In 2020 implementeerde Agrifirm SuccessFactors, het cloudbased platform van SAP voor Human Resource Management. myBrand trad daarbij op als implementatiepartner. Wat is het verhaal achter deze succesvol verlopen implementatie?

Verantwoorde voedselketen

Zorgen voor een verantwoorde voedselketen voor toekomstige generaties: dat is in een notendop de missie van Agrifirm, een agrarische coöperatie van ruim 10.000 Nederlandse veehouders en telers. Agrifirm levert onder meer diervoeders voor de veehouderij en zaden, meststof en gewasbeschermingsmiddelen voor de akker- en tuinbouw. Daarnaast is Agrifirm eigenaar van de Welkoop-winkels, voor onder meer tuin- en dierbenodigdheden. Ook verricht de coöperatie – onder de noemer NutriControl – onderzoek naar onder meer de voedingsbehoeften van dieren, gewassen en de bodem.

Vlekkeloze migratie

Op het gebied van HR wilde Agrifirm wereldwijd een professionaliseringsslag maken, vertelt HR Director Nico Swart van Agrifirm. “Wereldwijd hebben we zo’n 3.000 mensen in dienst, bij dochterbedrijven in Europa, Afrika, Azië en Zuid-Amerika. De HR-afdelingen in al die verschillende landen houden zich allemaal bezig met dezelfde thema’s: van recruitment en onboarding tot performance management en learning & development.”

Tegelijkertijd werkten al die afdelingen lange tijd op verschillende manieren, vervolgt Swart. “Waar HR-processen in de grotere landen vaak al behoorlijk op orde waren, werkten we in andere, kleinere vestigingen soms nog in Excel. Soms waren er überhaupt geen processen ingericht. Om te komen tot meer uniformiteit en efficiency op het gebied van HR, wilden we voor álle landen komen tot een helder, uniform HR-landschap; met eenduidige basisprocessen, op basis van goede onderliggende tooling.”

Schaalgrootte benutten

Agrifirm wilde daarbij vooral de schaalgrootte van de global organisatie beter benutten, schetst Swart. “Als we geoptimaliseerde HR-processen meteen overal konden doorvoeren, zouden we voorkomen dat vooral de grotere landen zich op HR-gebied doorontwikkelen terwijl de ‘kleintjes’ achterblijven. Ook in termen van beheer en onderhoud scheelt het uiteraard een hoop werk als je wereldwijd uniforme processen hanteert.”

Best practices

Uiteindelijk viel de keuze van Agrifirm op SAP SuccessFactors. Omdat Agrifirm al gebruikmaakt van de ERP-software van SAP, lag de keuze voor de HR-suite van dezelfde leverancier voor de hand. Via eerdere werkzaamheden rondom SAP-modules kwam myBrand vervolgens al snel in beeld als partner voor de implementatie. Eerder al had myBrand zich volgens Swart bewezen als een flexibele en deskundige partner op HR IT-gebied.

Uitgangspunt bij deze implementatie vormden de best practice-processen die standaard in SuccessFactors aanwezig zijn, vertelt Swart. “Deze basisprocessen bleken een goed startpunt te vormen voor onze eigen HR-organisatie. Vervolgens zijn we met HR-professionals uit elk land gaan kijken: op welke punten behoeft de standaardoplossing vanuit SuccessFactors aanpassing? Hoe verloopt bijvoorbeeld een indiensttredingsproces bij ons? Hoe kun je een overplaatsing zo goed mogelijk inrichten? Hoe ziet de ideale audit-trail eruit? Zo kwamen we langzaam maar zeker tot een global design voor alle HR-processen binnen onze organisatie.”

Flexibel en pragmatisch

De door myBrand begeleide implementatie is begin 2020 gestart. In drie ‘waves’ werd SuccessFactors wereldwijd uitgerold. De eerste wave is uitgevoerd voor Nederland, waar de grootste gebruikerspopulatie en de key users zich bevinden. Vervolgens is het systeem uitgerold naar de andere landen.

myBrand toonde zich hierbij opnieuw een deskundige en flexibele partner, vertelt Swart. “Andere IT-dienstverleners kiezen voor een hele strakke standaardaanpak, met nauwkeurig bepaalde tussentijdse mijlpalen. Dat kán een goede keuze zijn, maar wij hadden in dit geval vooral behoefte aan een meer pragmatische aanpak, met meer overleg en meer beweegruimte. Zeker bij een relatief kleine HR-afdeling kan het gebeuren dat iemand een paar dagen niet beschikbaar is voor een project als dit, simpelweg omdat andere zaken dan net meer aandacht vragen. De planning bood in zo’n geval voldoende ruimte om te schuiven.”

Ruimte voor uitloop

Ook had myBrand volgens Swart goed oog voor de verschillende professionaliteitsniveaus in de diverse landen. “Als een bepaald onderdeel net wat meer tijd vergde dan voorzien, was er ruimte voor uitloop; die tijd haalden we dan ergens anders weer in. De coronapandemie hielp in die zin verder ook mee; omdat bepaalde HR-taken door de crisis naar de achtergrond raakten, hadden we ook echt de ruimte om samen met myBrand snel door te pakken.”

Ook Jeroen de Bruijn, HR Expert bij myBrand, kijkt terug op een succesvol verlopen implementatie. We begonnen de implementatie in januari 2020 in pre-coronatijd, maar al snel schakelden we noodgedwongen over op samenwerking op afstand. Uiteindelijk heeft dat niet tot noemenswaardige problemen of vertraging geleid; halverwege 2020 gingen we in meerdere fases live. Ook de adoptiefase verliep soepel, mede dankzij de inzet van key-users. Al met al zijn we erin geslaagd om, in goede samenwerking met Agrifirm, de eindstreep te halen.

Sneller werken

Sinds de livegang heeft Agrifirm wereldwijd ervaring op kunnen doen met het nieuwe platform. Swart: “In de kleinere landen hebben we echt een professionaliseringsslag gemaakt, waarbij we volop hebben kunnen profiteren van de expertise in de grotere landen; bijvoorbeeld rondom het uitdenken en inrichten van processen. Over de gehele linie zien we dat de efficiency en snelheid merkbaar zijn toegenomen. Het genereren van een bezettingsoverzicht of een fte-rapport – om maar een voorbeeld te noemen – is nu letterlijk een kwestie van een druk op de knop. Doordat we nu alles in één systeem hebben staan, op basis van goed doordachte processen, zijn we minder tijd kwijt aan het overnemen en koppelen van informatie. Daardoor houden we meer tijd over voor het meer complexe advieswerk – en daar was het uiteindelijk om te doen.”