Een manager wil actief geïnformeerd worden over inkooporders, waarop interne goedkeuring nodig is wanneer deze een vooraf vastgesteld orderbedrag overschrijden. Zodoende kan de order snel en efficiënt gecontroleerd worden en indien in overeenstemming met afspraken en condities worden vrijgegeven. Ingeval van grotere aankoopbedragen kunnen nog opvolgende interne goedkeuringsslagen nodig zijn. Zeker als sprake is van meerdere interne goedkeuringsslagen of ingeval van spoedorders, mogen dergelijke taken niet te lang blijven liggen of uit het zicht verdwijnen.
Met SAP S/4HANA is de interne goedkeuringsflow gemakkelijk met behulp van vrijgavestrategie en workflow, via email of via een notificatie in de portal op te volgen. In de email wordt meteen doorgelinkt naar de vrijgave, waarbij de orderdetails ingekeken kunnen worden alvorens besloten wordt tot vrijgave van de order. Met de notificatie wordt de procesverantwoordelijke actief geïnformeerd over alle openstaande orders, waarop nog een vrijgave uitgevoerd dient te worden. Dit maakt het voor managers met een drukke agenda inzichtelijk en transparant om tussendoor of bij spoedorders tijdig bijvoorbeeld via de smartphone orders vrij te geven.
Bij veel bedrijven is het interne goedkeuringsproces niet inzichtelijk, ontbreekt detailinzicht en worden proceseigenaren niet actief geïnformeerd over de orders die zich aandienen om te worden beoordeeld. Geregeld worden hierin fouten gemaakt of worden ongeautoriseerde orders naar leveranciers uitgestuurd. Dit komt gedurende drukke perioden vaak pijnlijk naar voren. Ook wanneer een proceseigenaar die openstaande orders dient te beoordelen, ziek is, blijft interne goedkeuring vaak lang achterwege. Ook is het vaak lastig om goedkeuringsbedragen aan te passen en moet apart een transactie opgestart worden om überhaupt te kunnen zien of er nog orders klaarstaan waar actie op ondernomen moet worden. Als gevolg hiervan worden inkooporders vaak (te) laat uitgestuurd naar leveranciers met alle mogelijke gevolgen van dien.
Met SAP S/4HANA kunnen inkooporders snel en efficiënt beoordeeld worden, als daarop interne goedkeuring vereist is. De gebruiker wordt met SAP S/4HANA en SAP Fiori actief geïnformeerd voor welke orders goedkeuring vereist is. In het beoordelen van de inkooporder is detailinzage optimaal, zodat de juiste beslissing kan worden gemaakt. Deze goedkeuring en detailinzicht kan rechtstreeks vanuit een app of vanaf de smartphone uitgevoerd worden. Met behulp van SAP Business Workflow (geïntegreerd met Outlook), wordt degene die de goedkeuring moet uitvoeren, actief geïnformeerd. Zodoende treedt geen vertraging op en hoeft niet geïnformeerd te worden naar de status van een inkooporder. Door optimaal inzicht in de status en voortgang van de goedkeuringsflows, kunnen deadlines in de gaten worden gehouden en is tracking en tracing mogelijk met inzicht in de werklast.
De interne goedkeuringsflow werkt in S/4HANA efficiënt en intuïtief. Met behulp van de vrijgavestrategie en workflow kunnen inkooporders snel en gemakkelijk via mail of app vrijgegeven worden door degene die daar verantwoordelijk voor is. De vrijgavestrategie is flexibel en is eenvoudig en intuïtief in te richten. Met een paar klikken kan de minimale inkoopwaarde voor orders aangepast worden of kan een procesverantwoordelijke toegevoegd of weggehaald worden. De orders zijn direct op de mobiele telefoon via een app of mail benaderbaar, waarop meteen actie ondernomen kan worden: goedkeuring of afkeuring. Bij afkeuring kan een reden opgegeven worden, zodat dit via workflow meteen teruggekoppeld wordt. Dit alles maakt het inkoopproces gemakkelijk en efficiënt.
Daarnaast is de vrijgavestrategie met workflow voor meer processen dan alleen inkooporders toepasbaar met SAP S/4HANA, Fiori en mobile. Te denken valt aan de vrijgave van facturen of de vrijgave van betaalbestanden aan de bank (bijvoorbeeld wanneer betalingen via een veilige, standaard en transparante manier moeten kunnen worden gesorteerd en goedgekeurd).
Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van SAP S/4HANA? myBrand kan jou hier uitgebreid over adviseren. Hiervoor hebben wij bijvoorbeeld een Retail Roadshow ontwikkeld.
