Autorisatie concept SAP Marketing Cloud

Zowel SAP CX als SAP Autorisaties vallen binnen mijn expertise- en interessegebieden. En deze werelden komen dan ook samen, bijvoorbeeld bij het opzetten van een autorisatie concept in SAP Marketing Cloud.

Wanneer je op het punt staat SAP Marketing Cloud (of welke SAP-oplossing dan ook) te implementeren, is het verstandig om na te denken over de opzet van een autorisatieconcept. Hierin worden de verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen jouw organisatie beschreven.

Voordat je met dit autorisatieconcept begint, is het cruciaal om de verschillende instellingen en autorisatie mogelijkheden te begrijpen, die SAP Marketing Cloud biedt.

Neem bijvoorbeeld ‘Marketing Area’s’, deze bieden extra functionaliteit om data te scheiden, op het gebied van datatoegang en procesbeheersing. Het ‘Marketing Area-concept’ definieert op welke organisatorische entiteiten en met welke granulariteitsniveaus de Marketing Areas kunnen worden ingericht. Dit concept heeft direct verband met de organisatiestructuur van de marketingorganisatie binnen jouw organisatie.

Zoals je kunt voorstellen, heeft elk bedrijf specifieke kenmerken met betrekking tot de structuur van hun marketingorganisatie (denk aan factoren als bedrijfscultuur, span of control, enz.).

Typische voorbeelden van hoe de marketingorganisatie doorgaans is opgezet, zijn per regio of productgroep.

De volgende objecten in SAP Marketing Cloud kunnen worden ingedeeld op Marketing Areas;

Business Roles

Business Roles worden gebruikt om de toegang tot SAP Marketing Cloud-Apps te regelen. Business Roles kunnen worden onderverdeeld in Business Catalogs en Business Groups.

De toegang tot verschillende applicaties (Apps) kan via deze Business Roles worden toegewezen, op basis van de aard van het werk (taken) dat deze rollen uitvoeren en door de toewijzing van Business Catalogs. Je kunt nieuwe Business Roles aanmaken of de standaardrollen gebruiken en deze aanpassen aan jouw behoeften, door nieuwe rollen aan te maken met de standaardrollen als rolsjabloon in de Maintain Business Roles-app.

Business Catalogs

De Business Catalogs worden vooraf geleverd in SAP Marketing Cloud en elke Business Catalog bestaat uit een of meerdere Apps. Welke Business Catalogs beschikbaar zijn in jouw systeem is terug te vinden via de Business Catalog-app in SAP Marketing Cloud.

Business Catalog Groups

De volgende Business Catalog Groups worden uitgeleverd met SAP Marketing Cloud en worden gebruikt om catalogi (en onderliggende apps) op functioneel niveau te splitsen:

• Marketing Manager
• Marketing Expert
• Agency
• Admin

Master and Derived (afgeleide) Business Roles

 Marketingteams binnen internationale bedrijven zijn verspreid over meerdere dochterondernemingen en moeten mogelijk ‘Business Roles’ creëren met toegang tot dezelfde functionaliteit, maar tot verschillende (nationale) datasets.

Best Practise is om dan een ​​Master-rol te definiëren en verdere Derived-rollen af ​​te leiden met verschillende beperkingen. Verschillende marketingmedewerkers gebruiken bijvoorbeeld dezelfde Marketing Cloud-apps, maar moeten daarnaast toegang hebben tot afzonderlijke klant- of segmentatiegegevens. Master-rollen en Derived-rollen bieden een gemakkelijke manier om deze gevallen in kaart te brengen. Wanneer zichtbaarheid van data strikt gescheiden moet blijven, is het concept van Master-rollen en Derived-rollen de efficiëntere methode in vergelijking met het opzetten van dubbele rollen voor elk marketinggebied.

Stel dat een internationale retailer zijn marketingstrategie en gerelateerde marketingactiviteiten (bijvoorbeeld campagnes) plant op het hoofdkantoor, terwijl de uitvoering plaatsvindt via de nationale dochterondernemingen, die hun eigen marketingteams hebben.

De rol van ‘Marketingexpert’ is dan zowel vereist als een ‘Global’-rol op het hoofdkantoor, met zichtbaarheid van contactgegevens op mondiaal niveau, als voor marketingexperts bij de dochterondernemingen, die dezelfde applicaties gebruiken met beperkingen tot contactgegevens voor hun land of regio.

Dit is een veel voorkomende vereiste voor veel organisaties en kan als volgt worden ingesteld:
Via de tegelgroep ‘Identity & Access Management’ kan de app ‘Business Roles Templates’ worden gestart om toegang te krijgen tot een aantal rolsjablonen voor SAP Marketing Cloud.

Eerst selecteren we het rolsjabloon ‘Marketingexpert’ en klikken dan op ‘Create Business Role’.

De checkbox ‘Master Business Role’ kan worden aangevinkt, waardoor het label ‘Master Business Role’ wordt ingevuld. Marketingmedewerkers die de rol van ‘Marketingexpert’ op mondiaal niveau op het hoofdkantoor hebben, kunnen nu rechtstreeks worden toegewezen aan de ‘Master-rol’.

Op het niveau van de ‘Master-rol’ is het mogelijk om aanvullende Business Catalogs toe te voegen aan de vooraf geleverde sjablonen. Hou er rekening mee dat alle beperkingen welke op ‘Master-niveau’ zijn onderhouden, niet kunnen worden gewijzigd in afgeleide rollen.

In de ‘Maintain Business Roles-app’ kunnen nu afgeleide rollen worden aangemaakt door de ‘Master-rol’ te selecteren en op ‘Create Afgeleide Business Role’ te klikken. Nu kan je een afgeleide rol ‘Marketing Expert USA’ aanmaken.

Business Catalogs worden afgeleid vanuit de Master-rol en kunnen hierdoor niet gewijzigd worden. In de beperkingen (restrictions) kunnen echter aanvullende waarden opgegeven worden, om de zichtbaarheid van data voor ieder land, marketinggebieden, segmentatieobjecten etc. te regelen voor schrijf- en leesautorisaties.

Autorisatie Concept voor SAP Marketing Cloud

De ‘Functional Control’ kan door het bedrijf worden geconfigureerd en beperkt. De ‘Data and Process Control’ kan vervolgens worden toegepast op de zakelijke rol, door de beperkingen te configureren, bijvoorbeeld ‘Marketing Area’ en ‘Land voor marketingcontacten’.

Tijdens het aanmaken/ onderhouden van een marketingmedewerker kunnen de privileges van de medewerker worden geconfigureerd, door de medewerker toe te wijzen aan één of meerdere zakelijke rollen. Dit kan ook met de applicatie ‘Maintain Business Users’.

Meer informatie hierover kun je vinden op Managing Business Users and Roles in Marketing.