Sinds 1 juli 2017 is in Spanje een wetswijziging van kracht die een elektronische aangifte van de BTW vereist. Dit brengt voor veel bedrijven een groot aantal veranderingen met de nodige uitdagingen met zich mee. De volgende vraag kwam dan ook van één van onze internationaal opererende klanten voor wie deze wijziging relevant was. De vraag van de klant luidde: “Hoe zorgen wij ervoor dat wij op tijd en op de juiste manier onze BTW aangifte kunnen blijven doen? De oplossing die door SAP werd aangereikt zou voor onze klant een forse financiële impact hebben. Hoe nu verder?
Wij gingen met deze uitdaging aan de slag en vonden een oplossing waar zowel bij de Business als IT draagvlak voor was. Hiermee zijn uiteindelijk hoge kosten vermeden. In dit blog vertel ik hoe wij tot de gewenste oplossing voor onze klant zijn gekomen. Eén tipje van de sluier zal ik alvast oplichten: nauwe samenwerking tussen alle betrokken partijen was essentieel.
Een oplossing zonder hoge kosten: is dat mogelijk?
De eerste stap om tot een vervangende oplossing te komen was achterhalen wat er precies ging veranderen en voor wie deze wijziging gold. De belangrijkste zaken die gingen veranderen met de grootste impact waren:
- De BTW gegevens moeten niet meer maandelijks, maar binnen 8 dagen na factuurdatum (voor uitgaande facturen of kassabonnen) of boekdatum (inkoopfacturen) aan de fiscus worden gecommuniceerd. Met ingang van 1 januari 2018 wordt deze termijn teruggebracht tot slechts 4 dagen.
- Er zijn, in tegenstelling tot het oude systeem, additionele gegevens (o.a. het type factuur (standaard, vereenvoudigd, correctie), referenies en factuur creatie datum) nodig om de volledige aangifte te kunnen doen.
Zoals gezegd heeft de oplossing die SAP aanreikte een nadeel: voor een deel van de benodigde functionaliteiten zijn extra licenties nodig waarvan de kosten hoog (kunnen) oplopen (On premise licentie voor een blok van 5.000 documenten: tot 5 blokken 10.000 euro per blok (tot 25.000 facturen) en van 6 tot 25 blokken 7.000 euro per blok (25.001 tot en met 125.000 facturen)). Zoals te begrijpen valt was dit voor onze klant(en) een onwenselijke situatie.
Door een nauwe samenwerking tussen alle betrokken partijen, waarin informatie en mogelijke oplossingen met elkaar zijn gedeeld, is het gelukt om tot een oplossing te komen waar de Business tevreden mee is (lees: een oplossing waar voor hen eenvoudig mee te werken is en geen extra hoge kosten oplevert).
Waaruit bestaat de oplossing die wij samen bedacht hebben?
Tijdens de onderzoeksfase kwamen wij erachter dat er extra licentiekosten gekoppeld waren aan de functionaliteit die nodig is om de facturen daadwerkelijk op te sturen en te converteren (eDocument Framework en SAP Cloud Platform Integration). Aan de functionaliteiten om per factuur de juiste informatie uit het systeem te halen, zaten geen extra kosten verbonden. De uitdaging was om te bedenken hoe we ervoor konden zorgen dat wel de juiste informatie uit het SAP systeem wordt gehaald, maar de functionaliteiten waar de hoge licentiekosten aan verbonden waren niet nodig zijn.
Eén van de partijen waarmee we in dit traject samenwerkten kwam met een suggestie die dé oplossing bleek: er zijn externe partijen — tussenbureaus — die de facturen in het juiste format zetten en vervolgens naar de Spaanse fiscus opsturen. Deze partijen vragen een fractie van de kosten die SAP zou doorberekenen en zorgen er net zo goed voor dat een factuur op de juiste manier en op tijd wordt aangeleverd.
Zonder de wilskracht, de flexibiliteit en het meedenken van andere partijen waren we nooit tot de oplossing gekomen die aansluit bij de wensen van onze klanten en waarmee ze op tijd aan de verplichtingen konden voldoen. Het blijkt maar eens te meer: goede samenwerking is een vereiste om tot de meest innovatieve IT oplossingen te komen waar ook de business blij van wordt.
Optimale Business en IT Alignment is key
Het uiteindelijke resultaat is een oplossing die zorgt voor optimale afstemming tussen Business en IT. In het gehele proces zijn Business en IT continu met elkaar in gesprek geweest om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke oplossing er één zou zijn waar beide partijen mee geholpen zijn.
Heb jij een SAP vraagstuk dat vraagt om een optimale alignment tussen Business en IT? Of wil je weten waar binnen jouw organisatie de kansen liggen om de afstemming tussen beide partijen te vergroten? Aan de hand van een Quickscan gaat een myBrand specialist samen met jou kijken welke stappen gezet kunnen worden om dit te realiseren.
