Hoe moeilijk het is om traditionele patronen te veranderen, leerde ik ooit in een college organisatieverandering. “Poets allemaal gedurende een week je tanden op een ander moment in de ochtend”, luidde de opdracht. Ik vond het naast lastig vooral irritant.
Dus is het helemaal niet vreemd dat we bij de presentatie van een nieuwe rapportagetool nog steeds meteen om de Excel-export functie vragen. Of dat we in de contractenbibliotheek maar wat graag ons oude vertrouwde rijtje pdf-jes willen zien. Veranderen kunnen we wel, maar dan alleen als we er voordeel van zien en dan nog het liefst geleidelijk. Van printbare e-tickets via QR-restaurantbestellingen naar boodschappen scannen op je telefoon.
Het autonome inkoopproces eruit?
Op dezelfde wijze zou je ook kunnen kijken naar de digitale transformatie van inkoop. Tuurlijk, de techniek is vandaag de dag al zo ver dat je een volledig autonoom inkoopproces zou kunnen ontwikkelen. Het proces wordt in gang gezet door een vraagvoorspelling, die met artificial intelligence (AI) op basis van vele indicatoren wordt gemaakt. Het ERP-systeem vertaalt deze vraagvoorspelling naar inkooporders, die volautomatisch over de verschillende leveranciers worden verdeeld. Daarbij natuurlijk rekening houdend met zaken zoals contractafspraken, gewenste levertijd en de leverbetrouwbaarheid van leveranciers in het verleden. De orders rollen met behulp van Robotic Process Automation (RPA) volledig touchless de systemen van de leveranciers in. Die systemen bij leveranciers laten vervolgens volautomatisch aan het ERP-systeem weten wanneer de orders worden geleverd. En uiteraard worden de bijbehorende facturen via een geautomatiseerd procurement-to-pay-proces automatisch betaald. Maar waarom dan toch nog die Excel met gecontracteerde items?
Intelligent Spend: een combinatie van mens en machine
Misschien moeten we anders denken. Net zoals moderne autonoom rijdende auto’s het op de snelweg heel behoorlijk doen, maar zich geen raad weten met de complexe Nederlandse binnensteden. Misschien moeten we het wel accepteren dat autonoom rijden niet lukt op plekken met fietsers op de rijbaan, rotondes en diverse voorrangsregels. Maar dat het prima kan op de snelweg. Op dezelfde manier kunnen we wel delen van inkoopprocessen volledig geautomatiseerd inrichten, waardoor ze de voordelen bieden van gestroomlijnde snelweg met eenduidige op- en afritten. En andere delen blijven we als vanouds handmatig doen. Een goede mix tussen mens en machine. Die mix noemen wij Intelligent Spend: je voegt intelligentie toe door procesdelen vergaand te digitaliseren. Maar het doel is niet vergaande digitalisering. Het doel is om processen sneller en flexibeler te maken en de risico’s te reduceren.
Whitepaper
Totaalinkoop: de basis voor Intelligent Spend
De economie bevindt zich op het kookpunt. Onzekerheid overheerst, orderboeken staan overvol en de arbeidsmarkt is overspannen. Inkooporganisaties zijn enkel nog bezig met het minimaliseren van leverrisico’s en het blussen van brandjes.
Integrale processen en gezamenlijke KPI’s
Als contracten goed zijn ingericht, verlopen bestellingen en betalingen naadloos. Met slechte of zonder contracten is er meer kans op issues, disputen en een slechte leveranciersrelatie. En als dat gebeurt in categorieën die kritisch zijn of potentieel grote waarde toevoegen, dan faalt inkoop. Maar dat weet je pas als je integraal de snelheid en de issues meet. Anders blijf je altijd die ene wachtende in de laatste kassarij naast de zelfscankassa’s.
