Winkelketen Bruna werkt sinds begin dit jaar met een volledig nieuwe SAP-omgeving. De retail consultants van myBrand verzorgden de herimplementatie binnen een periode van slechts 10 maanden. Deze korte doorlooptijd was noodzakelijk gezien de deadline voor Bruna om bijvoorbeeld op tijd SEPA-compliant te zijn. Niet alleen werd de deadline gehaald, het volledige traject bleef ook binnen budget.

Veranderde bedrijfsprocessen Bruna maakt sinds 2003 gebruik van SAP. In de loop der jaren is het bedrijf echter gekanteld van een organisatie met vooral eigen winkels en enkele franchisenemers naar een organisatie met vooral franchisevestigingen. Bruna heeft daarnaast geen eigen distributiecentrum meer en heeft de logistiek van bijvoorbeeld boekbevoorrading volledig uitbesteed. Omdat de organisatorische processen en werkmethodieken door de jaren heen zo ingrijpend zijn veranderd, was een eenvoudige upgrade van SAP geen oplossing. De keuze viel op een volledige herimplementatie van SAP – als onderdeel van de organisatiebrede ‘3 x 3’ veranderingsstrategie van Bruna.

Weloverwogen keuze voor myBrand De keuze voor de uitvoering van de herimplementatie viel op myBrand, omdat het functioneel beheer van SAP al jaren bij deze dienstverlener is ondergebracht. Elise Hansen, Manager ICT en Procesbeheer bij Bruna: “Omdat myBrand het functioneel beheer al doet, kennen ze onze processen en ons SAP-systeem goed. De consultants van myBrand hebben bovendien veel ervaring in retail. De oplossingen die ze aandragen komen veelal voort uit soortgelijke oplossingen bij andere retailers – wat ons tijd scheelt. Daarnaast is myBrand ervaren in dit soort implementaties.”

Succesvolle afronding binnen 10 maanden In maart 2013 is met de eerste fase gestart, het gezamenlijk schrijven van de blauwdruk om de nieuwe bedrijfsprocessen vast te leggen in het SAP-systeem. Begin juni werd deze fase afgerond en startte de werkelijke herimplementatie die ertoe heeft geleid dat de nieuwe omgeving op 30 december 2013 live is gegaan. Gert-Leo Bakker, Relatiemanager bij myBrand: “Deze datum was voor Bruna belangrijk, omdat het op tijd SEPA-compliant wilde zijn. Bovendien wilde Bruna niet in een gebroken boekjaar met een nieuw SAP-systeem van start gaan. Elise Hansen vult aan: “Het traject is erg goed verlopen, ondanks de hoge tijdsdruk – want 10 maanden is ontzettend kort voor een herimplementatie. Er is hiervoor een aantal succesfactoren aan te wijzen. Allereerst hadden we een deskundig, klein en hecht team dat het project met veel passie een aandacht heeft uitgevoerd. Enkele local hero’s van Bruna (Marco Büker en Sander Kalkman) hebben samen met de consultants van myBrand regelmatig vele extra uren per week gewerkt om de krappe deadlines te halen. Verder hebben we vanuit de stuurgroep, samen met projectmanager Michael Baas-Becking, ervoor gezorgd dat we de scope gaandeweg het traject niet hebben uitgebreid en dat besluiten snel werden genomen. De laatste succesfactor is het commitment van myBrand. Ze doen simpelweg wat je afspreekt, ook als er eens iets tegenzit.”

Boost voor Bruna Gert-Leo Bakker: “We hebben het traject ‘BOOST’ gedoopt, wat staat voor ‘Basis Op Orde met SAP Ten behoeve van 3 x 3’. Een afkorting die echt ergens voor staat, want de nieuwe SAP-omgeving moet Bruna werkelijk een boost geven. Met kunst en vliegwerk hebben we de herimplementatie voor elkaar gekregen, zelfs binnen het gestelde budget. Een prestatie van formaat waar we zeer trots op zijn.“

Over Bruna 
Bruna BV is de meest inspirerende verwenwinkel in de wereld van lezen en schrijven en onderscheidt zich door beleving en assortiment. Bruna BV is een landelijke multichannel retailorganisatie met ruim 380 winkels. De winkelformule Bruna bestaat sinds 1868. Naast de winkelketen biedt Bruna meer dan 250.000 boeken aan via haar (mobiele) website www.bruna.nl.