“Per positie in het veld heeft Louis van Gaal een uitpuilende ordner met documentatie waarin elke taak voor elke denkbare situatie is beschreven”, vertelden twee medestudenten mij ooit na een interview met de voetbalgrootmeester. Totaalvoetbal is een visie op voetbal met het uitgangspunt dat een spelersprestatie niet beoordeeld wordt op het functioneren in hun linie of positie, maar in het totale systeem. Aanvallers moeten kunnen mandekken, verdedigers kunnen opkomen en scoren en keepers voetballen mee in de opbouw. Het beschouwen van het totale systeem onderscheidt de Nederlandse voetbalschool. Diezelfde visie toegepast op inkoop heeft de potentie om inkoopautomatisering in een revolutionaire stroomversnelling te plaatsen.
Kwaliteitsverlies door gefragmenteerde inkoopprocessen
Want pak je inkoopautomatisering gefragmenteerd aan, zonder oog voor het totaal, dan laat de efficiencywinst vaak te wensen over. Sterker nog, dan loop je het risico dat digitalisering leidt tot kwaliteitsverlies en schiet je het doel voorbij. Iedereen kent hiervan in zijn eigen organisatie wel voorbeelden. PO’s worden aangemaakt om een factuur betaald te krijgen, contractuitnutting wordt in de spend rapportage ‘gecalculeerd’ op basis van aannames en leveranciers krijgen één categorie als label omdat dit zorgt voor overzichtelijke plannen. In de praktijk betekent dit dat de operationele, tactische en strategische lagen van inkoop hun eigen doelen laten prevaleren boven het succes van de organisatie, wat leidt tot frustratie.
Teveel handwerk, te weinig vertrouwen in automatisering
Het gevolg van incompleet geautomatiseerde inkoopprocessen is dat inkopers en contractmanagers het vertrouwen in digitalisering verliezen en te veel werk handmatig blijven doen. Hoeveel inkooporganisaties zijn er niet die weliswaar hun procurement-to-pay-proces hebben geautomatiseerd, maar die desalniettemin tientallen Excelsheets bijhouden omdat ze niet volledig op de informatie in hun systeem durven of kunnen vertrouwen?
Nieuwe inkoopdoelstellingen vragen om andere aanpak
Om dit tij te keren is een integrale visie nodig. Het prestatiedenken uit het totaalvoetbal geeft ons de aanknopingspunten om die visie te bouwen. Wat zijn de vijf beste categorieën, leveranciers en contracten in jouw organisatie? En welke vijf zijn zo slecht ingericht dat ze stelselmatig energie verkwisten? Dat zijn de vragen en definities die ertoe doen. Niet om vingers te wijzen, maar om de vinger op de zere plek te leggen. Als jij bereid bent om antwoorden op deze vragen te gaan vinden, ben je klaar om je volledige automatiseringspotentieel te gaan benutten. En zo gaan het winnen van het WK Voetbal en een procurement excellence award hand in hand.
Whitepaper
Totaalinkoop: de basis voor Intelligent Spend
De economie bevindt zich op het kookpunt. Onzekerheid overheerst, orderboeken staan overvol en de arbeidsmarkt is overspannen. Inkooporganisaties zijn enkel nog bezig met het minimaliseren van leverrisico’s en het blussen van brandjes.
Wil je weten hoe jij totaalinkoop in jouw organisatie kunt organiseren? En hoe je je vernieuwde inkoopprocessen vervolgens kunt automatiseren, zodat inkopers en contractmanagers minder tijd spenderen aan administratieve processen en meer tijd overhouden voor contacten met de business, leveranciers en andere stakeholders? Download hier de whitepaper: ‘Totaalinkoop: de basis voor Intelligent Spend’.
