtelijk maken en standaardiseren.
• SAP Signavio Collaboration Hub: een centraal platform waar medewerkers en andere stakeholders eenvoudig processen kunnen bekijken, delen en verbeteren. Deze aanpak bevordert de samenwerking en kennisdeling binnen de organisatie.
• SAP Signavio Process Governance: een oplossing die helpt bij het beheren en goedkeuren van procesveranderingen. Dit zorgt ervoor dat processen gestructureerd worden beheerd, beoordeeld en voldoen aan compliance-vereisten.

Deze modules bieden organisaties een gestructureerde en centrale manier om bedrijfsprocessen vast te leggen, te beheren en te verbeteren. Hiermee wordt versnipperde proceskennis geconsolideerd en onvolledige documentatie gestructureerd, wat leidt tot betere besluitvorming en efficiëntere processen. 

Daarnaast stelt het organisaties in staat om wijzigingen in processen effectief te beheren en te monitoren voor bijvoorbeeld auditdoeleinden en ISO-certificeringen. Door gestroomlijnde governance en compliance controles zorgt deze oplossing ervoor dat alle procesveranderingen gedocumenteerd, goedgekeurd en traceerbaar zijn, wat bijdraagt aan de naleving en risicobeheersing.

Wat hebben we bij klanten zien gebeuren:

• Zodra medewerkers met Signavio aan de slag gaan, worden zij bewuster van de dagelijkse processen en werkwijzen. Het modelleren van processen stimuleert het concreter nadenken over de handelingen, verantwoordelijkheden en volgordes van activiteiten in een proces.
• Door processen visueel te maken en beschikbaar te stellen via de Collaboration Hub, ontstaat er meer inzicht in de afhankelijkheden tussen afdelingen. Teams herkennen waar hun werk begint en waar het overgaat naar een andere afdeling, waardoor men elkaar opzoekt om afdeling overstijgende processen af te stemmen en aan te laten sluiten bij elkaar.
• Het modelleren en expliciet toewijzen van een Process Owner zorgt ervoor dat er eigenaarschap ontstaat over de kwaliteit en actualiteit van het proces. In de praktijk zien we dat processen frequenter worden herzien en aangepast, wat de relevantie en betrouwbaarheid van een procesmodel verhoogt.

Welke lessen hebben wij zelf geleerd:

• Te veel details maakt processen onoverzichtelijk en moeilijk te onderhouden, terwijl te weinig details leidt tot onduidelijkheden en verschillende interpretaties. Wij hebben geleerd dat het belangrijk is om vooraf afspraken te maken over het detailniveau van processen, zodat modellen uniform en bruikbaar blijven voor verschillende doelgroepen.
• Het vooraf met de klant afstemmen en opstellen van een heldere en gedragen procesarchitectuur is belangrijk omdat het functioneert als fundament voor alle procesmodellen. Dit zorgt ervoor dat processen op een consistente wijze worden gecategoriseerd en dat gebruikers eenvoudig kunnen navigeren in de Collaboration Hub. 
• De noodzaak om alignement-sessies te organiseren om verschillende medewerkers en teams samen te brengen en gezamenlijk te laten werken aan processen. Wij hebben gemerkt dat deze alignement sessies essentieel zijn om de juiste mensen te betrekken, verschillende perspectieven op tafel te krijgen en commitment te creëren.

Waar kan myBrand Conclusion jou bij helpen?

Het implementeren en succesvol in gebruik nemen van SAP Signavio vereist meer dan enkel de aanschaf van deze oplossing. Denk hierbij aan: 

• De technische en functionele inrichting van de SAP Signavio omgeving en modules, afgestemd op de specifieke behoeften van de organisatie.
• Tastbare verbeteringen van de procesprestaties door het in kaart brengen van de bestaande processen, manieren van werken, procesarchitectuur, en onderlinge afhankelijkheden.
• Toetsen van de procesmodellen en -prestaties aan de hand van de SAP Best Practices en andere marktstandaarden, in combinatie met de proceskennis van onze collega’s. 
• Opzetten van een Process Governance raamwerk voor het beheren van processen en het borgen van de kwaliteit en compliance van processen.
• Trainen en begeleiden van medewerkers in het gebruik van SAP Signavio en procesmethodiek, zoals BPMN2.0.

Wil je meer weten over hoe jouw organisatie kan profiteren van SAP Signavio en procesmanagement? Of ben je benieuwd hoe myBrand kan inspelen op bovenstaande vraagstukken? Neem gerust contact op met jouw contactpersoon van myBrand Conclusion.

Voor meer inhoudelijke informatie over de functionaliteiten van SAP Signavio, zie onze webpagina of neem contact met ons op!