Toekomstgericht aan de slag met Business Partners

Het SAP Business Partner concept is al circa 15 jaar geleden geïntroduceerd om masterdata-gegevens vast te leggen van onder meer leveranciers en klanten. Toch hebben veel SAP-gebruikers nog steeds niet de overstap gemaakt naar Business Partners, simpelweg omdat er nog geen strikte noodzaak voor bestond. Met SAP S/4HANA is het gebruik van Business Partners daarentegen onontbeerlijk en zijn de aloude transacties overbodig geworden. Dit geldt in alle gevallen wanneer in SAP klant-, leveranciers-, persoons- en contactgegevens dienen te worden onderhouden. Dus elke SAP-gebruiker krijgt bij een greenfield implementatie van S/4HANA of bij de overgang van bijvoorbeeld ECC naar S/4HANA hiermee te maken.

Het concept Business Partner

Bovenstaande zou SAP-gebruikers er niet van moeten weerhouden al vóór de overgang naar S/4HANA met Business Partners aan de slag te gaan, dus ook als er nog geen concrete datum vastligt om over te gaan op S/4HANA. Op deze wijze kan al ervaring met het Business Partners concept worden opgedaan, kunnen systeemoptimalisaties en dataopschoning ter hand worden genomen en kan al gebruik worden gemaakt van de voordelen die Business Partners bieden. Meest in het oog springende voordeel is, dat bij Business Partners het onderhoud van de data is gecentreerd rondom rollen. Algemene gegevens van een Business Partner zijn voor alle rollen geldig (bijvoorbeeld NAW-gegevens van de hoofdvestiging of thuisadres), maar afhankelijk van een specifieke rol waarin de Business Partner in een proces wordt ingezet, kan ook specifieke data behorende bij de rol worden aangeroepen. In dat geval hoeft data die specifiek is voor een rol maar eenmalig te worden onderhouden. Zodoende wordt onderhoud van masterdata specifiek afgestemd op de rol waarin de Business Partner acteert. Alleen data die specifiek voor die rol geldig is wordt dan nog vastgelegd.

Customer-Vendor-Integration (CVI)

Daarnaast wordt een Business Partner met nóg een onderscheidend criterium aangemaakt: als persoon, als organisatie en als groep. Tot slot bestaat de mogelijkheid om tijdsafhankelijke data te onderhouden (ideaal voor ‘tracking’ en ‘tracing’ van data en diens wijzigingen), kunnen tijdsafhankelijke relaties worden gelegd (bijvoorbeeld een contactpersoon die als Business Partner gekoppeld is aan een andere Business Partner, bijvoorbeeld een firma) en kunnen meer adressen voor één enkele Business Partner worden onderhouden (bijv. aflever- versus thuisadres).

In één adem met het Business Partner concept heeft SAP ook de CVI-component geïntroduceerd. CVI staat voor Customer-Vendor Integration en betreft de synchronisatie van de Business Partner objecten met de welbekende klant- en leveranciersobjecten en vice versa. In de inleiding is reeds aangehaald, dat Business Partners in S/4HANA onontbeerlijk zijn, maar ook vooruitlopend op een conversie, dienen in de ECC-omgeving, de Business Partners al operationeel te zijn. En daarmee dus ook de CVI-component, die in beide omgevingen een cruciale rol vervult.

In ECC worden met behulp van CVI de Business Partners aangemaakt aan de hand van de bestaande leveranciers en klanten. Dit vereist vooraf wel een goede datakwaliteit van alle klant- en leveranciersdata. Zodoende wordt het synchronisatieproces aanzienlijk vereenvoudigd, waardoor een latere migratie van SAP ECC naar SAP S/4HANA veel soepeler gaat, zonder veel nawerk.

Qua voorbereidingen zijn er wel een aantal zaken waar rekening mee moet worden gehouden, zowel ten aanzien van de Business Partners alsmede ten aanzien van CVI. Dit bestaat uit customizing, zogenaamde pre-checks en rapporten die worden meegeleverd en welke behulpzaam zijn bij volledigheid en juistheid van voorbereiding, opzet en inrichting. myBrand kan een SAP klant hierin door de vele mogelijkheden van het opzetten van Business Partner en conversies optimaal begeleiden, want ondanks dat er veel SAP notes bestaan waarin de klant goed begeleid wordt, is het soms een lastige en uitdagende klus. Er zijn namelijk een aantal kritische stappen die ondernomen moeten worden, zoals het goed laten aansluiten van de nummerreeksen, waarbij (on)mogelijkheden en risico’s vooraf goed bekend moeten zijn.

Over naar de praktijk

Zoals we hierboven gezien hebben is de Business Partner conversie is dus een noodzakelijke voorbereidende stap in SAP ECC, waarin CVI al een cruciale rol speelt, dus nog voordat je überhaupt in S/4 aan gang bent gegaan. Zodra de overgang naar S/4HANA heeft plaatsgevonden, worden de Business Partner Data middels CVI gesynchroniseerd naar de welbekende klant- en leveranciersstamtabellen. Deze worden automatisch bijgewerkt vanuit iedere relevante mutatie in de Business Partner records, maar de ‘oude’ transacties zelf zijn niet meer benaderbaar. Daarvoor dient BP of BP0 gebruikt te worden: de Business Partner transactie.

Een andere handige tool welke verband houdt met CVI is de Post Processing Office (PPO). Dit is een aparte transactie die de applicatielogs registreert van de synchronisatieafhandeling. De gebruiker wordt dan niet telkens, nadat een synchronisatie tussen Business Partner en klant of leverancier is misgelopen, door foutmeldingen ‘om de oren geslagen’. Zeker in aanvang bij inzet van Business Partners op een ECC-omgeving of ná een S/4HANA conversie, is dit een heel handige tool om te gebruiken. Je wordt als gebruiker optimaal begeleid, indien er fouten optreden in het synchronisatieproces tussen Business Partner en klant-/leverancier (en vice versa). In PPO komen bijvoorbeeld nogal eens fouten voor, die veroorzaakt worden door velden en veldstatuscodes die niet op elkaar zijn afgestemd. In voorkomende gevallen is er nog nawerk nodig om te zorgen dat de synchronisatie wel in alle gevallen optimaal verloopt. Zodra dat het geval is (meestal enkele weken nadat met Business Partners is begonnen of enkele weken na een S/4HANA conversie) is het advies om de PPO te deactiveren. De PPO heeft dan geen toegevoegde waarde meer en de foutafhandeling vindt na de-activatie van de PPO, interactief met de gebruiker plaats.

Geïntegreerde dienstverlener

In deze blog is naar voren gekomen dat een conversie naar Business Partners vele voordelen biedt maar vooraf wel goed doordacht en gepland dient te worden. De CVI-component speelt hierin een cruciale rol en ook hierin zijn goede voorbereidingen essentieel. myBrand heeft uitgebreide kennis en ervaring met het Business Partner concept met CVI en kan jouw bedrijf bij een implementatie of conversie naar S/4HANA hierin optimaal ondersteunen.

Bovendien biedt myBrand de S/4HANA Discovery Scan aan, om klanten in de overgang naar S/4HANA te begeleiden. Als geïntegreerde dienstverlener helpt myBrand vanaf de voorbereiding en opzet tot en met de uitvoering en projectbegeleiding. Mocht je vragen hebben of een uitgebreidere toelichting wensen neem dan contact met ons op.