Contractmanagement onderhandelt succesvol prijsvoorwaarden en legt deze in afspraken vast met een leverancier. Naast de afspraak om een specifieke kwantiteit of waarde af te nemen, is ook afgesproken, dat kortingen van toepassing zijn bij overschrijding van afgesproken staffels. Deze kortingen worden periodiek, bijvoorbeeld maandelijks, verrekend en vervolgens gecrediteerd. Daarbij is controle en inzicht over de kortingen essentieel. Op een transparante en inzichtelijke wijze worden kortingen verrekend waarop maandelijks een creditnota volgt. Overigens werkt het op gelijke wijze bij verkoop: voor franchisenemers kan bijvoorbeeld een fee worden berekend, om onder een label te mogen opereren, op basis van kassaomzet.
De kortingsafspraken en de verrekening worden veelal met maatwerkapplicaties mogelijk gemaakt, waardoor realisatie hiervan een kostbaar project kan zijn. Relevante inkoopgegevens worden hiervoor op verschillende plekken in het systeem onderhouden en er is geen centrale app om dit te monitoren. Daardoor ontbreekt een duidelijk overzicht met betrekking tot de daadwerkelijk gerealiseerde kortingen. De maatwerkfunctionaliteit is vaak specifiek gemaakt voor het inkoopproces, waardoor voor het verkoopproces ander maatwerk moet worden gerealiseerd. Kortom, het is niet flexibel en toepasbaar op andere processen binnen de organisatie en bovendien kostbaar om op nieuwe ontwikkelingen aan te passen.
SAP S/4HANA biedt hiervoor een oplossing. Met S/4HANA kunnen prijsvoorwaarden worden vastgelegd in een conditiecontract. SAP S/4HANA biedt de flexibiliteit om zelf aan te geven welke data gebruikt moet worden als basis voor de periodieke verrekening. Als voorbeeld kan bij een afroeporder op een inkoopcontract een creditnota worden opgemaakt op basis van geleverde aantallen óf op basis van gefactureerde aantallen. Door gebruikt te maken van een Fiori-app kan in één oogopslag de gerealiseerde korting over verschillende perioden worden getoond en kan een vergelijking gemaakt worden tussen de kortingen die bij verschillende leveranciers wordt verkregen. De conditiecontracten functionaliteit kan in het verlengde van leverancierscontractmanagement gebruikt worden.
Op eenzelfde uniforme wijze als waarop het voor inkoop werkt, is het ook bruikbaar voor verkoop. Dit kan bijvoorbeeld op basis van een verdienmodel, wat op een franchiseformule wordt toegepast. Al dan niet samen met uw franchisenemer, wordt bepaald hoe lang een facturatieperiode duurt en wordt een commissiepercentage afgesproken. Een Fiori-app geeft meteen inzicht hoeveel omzet vanuit deze commissie is gerealiseerd met behulp van standaard functionaliteit van SAP S/4HANA zonder gebruik te maken van inflexibel maatwerk.
Met S/4HANA wordt voor conditiecontracten alle relevante informatie centraal, transparant en inzichtelijk onderhouden, wat zowel voor inkoopcontracten alsmede voor verkoopcontracten uniform bruikbaar is. Daarbij worden de voorwaarden, prijzen en kortingen of toeslagen direct bijgewerkt en inzichtelijk gemaakt.
Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van SAP S/4HANA? myBrand kan jou hier uitgebreid over adviseren. Hiervoor hebben wij bijvoorbeeld een Retail Roadshow ontwikkeld.
