Boels zet strakke HR-organisatie neer met SAP SuccessFactors

Branche

Machineverhuur

Use case

Implementatietraject van SAP SuccessFactors

Platform

SAP SuccessFactors

Boels, gespecialiseerd in machineverhuur en specialistische verhuur, levert materieel, service en kennis met bijna 8.000 medewerkers in achttien landen. Voorheen bestonden de HR-processen uit formulieren, excels en e-mails, die door een team in het HR-systeem werden verwerkt. Tegenwoordig staat er in alle 18 landen een strakke HR-organisatie, ondersteund door SAP SuccessFactors, met uniforme HR-processen die alleen wanneer nodig vanwege wet- en regelgeving van elkaar afwijken. Wat levert dit de organisatie op? En op welke manier ondersteunt myBrand Conclusion Boels hierbij?

In 2019 besloot Boels tot de aanschaf van een nieuw centraal HR-systeem: SAP SuccessFactors. Tot dat moment was er wel een centrale HR-applicatie, maar geen mogelijkheid voor self service. “Om de sterke internationale groeiambitie van Boels te ondersteunen, moest dat anders. De wereld om ons heen verandert snel en daar moeten wij op inspelen. HR moest veel efficiënter en effectiever worden georganiseerd, met zaken als employee self service en manager self service. Op die manier kunnen HR-medewerkers zich focussen op waar het echt om gaat: het adviseren van de organisatie over de in-, door- en uitstroom van personeel.”

Aan het woord is Manon Douven-Cleven. Zij is verantwoordelijk voor HR Operations en People Excellence bij Boels. Ze verduidelijkt die rol: “HR Operations is de centrale HR-afdeling die organisatiebrede ambities doorvertaalt naar lokale behoeften en een bijbehorend people plan. People Excellence is de afdeling die innovaties stimuleert op het gebied van efficiënt en toekomstgericht werken.”

Manon Douven Cleven HR Director Boels Rental

Manon Douven-Cleven, Director HR bij Boels Rental: “De betrokkenen van beide organisaties zaten samen in een soort war room en hebben al het werk gedaan wat nodig was om een Boels-breed HR-proces neer te zetten: het ontwerpen van functiehuizen, de organisatie structuren, autorisaties en ga zo maar door. De basis die er lag is in een kort tijdsbestek geprofessionaliseerd door een groot team van verschillende disciplines vanuit Boels en myBrand Conclusion.”

Begonnen met zeven basisprocessen

De start van het implementatietraject van SuccessFactors in 2019 was ook het moment dat integratiespecialist Bart den Uijl meer betrokken werd bij HR. Dit leidde in 2023 tot de rol van product owner voor SAP SuccessFactors. “Na lang in de pure IT gewerkt te hebben, wilde ik graag een rol meer richting de business. Dit was daarvoor de ideale mogelijkheid”, zegt hij. Hij was dan ook nauw betrokken bij de implementatie. “We zijn begonnen met de uitrol van de modules Recruiting, Onboarding en Employee Central. Met die oplossingen konden we de zeven basisprocessen ondersteunen.”

De implementatie werd gedaan door Nextmoves, dat in 2019 werd overgenomen door myBrand Conclusion, maar op dat moment nog als aparte organisatie functioneerde. Het was een traject dat buitengewoon prettig verliep en nog steeds verloopt. Den Uijl: “We zijn echt door hen bij de hand genomen. We hebben onze eigen processen naast de modules in SAP SuccessFactors gelegd en zijn onze processen op basis van de best practises van SAP gaan optimaliseren. myBrand Conclusion heeft kennisdragers op de specifieke domeinen. Zij hebben diepgaande kennis van de processen en weten precies hoe ze die in de software moeten inregelen.”

De beide organisaties hebben tijdens de initiële implementatie echt als één team gewerkt, zegt Douven-Cleven: “De betrokkenen van beide organisaties zaten samen in een soort war room en hebben al het werk gedaan wat nodig was om een Boels-breed HR-proces neer te zetten: het ontwerpen van functiehuizen, de organisatie structuren, autorisaties en ga zo maar door. De basis die er lag is in een kort tijdsbestek geprofessionaliseerd door een groot team van verschillende disciplines vanuit Boels en myBrand Conclusion.”

Boels Rental SAP SuccessFactors ERP myBrand Conclusion

Nieuwe manier van werken

De implementatie wordt gefaseerd gedaan. De software ging live in januari 2020 met drie modules in twaalf landen. Inmiddels is Boels vier jaar verder en draait SAP SuccessFactors in alle landen waarin Boels actief is. Ook in de zes landen waar Cramo actief is, een bedrijf dat in 2021 door Boels werd overgenomen Tegelijkertijd werden ook steeds meer modules uitgerold, vijf inmiddels. De implementatie is dan ook een ongoing project, vertelt Den Uijl.

“We doen het echt agile. We zijn klein begonnen, met het absolute minimum dat nodig was om onze basisprocessen te ondersteunen. Vervolgens breiden we de functionaliteit per module uit en voegen we stap voor stap nieuwe modules toe. Dat heeft als voordeel dat wij het kunnen behapstukken en dat de organisatie kan wennen aan de nieuwe functies. In de praktijk werkt dat voor ons heel goed.”

De livegang betekende een grote omslag in de manier van werken binnen Boels, vertelt Douven-Cleven. “Voorheen mailde een manager naar HR dat een medewerker opslag kreeg of ontslag nam. Nu zetten medewerkers en managers via ESS en MSS zelf de wijzigingen in het systeem, zodat wij ons vanuit HR kunnen beperken tot een controle- en adviesrol.”

Transparant proces

Dit maakt het proces ook vele malen transparanter, zegt Den Uijl. “Je ziet waar je staat en alles wordt ondersteund met workflows, zodat taken worden opgevolgd. HR transformeerde daarmee van een reactieve en dienende afdeling naar een proactieve en adviserende afdeling die tijdig signaleert als ze dingen zien aankomen. Denk bijvoorbeeld aan aflopende contracten van medewerkers. Voorheen werden manueel maandelijks excellijsten gedeeld. Nu verschijnt er tijdig een notificatie op het scherm van de manager met instructies.”

Het scheelt HR ontzettend veel tijd. “Neem de verloning van overuren”, zegt Douven-Cleven. “Voorheen was pas op de loonstrook zichtbaar welke overuren vergoed werden. Nu zijn medewerker en manager zelf in controle via TimeManagement en zijn de variable overuren zichtbaar in Compensation nog voordat ze worden uitbetaald. Dit scheelt een hoop telefoontjes. Nu staat alles in SAP SuccessFactors en hebben managers en medewerkers zelf het mandaat om ervoor te zorgen dat dit correct is geregistreerd en daarmee juist op de loonstrook eindigt.”

Bart den Uijl Product owner Boels Rental

Bart den Uijl, Product owner bij Boels Rental: “Zij zijn niet alleen supportpartner, maar werken ook mee aan innovatie. Ze helpen ons vernieuwen en verbeteren. Daarom ben ik blij dat we een goede en open werkrelatie hebben, waarin we alles bespreekbaar maken. myBrand Conclusion past gewoon goed bij ons, qua cultuur. We doen het echt samen; het is geen klant-leverancierrelatie, maar een partnership.”

Partnership

Met myBrand Conclusion is een fijne langetermijnsamenwerking ontstaan, zegt Den Uijl. “Zij zijn niet alleen supportpartner, maar werken we ook aan innovatie. Ze helpen ons vernieuwen en verbeteren. Daarom ben ik blij dat we een goede en open werkrelatie hebben, waarin we alles bespreekbaar maken. myBrand Conclusion past gewoon goed bij ons, qua cultuur. We doen het echt samen; het is geen klant-leverancierrelatie, maar een partnership.”

Dat de implementatie van SAP SuccessFactors niet alleen vanuit IT en HR gezien een succes is maar ook vanuit de organisatie, blijkt wel uit het feit dat de organisatie nu steeds luider vraagt om nieuwe functionaliteit. Douven-Cleven lacht: “Vier jaar geleden was er een klein groepje early adopters dat enthousiast was, en een heel grote groep die we nog moesten overtuigen. Dat is nu omgedraaid. Het wordt voor Bart en mij steeds lastiger om aan alle vragen te voldoen. Er lopen zoveel nieuwe projecten, we moeten de prioriteiten echt goed bewaken. Wat dat betreft verkeren we in een luxepositie.”

Onderzoeksrapport

HR, nu en straks | Ontwikkelingen en trends

Ontdek de laatste trends en ontwikkelingen in HR! Dit online onderzoek werd eind 2021 afgenomen onder 512 Nederlandse HR-professionals; evenredig verdeeld over de sectoren en samen representatief voor het HR-werkveld in Nederland. Alle deelnemers zijn tussen de 18 en 67 jaar oud en werken bij organisaties uiteenlopend van minder dan 25 tot meer dan 2.500 medewerkers.

Download

Volgende stap in professionalisering van HR

Terugdenkend kunnen de twee zich haast niet meer voorstellen hoe HR voor 2020 functioneerde. “Ongelofelijk hoeveel processen we toen nog handmatig deden. SAP SuccessFactors is nu de centrale applicatie die masterdata levert aan tientallen andere applicaties. Of het nu gaat om het indienen van reiskosten, het uitleveren van een laptop of het aanvragen van een nieuwe leaseauto, alle medewerkers processen beginnen en eindigen bij SAP SuccessFactors en worden volledig ondersteund met workflows. Dat heeft ons in staat gesteld om echt de volgende stap te zetten in het professionaliseren van de HR-functie”, besluit Den Uijl.