Word een intelligent financial enterprise met de Financial Closing Cockpit

De meeste bedrijven bevinden zich midden in hun digitale transformatie. Finance blijft gelukkig niet achter. De migratie van SAP ECC naar SAP S/4HANA biedt een kans om financiële processen efficiënt, transparant en compliant te maken. Repetitief handwerk wordt geautomatiseerd en workflow automatisering zorgt ervoor dat er geen taken tussen wal en schip vallen. In deze blog zet ik de voordelen van SAP FCC op een rij.

Wat is SAP FCC?

SAP Financial Closing Cockpit (FCC) is ontworpen door accountants. Het stelt gebruikers in staat om alle financiële afsluitingstaken en de taakgeschiedenis vast te leggen en afsluitingsprocessen in elke fase bij te houden, inclusief de handmatig uit te voeren stappen. Er is een eenduidige controle op het financiële proces en voldoet aan de wettelijke vereisten en financiële rapporteringsnormen.

De voordelen van deze manier van werken zijn divers.

1. Alle financiële data in één omgeving

   Waar de financiële afhandeling van de verschillende bedrijfsprocessen in de ‘oude’ SAP-omgeving nog van elkaar gescheiden konden zijn, vormen ze in SAP S/4HANA één geheel. De financiële afhandeling van de gehele interne supply chain – inkoop, productie, verkoop – komen samen, zelfs als voor onderdelen van dit proces gebruik wordt gemaakt van andere applicaties. Er is dus nog slechts één versie van de cijfers. Je hoeft nooit meer te steggelen welke cijfers kloppen, want ieder bedrijfsonderdeel beschikt over dezelfde data.

2. Eenduidige manier van werken

   Met SAP FCC introduceer je een eenduidige manier van werken in je organisatie. Voorafgaand aan de implementatie worden de uit te voeren werkzaamheden van alle bedrijfsonderdelen in kaart gebracht en op een eenduidige manier in FCC geconfigureerd. Hierdoor werken alle bedrijfsonderdelen op dezelfde manier.

3. Verkort de doorlooptijd met workflowautomatisering

   SAP FCC biedt structuur door middel van workflows. Zodra iemand zijn taak in een proces heeft afgerond, krijgt de collega die verantwoordelijk is voor de vervolgstap een seintje dat hij/zij aan de slag kan. Daardoor vallen er geen taken meer tussen wal en schip en wordt de doorlooptijd van processen verkort. Bovendien wordt alles wat gelijktijdig kan gebeuren in plaats van volgtijdelijk alvast gestart, waardoor collega’s niet onnodig op elkaar zitten te wachten. Met andere woorden: je managet de afhankelijkheden in een proces op een automatische manier en zorgt ervoor dat mensen veel beter gaan samenwerken.

4. Voorkom dubbel werk

   FCC maakt alles transparant. Het totaalproces is in één oogopslag duidelijk. Iedereen begrijpt zijn rol in het geheel daardoor beter. Je ziet ook precies wie waar is in de afhandeling van taken (wat zijn al afgeronde taken, welke taken moeten nog worden uitgevoerd?). Daarmee voorkom je dat werk dubbel wordt uitgevoerd.

5. Monitor de financial close nauwgezetter

   Iedere taak kent een deadline. Met de analytische Fiori apps kun je eenvoudig je financial close monitoren. In de monitor zie je duidelijk of taken op schema liggen en of je de vereiste deadlines voor de maand-, kwartaal- en jaarafsluiting gaat halen. Je kunt de voortgang van de afsluitcyclus bekijken, inclusief voltooide taken, vertraagde taken, taken met fouten, weggelaten taken, en de geplande en werkelijke begin- en eindtijden voor zowel deze afsluitcyclus als de laatste verschillende afsluitcycli. Je kunt deze informatie analyseren volgens verschillende weergaven, zoals regio, land en fase.

6. Verhoog je compliance

   Hoe groter een bedrijf, hoe lastiger het is om te voldoen aan alle (internationale) belastingregels. Het kost vaak ontzettend veel tijd en energie om volgens de IFRS-regels te werken. Met name bedrijven die actief zijn in meerdere landen vragen zich daarom af: hoe kunnen we met minimale inspanning voldoen aan al die belastingregels? En kunnen we wellicht proactieve checks inbouwen die ons op voorhand waarschuwen als we niet IFRS-compliant zijn? Want nu wordt dat vaak pas achteraf geconstateerd, met het nodige rework tot gevolg.

   SAP FCC is volledig ontwikkeld rondom de IFRS-regels. De software dwingt af dat je volgens de regels werkt. Als er een regel verandert, dan past SAP dat ook in de software aan zodat jouw medewerkers niet per ongeluk de fout in kunnen gaan. FCC legt bovendien automatisch de geschiedenis van de financiële afsluitingstaken vast: wie heeft ze wanneer uitgevoerd? Wie heeft welke controles gedaan? Hierdoor wordt het voor een externe auditer veel eenvoudiger om de processen te controleren.

7. Automatiseer repetitieve taken

   Tot slot biedt FCC veel mogelijkheden om werkzaamheden volledig te automatiseren. Iedere taak waarbij een menselijke handeling niets toevoegt, wordt eruit gehaald. Denk aan het overnemen van data van het ene in het andere systeem, eenduidige controles of repetitieve werkzaamheden. Je kunt bovendien drempelbedragen hangen aan controles, bijvoorbeeld: alle inkomende facturen onder de 250 euro worden niet langer gecontroleerd maar volautomatisch ingeboekt. Daardoor kun je nog meer handmatig werk wegsnijden uit processen.

Zet vrijgekomen tijd in voor advieswerk

Kortom, het werk op de afdeling Finance wordt vele malen efficiënter. Dat is mooi, maar misschien vragen medewerkers op de financiële afdeling zich af: wat wordt in die nieuwe omgeving dan precies mijn werk? Een terechte vraag, want het werk zal veranderen. Omdat medewerkers tijdens de maand-, kwartaal of jaarafsluiting niet meer zelf alles hoeven te boeken en controleren, wordt het meer ‘management by exception’. Medewerkers kunnen zich focussen op de uitzonderingen en hier ook meer tijd aan spenderen. De Finance-afdeling wordt dan meer en meer adviseur voor de business.

De voordelen van SAP FCC op een rij

• Transparantie: iedereen heeft in één oogopslag inzicht in hoe het proces loopt en wie verantwoordelijk is voor welke werkzaamheden. Je ziet ook precies welke afhankelijkheden er in het proces zitten en kunt die goed managen.
• Kortere doorlooptijden: door de automatisering van workflows krijgen medewerkers een seintje zodra er een taak voor hen klaarstaat, in plaats van eens per week een hele stapel werkzaamheden. Bovendien hoeven taken die niet volgtijdelijk hoeven te gebeuren niet onnodig liggen te wachten totdat een collega ernaar heeft gekeken. Ook komt het nooit meer voor dat taken tussen wal en schip vallen.
• Efficiency: je kunt in SAP FCC taken vergaand automatiseren, waardoor handmatig boekwerk vrijwel volledig uit processen verdwijnt. Daardoor verlaagt de foutkans, en dus ook de tijd die nodig is om fouten te herstellen. Bovendien worden alle dubbele werkzaamheden uit processen geëlimineerd.
• Meer controle: je ziet in één oogopslag wat de status is van alle werkzaamheden, zoals: welke taken zijn al verricht en welke zijn nog openstaand? Welke collega’s lopen achter in hun werk en moeten wellicht ondersteund worden?
• Uniforme afhandeling van de financiële maandafsluiting in alle bedrijfsonderdelen.
• Compliance: doordat de werkzaamheden vergaand zijn geautomatiseerd, weet je zeker dat iedereen het vooraf ingerichte proces volgt. Dat proces houdt uiteraard rekening met IFRS en andere standaarden, zodat iedereen automatisch volgens de geldende wet- en regelgeving werkt.
• Eenvoudiger overdracht naar andere collega’s: je kunt in SAP FCC hele duidelijke werkinstructies opnemen, zodat het voor iedereen duidelijk is wat er moet gebeuren. Dit is met name handig bij het inwerken van nieuwe collega’s of het tijdelijk overdragen van werk bij vakantie of ziekte.
• Medewerkers doen intelligenter werk: doordat het handmatige boekwerk komt te vervallen, houden medewerkers meer tijd over voor taken die veel meer waarde toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan het doorrekenen van scenario’s en het adviseren van de business over de financiële impact van bepaalde beslissingen.

Wil je meer weten? Download dan het Whitepaper: Finance in control en word een Intelligent Financial Enterprise met SAP FCC.

Whitepaper

Finance in control

De meeste organisaties bevinden zich midden in een digitale transformatie. Finance kan in deze ontwikkeling niet achterblijven. De financiële verslaglegging moet veranderen van reactief naar proactief, zodat de business betere beslissingen kan nemen.

Downloaden

Dineke Kroeske
Senior SAP consultant bij myBrand Conclusion
Let's connect