In 2027 is het zover: vanaf dat moment zal SAP geen support meer bieden voor SAP ECC. Mede hierdoor spelen veel organisaties met de gedachte om de overstap naar S/4HANA te maken. En ondanks dat 2027 nog ver weg lijkt, gelooft myBrand dat organisaties inderdaad nu al stappen kunnen zetten op hun route naar S/4HANA. Het Finance-kennisteam van myBrand is met deze reden in de nieuwe functionaliteiten gedoken en kijkt met onafhankelijke blik naar de plus- en minpunten. Dit is belangrijk, omdat zeker op Finance-gebied de impact van S/4HANA cruciaal kan zijn voor de business. Cijfers en analyses – en het goed inzetten ervan – zijn immers een sterk fundament voor innovatie. In dit artikel vertel ik hoe S/4HANA verandering gaat brengen op Finance-gebied.

Real-time rapportage binnen handbereik

SAP speelt met de nieuwe S/4HANA-versie in op de veranderende markt. Er is opnieuw gekeken naar de behoeften van de gebruikers en de ontwikkeling van technologieën zoals automation. Veranderingen zijn toegepast in onder andere de gebruikersvriendelijkheid (procesdenken), de look and feel (de Fiori-interface), real-time analysemogelijkheden (Universal Journal en dashboards) en flexibiliteit en wendbaarheid van het systeem (het toevoegen van dimensies). Veel van deze zaken zijn een ware verbetering: waar het bij SAP ECC alleen mogelijk was om het resultaat te zien van een al afgesloten periode, bijvoorbeeld na een maand, is dit bij S/4HANA niet langer het geval. Dit heeft als gevolg dat je niet meer achteraf handelt en dus niet de problemen pas oplost als uit de analyse blijkt dat er storingen of fouten zijn. Een grote stap vooruit. Door veel tabellen vanuit ECC terug te brengen naar één tabel – wat nu mogelijk is door de nieuwe HANA-technologie, waardoor een databasegrootte niet langer een knelpunt is – zorgt S/4HANA ervoor dat real-time analyses mogelijk worden. De dashboards met allerhande informatie is hier een goed voorbeeld van.

Flexibiliteit en wendbaarheid als verbeterpunten

Toch mag er een kanttekening gemaakt worden bij de flexibiliteit en wendbaarheid van het vernieuwde systeem. S/4HANA wordt verkocht als een flexibel systeem, waar het toevoegen van extra dimensies zonder enig probleem mogelijk is. Dit is inderdaad het geval, als alle randsystemen ook SAP-producten zijn of als de dimensie alleen een informatieve waarde heeft en niet gebruikt wordt over het hele landschap heen. Een landschap dat ook non-SAP-producten bevat kan dus niet optimaal geïntegreerd worden met S/4HANA en heeft als gevolg dat niet alle functionaliteiten te zien en te gebruiken zijn. Een andere concreet voorbeeld van tekortkoming in flexibiliteit is wanneer je als organisatie bepaalde kosten niet alleen aan een proces moet toekennen, maar ook aan een afdeling. Het is niet mogelijk om de kosten van een bepaalde afdeling naar een ander proces te ‘slepen’, omdat het gelijk vastligt als je iets boekt en deze geboekte regels automatisch meekomen. De rapportageflexibiliteit is daarmee nog niet binnen bereik. Wanneer bijvoorbeeld een hiërarchie of toekenning verandert, zijn de wijzigingen alleen te zien vanaf het moment dat de verandering is doorgevoerd. Een belangrijke kanttekening, waarvan ik vind dat organisaties op de hoogte moeten zijn.

Real-time inzicht

Het is dus niet meer nodig om te wachten tot het eind van de maand met S/4HANA. Met het nieuwe dashboard kan er real-time gekeken worden hoe een organisatie presteert. De verschillende data, bijvoorbeeld met betrekking tot finance en controlling, kan ieder moment worden geraadpleegd. Bij elke boeking die er gemaakt wordt, zie je in de tabellen in één oogopslag de data veranderen. Hierdoor is het volgen van de real-time journey mogelijk. Daarnaast is de snelheid van S/4HANA zodanig verbeterd dat het eenvoudig is om aan informatie te komen. Een zoektocht die voorheen veel tijd in beslag nam. Neem bijvoorbeeld het uitvoeren van een closing, waarin je direct ziet wat je bedrijfsprestaties zijn. Het real-time inzicht is relevant voor organisaties omdat het de mogelijkheid biedt gedurende de maand de prestatie te verbeteren. Ook repetitieve taken kunnen uit handen worden genomen, en wel door de implementatie van machine learning. Dit heeft tot gevolg dat er veel minder foutmarges zijn waardoor de total cost of ownership daalt, een veelvoorkomend probleem dat hiermee verleden tijd wordt.

Best practices

Een best practice in S/4-termen, is een set aan standaard data met een standaard setup. Deze worden vanuit SAP aangegeven als de beste manier om een proces te doorlopen. De best practices kunnen in het nieuwste systeem geladen worden waardoor er gemakkelijk een systeem wordt neergezet die als demo dient voor de klant. Dit vereenvoudigt het Agile-werken en laat het S/4HANA-systeem direct leven voor de klant. Ook als de best practice niet ingeladen is, kunnen via de beschikbare documentatie de stappen gevolgd worden om deze in te geven. Via de testscripts kunnen de gebruikers vervolgens de processen testen. Op rapid.sap.com zijn deze beschikbaar. Omdat S/4HANA een groeiend product is, zijn er vaak updates waarbij nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen. Daarnaast komt het ook voor processen komen te vervallen na een update, omdat deze is overgenomen door een ander proces of functionaliteit. Een goede manier om dit bij te houden is via de SAP S/4HANA What’s New Viewer. Hier is voor iedere processtroom inzichtelijk wat er per versie is vernieuwd. Dit geeft een beeld van de richting die SAP opgaat, ontwikkelingen die ook consultants bij myBrand nauwlettend in de gaten houden

SAP S/4HANA Discovery Scan

Look and feel

De grootste verandering van S/4HANA die de eindgebruiker direct opvalt, nog voor er een analyse met S/4HANA is uitgevoerd, is het gebruik van Fiori. Waar ECC zich in de GUI afspeelt via een transactiecode die grotendeels voor specifieke acties geschikt zijn, is het met S/4HANA mogelijk om via je browser in te loggen en je tegels gebruikt die gehele processen behandelen. Ofwel: je klikt aan het einde van een deelproces gemakkelijk door naar de volgende stap, zonder dat je weer een nieuwe tegel moet openen. Daarnaast kun je ad hoc ook informatie ophalen, via real-time keuzemenu’s. Bijvoorbeeld: je bent een betaling aan het goedkeuren, maar wil de debiteurenkaart ophalen. Dit kan direct via het opkomende keuzemenu. Of ben je een order aan het inleggen en wil je de analyses van verschillende leveranciers zien? Ook dit kan direct in het opkomende keuzemenu.

Een andere erg mooie ontwikkeling in de look and feel, zijn de dashboardfunctionaliteiten. Direct op het startscherm wordt er allerlei informatie visueel weergegeven, waarvan je zelf bepaalt of je deze wilt behouden. Voorbeelden hiervan zijn vervallen facturen, geblokkeerde facturen (met reden) en DSO/DSP. Maar ook je inbox met links naar goed te keuren facturen en incassowerklijsten. Alles is real-time en alles staat op één scherm.

Al met al biedt S/4HANA veel voordelen. Toch is het belangrijk om kritisch te blijven en vooral te bedenken welke voordelen het voor jouw unieke situatie heeft. Ben je benieuwd wat S/4HANA jouw organisatie kan bieden? Bij myBrand denken we graag mee over de mogelijkheden.

Peter Snoys SAP Consultancy Alexis Otto | SAP FICO Consultant | LinkedIn profiel