Maak inkoop weer leuk met SAP Ariba

Haal handwerk weg met purchasing automation

Veel inkoopafdelingen bevinden zich in een spagaat. Aan de ene kant is de board, mede door de vele supply problemen van de afgelopen jaren, het strategische belang van inkoop gaan inzien. Steeds vaker maakt de CPO of Supply Chain Director onderdeel uit van de Raad van Bestuur. Maar aan de andere kant is de druk enorm, mede door de schaarste aan talent. Er is bovendien zoveel informatie, dat het niet meer lukt om alles goed te verwerken en overzien en de juiste beslissingen te nemen. Inkoopmedewerkers verdrinken in de Excel-sheets en komen om in het administratieve werk.

Datadriven purchasing nog vrijwel nergens dagelijkse praktijk

En dat is niet nodig, want we praten al jaren over datadriven purchasing. En er is technisch ook al heel lang van alles mogelijk. De realiteit van alledag is echter dat de meeste inkoopprocessen nog handmatig plaatsvinden; van het zoeken naar nieuwe leveranciers en opvragen van RfP’s en RfQ’s tot en met alle werkzaamheden rond contractmanagement. Door een vaak versnipperd applicatielandschap en de voorliefde voor Excel hebben inkoopafdelingen weliswaar data in overvloed, maar niet in een vorm die ze kunnen inzetten om betere beslissingen te nemen.

Migratie naar S/4HANA goed moment voor digitaliseringsslag

Gelukkig is er goed nieuws. Een groot deel van de multinationals en midmarket bedrijven werkt volledig of met modules van SAP ERP. Zij kunnen de migratie naar S/4HANA aangrijpen als hét moment om ook de SRM-software van SAP Ariba te gaan gebruiken. Want dit geeft je de mogelijkheid om veel meer werk te automatiseren. Je kunt zelfs zover gaan dat orders die voldoen aan eenduidige business rules volledig touchless worden afgehandeld. Je krijgt met SAP Ariba bovendien de kans om je volledige purchase-to-pay (P2P) proces te digitaliseren. En je krijgt met Ariba Network een keur aan mogelijkheden om ook je sourcing datadriven te maken. Doordat alle data op één platform beschikbaar is, kun je zo ongeveer alles wat je maar wilt analyseren.

Ariba Network als drijvende kracht

Ariba Network is een wereldwijde digitale marktplaats die miljoenen bedrijven bij elkaar brengt en voor miljarden aan orders afhandelt. Alle data die daarmee wordt vergaard, wordt ingezet om inkopers te voorzien van nog betere data over leveranciers. Bovendien automatiseert Ariba Network ook het inkoopproces zelf. Inkopers kunnen makkelijk een e-auction opzetten om zo snel leveranciers te vinden. Ook het proces van onderhandelen en een contract sluiten is gedigitaliseerd. Is er eenmaal een contract, dan kan de leverancier via Ariba Network eenvoudig zijn digitale catalogus beschikbaar maken voor de klant. Door die catalogus te koppelen aan SAP S/4HANA kunnen medewerkers zelf producten bestellen, zonder dat inkoop daar nog aan te pas komt. Alle business rules waar zo’n order aan moet voldoen alsmede het volledige P2P-proces zijn immers gedigitaliseerd. Denk hierbij aan regels zoals: bestellingen boven een bepaald bedrag moeten door de lijnmanager worden goedgekeurd. Bovendien helpt de software je om contracten met leveranciers optimaal uit te nutten.

Focus op sourcing en risicomitigatie

Dit alles maakt dat inkopers zich eindelijk kunnen focussen op werk dat wél veel waarde toevoegt, zoals sourcing van strategische leveranciers en verdere ontwikkeling van partnerships met deze partijen. En op vroegtijdige risicomitigatie omdat S/4HANA veel sneller signaleert dat ergens in de supply chain een hiccup ontstaat of zich een risico voordoet. Bovendien helpt de software je bij het doorrekenen van alternatieve scenario’s, zoals de impact op transportkosten en levertijden van sourcen in een ander werelddeel. Dat is geen overbodige luxe in deze tijd van instabiele geopolitiek, een steeds weer opvlammende pandemie en elkaar steeds sneller opvolgende natuurrampen. Waarover in een volgende blog meer.

Kerem Aydin
Lead SAP Ariba consultant bij myBrand Conclusion
Let's connect