Hoewel HR-software zoals SAP SuccessFactors is ontwikkeld om handmatige processen vergaand te automatiseren, zijn er in de praktijk altijd werkzaamheden waar HR-medewerkers toch nog repetitieve handmatige taken moeten verrichten. Veel zaken die je in SAP SuccessFactors wilt administreren, vergen namelijk veel kliks. Soms moet je naar twee of meer tabbladen gaan om iets aan te passen. Vergeet je die vervolgstap en voer je de wijziging slechts in één tabblad door, dan klopt je administratie niet meer.
Veel van dit handwerk komt ook voort uit het feit dat de MSS- en ESS-modules net wat te ingewikkeld zijn voor leidinggevenden en medewerkers die slechts heel af en toe met de applicaties te maken hebben. Daarom kiezen veel organisaties ervoor om taken die in principe via MSS of ESS kunnen verlopen, zoals het melden van een uitdiensttreding, toch maar gewoon via telefoon of e-mail af te handelen.
HR Forms: al je taken in één scherm
Met HR Forms heeft myBrand Conclusion een oplossing ontwikkeld bovenop SAP SuccessFactors om de administratie rond HR-processen te reduceren tot één scherm, waarbij slechts een minimaal aantal kliks nodig is om een taak af te handelen. Bestaat een proces uit hand-overs of moeten mensen ergens akkoord voor geven? Dan giet je dat in een workflow, zodat je nooit meer een mailtje hoeft te sturen en zodat je zelf niet in de gaten hoeft te houden of het akkoord is verleend of de taak is verricht. Want dat doet HR Forms voor je.
Framework waarmee je processen kunt optimaliseren
HR Forms is een framework waarmee de klant zelf end-to-end procesautomatisering kan realiseren. In principe werkt het zo makkelijk dat je er zonder externe hulp mee aan de slag kunt. Maar heb je helemaal geen ervaring met het automatiseren van processen, dan kun je natuurlijk altijd de hulp van myBrand Conclusion inschakelen. Wij kunnen je helpen met het automatiseren van een door jou uitgedacht proces. Maar we kunnen ook sparren over hoe je een proces het best inricht.
6 voorbeelden van processen die je met HR Forms kunt automatiseren
We begrijpen het als je de uitleg hierboven wat abstract vindt. Daarom geven we hier enkele voorbeelden van processen die je end-to-end kunt automatiseren en van workflows voorzien.
1. Contractverlenging
Veel werkgevers bieden eerst een contract aan voor bepaalde tijd, wat ze bij tevredenheid omzetten naar een contract voor onbepaalde tijd. Zelfs als er niets wijzigt – dat wil zeggen: als de uren gelijk blijven evenals het salaris – dan komt hier in SAP SuccessFactors nog veel bij kijken. Met HR Forms kun je alle taken reduceren tot één formulier. Het regelen van handtekeningen van medewerker en leidinggevende gebeurt via automatische workflows. Dit bespaart veel tijd en voorkomt fouten. Heeft een medewerker bijvoorbeeld al drie keer een tijdelijk contract gehad, dan kun je het proces zo inrichten dat de leidinggevende deze medewerker geen vierde tijdelijk contract kan aanbieden, maar alleen een vast contract. Verandert het aantal uren of het salaris? Ook dat kun je eenvoudig aanpassen in hetzelfde formulier. Je hoeft dus niet meer naar aparte tabbladen te gaan of te zoeken wat je ook alweer waar moet invullen. Het hele proces is simpel en eenduidig.
2. Wijzigende onkostenvergoeding na verhuizing
Bij medewerkers die een onkostenvergoeding krijgen voor woon-werkverkeer en die verhuizen, zal de vergoeding moeten worden aangepast. De adreswijziging kunnen medewerkers met de ESS-module in SAP SuccessFactors zelf doorgeven. Maar het wijzigen van de onkostenvergoeding vraagt nog een handmatige interventie van HR. Dit proces kun je met HR Forms zo automatiseren dat de software de wijziging zelfstandig doorvoert en HR die alleen nog maar hoeft te accorderen.
3. Flexibele thuiswerk- en reiskostenvergoeding
Steeds meer bedrijven vergoeden de kosten voor thuiswerken en voor woon-werkverkeer op basis van de daadwerkelijk thuis en op kantoor gewerkte dagen. Met HR Forms kun je een scherm ontwikkelen dat medewerkers iedere dag direct na het opstarten te zien krijgen waarin ze kunnen aangeven: ‘ik werk vandaag thuis’ of ‘ik ben op kantoor’, eventueel aangevuld met of ze bij hun reis de auto hebben genomen of het OV. De software berekent vervolgens volautomatisch de vergoeding waar ze recht op hebben.
4. Aanvragen van verlof
Het aanvragen van zwangerschaps-, ouderschaps- of zorgverlof gebeurt nu vaak door een mail naar de HR-afdeling. HR voert vervolgens in SuccessFactors meerdere handelingen uit. Een leidinggevende moet ergens in het traject akkoord verlenen. En tot slot wordt de medewerker via e-mail geïnformeerd welke afspraken er precies zijn gemaakt (wanneer het verlof ingaat, hoelang het duurt, welke eventuele gevolgen het heeft voor het salaris etc.). Met HR Forms kan dit proces van A tot Z worden voorzien van workflows en hoeft de HR-medewerker nog maar in één scherm alle benodigde informatie in te voeren. Zo worden er minder fouten gemaakt en kost het zowel HR als de leidinggevende en de medewerker minder tijd.
5. Bepalen wat een leidinggevende mag zien bij een interne vacature
SAP SuccessFactors is zo ingericht dat goed is afgeschermd wie welke informatie mag zien. Dat betekent dat als iemand solliciteert op een interne vacature, de leidinggevende niet maar zo even kan kijken wat die medewerker in zijn huidige rol verdient, hoe lang hij al in die rol werkt et cetera. Om dat te weten te komen, zal hij een mail moeten sturen aan HR. Met HR Forms kun je een proces ontwikkelen speciaal voor interne vacatures. Heeft iemand op een interne vacature gesolliciteerd, dan kan de software die leidinggevende een uitzondering geven om eenmalig bepaalde informatie in te zien die nodig is voor het beoordelen van de geschiktheid van de kandidaat.
6. Workflows rond uitdiensttreding
Een laatste voorbeeld wat we hier willen noemen, is een werknemer die ontslag neemt. Er vloeien veel werkzaamheden uit voort: samen met de leidinggevende moet de laatste werkdag worden bepaald; zaken als sleutel, laptop, telefoon of leaseauto moeten worden ingeleverd; vaak heeft de leidinggevende een exitgesprek. In HR Forms kun je een formulier ontwikkelen dat als leidraad gebruikt kan worden voor het gesprek tussen leidinggevende en werknemer, waarbij ze samen afspraken maken en dit vastleggen. HR krijgt automatisch een signaal wat er allemaal al is geregeld rond het ontslag en wat nog moet gebeuren.
Aan de slag met HR Forms
Zoals je ziet zijn de mogelijkheden om je processen te optimaliseren eindeloos. Wil je hier meer informatie over of wil je eens met ons sparren over jouw HR-processen. Neem gerust contact op.
Jaron Frenk
Software Architect bij myBrand Conclusion
Let's connect
Klantverhalen
De mogelijkheden van HR Forms zijn eindeloos
myBrand innoveert graag samen met klanten. Vaak ontstaan daar mooie producten uit, zoals HR Forms....
Lees het volledige klantverhaal