Wat is SAP People Analytics?

People Analytics is een tool die bijdraagt aan het vereenvoudigen, centraliseren en uitbreiden van de rapportage- en analysemogelijkheden binnen SAP SuccessFactors.

Sturing gebaseerd op data wordt steeds belangrijker. Organisaties willen immers in staat zijn om goed onderbouwde Key Performance Indicators en bruikbare inzichten uit analyses te presenteren aan het management, zodat strategische keuzes kunnen worden gemaakt.

De functionaliteit Stories in People Analytics brengt data tot leven door op zeer fraaie wijze organisatiegegevens te presenteren. Ook is het met People Analytics mogelijk om cross-suite rapportages te creëren, gebaseerd op live transactionele data in de SAP SuccessFactors HCM suite. Denk hierbij aan een combinatie van Recruiting en Onboarding data.

Veranderingen in het landschap

De komst van People Analytics heeft geleid tot veranderingen in de applicatielandschap van SuccessFactors. People Analytics, een product van SAP Analytics Cloud, is ingebed in SuccessFactors. Door middel van een Single Sign On verbinding is het mogelijk het beste van twee werelden te combineren. Enerzijds de data uit SuccessFactors en anderzijds de rapportagemogelijkheden vanuit SAP Analytics Cloud. Om dit proces optimaal te laten functioneren, worden tijdens de implementatie van People Analytics, drie verschillende tenants gecreëerd. Dit wordt uitgevoerd door middel van een upgrade in het Upgrade Center. De zogenaamde IAS en IPS tenant, wat respectievelijk staat voor Identity Authentication Services en Identity Provisioning Services, en de SAP Analytics Cloud tenant.

SAP heeft als doel om de IAS als centrale Identity Provider te gebruiken. Dit betekent een centrale plaats voor het inloggen op alle SAP Cloud applicaties, waaronder SuccessFactors. De huidige login pagina van SuccessFactors komt hiermee dus te vervallen. Reden hiertoe is dat de IAS meer te bieden heeft op het gebied van inloggen, beveiliging en self-services. Mocht een organisatie haar eigen Identity Provider hebben, dan kunnen gebruikers door middel van (Partial) Single Sign On inloggen op de IAS, om zich vanuit daar toegang te verschaffen tot de verschillende SAP Cloud applicaties.

Om de IAS van gebruikers te voorzien, is de IPS benodigd. De IPS synchroniseert gebruikers uit een bronsysteem, bijvoorbeeld SuccessFactors, naar een doelsysteem. Doordat People Analytics is ingebed in SuccessFactors is het noodzakelijk om de gebruikers uit SuccessFactors niet alleen aan te maken in de IAS, maar ook in de SAP Analytics Cloud applicatie. In de IAS zodat gebruikers kunnen inloggen in de verschillende applicaties, in de SAP Analytics Cloud applicatie zodat gebruikers de functionaliteiten van People Analytics kunnen gebruiken.

Gelukkig voorziet SuccessFactors in een eenvoudig stappenplan om bovengenoemd landschap geruisloos te implementeren op de eigen omgevingen.

Story Reports

Nadat de configuratie van People Analytics succesvol is doorlopen, zal in het Report Center een nieuw rapportagetype beschikbaar zijn: “Story”. Story in Report Center is onderdeel van de People Analytics oplossing en is gebaseerd op de integratie van de SAP SuccessFactors HCM Suite met SAP Analytics Cloud. Na het creëren van een story, is het mogelijk om verschillende pagina’s te creëren, secties aan deze pagina’s toe te voegen en verschillende elementen zoals afbeeldingen, pictogrammen en grafieken te gebruiken. Een story kan worden gedeeld met andere gebruikers.

Query

Voor het aanmaken van een Story Report dient allereerst een query te worden samengesteld. Een query is de dataset waarmee het rapport zal worden vormgegeven. De data die kan worden geselecteerd kan afkomstig zijn uit de gehele SuccessFactors Suite, inclusief custom MDF objecten. De tooling laat het toe om voor één story meerdere queries aan te maken. Op deze wijze is het mogelijk om cross-suite rapportages uit te voeren. Met de functie Calculated Columns is het ook mogelijk data weer te geven welke niet expliciet in het systeem te vinden is, maar wel af te leiden is uit meerdere bestaande gegevens. Te denken valt aan de leeftijd van de medewerker op basis van de geboortedatum of de berekening van het aantal dienstjaren.

Canvas

Nadat de juiste dataset is opgegeven is het zaak informatie te visualiseren en het canvas te voorzien van interactieve inzichten. People Analytics kent daarvoor verschillende elementen. Zo kunnen grafieken, tabellen, afbeeldingen, vormen, teksten, maar ook een klok of zelfs webpagina’s worden toegevoegd aan het canvas. People Analytics biedt ook de mogelijkheid om verschillende grafieken met elkaar te verbinden. Dit zorgt ervoor dat op het moment dat er binnen een grafiek een filter wordt toegepast, dit ook doorwerkt in de andere (verbonden) grafieken op het canvas. Het voordeel hiervan is dat op een eenvoudige wijze inzicht kan worden gegeven in gerelateerde informatie en tegelijkertijd een dynamische analyse kan worden uitgevoerd. Dit is door te trekken tot een tabel waarin de ruwe data te herleiden is.

Tijdens het vormgeven van de data kan worden gekozen uit drie pagina types:

• Canvas: dit is de standaard voor een Story Report. Met dit type is het mogelijk om objecten op elke willekeurige plaats in het canvas te plaatsen.
• Responsive: maakt het mogelijk om rijstroken te creëren om de pagina-inhoud in groepen te verdelen. Tegels binnen een rijstrook blijven bij elkaar wanneer het formaat van de pagina wordt gewijzigd.
• Grid: hiermee kan manuele data worden toegevoegd of tabellen worden aangemaakt gebaseerd op het huidige datamodel welke weer gebruikt kunnen worden in de canvas reporting/responsive reporting.

Templates

SAP levert meer dan 30 templates uit die als basis kunnen fungeren voor eigen reports. Houd er rekening mee dat de data definities hoogstwaarschijnlijk niet overeenstemmen met de definities (modellen) uit de eigen omgeving. Deze zullen dus moeten worden aangepast.

Via de volgende selectie kunnen de verschillende templates worden bekeken en eventueel worden geïmporteerd.

[Report center -> Import -> Content Store]

Beperkingen

Zoals bij elk nieuw product, zijn er ook bij People Analytics verschillende gaps en beperkingen. Op het moment van schrijven zijn dit de belangrijkste beperkingen:

• een story kan niet in proxy modus worden uitgevoerd;
• objecten met custom velden gedefinieerd als Generic object of Foundation object worden niet ondersteund;
• de schema’s voor Recruiting Marketing, Recruiting Posting, Learning en Onboarding 1.0 worden niet ondersteund. Onboarding 2.0 wordt wel ondersteund!

Deze blog is onderdeel van een serie waarin wordt uitgelegd wat de impact is van People Analytics en hoe de tooling kan worden gebruikt. In de volgende blog zal dieper worden ingegaan op de voorwaarden en het benodigde landschap om People Analytics te kunnen implementeren in SuccessFactors.