myBrand begeleidt migratie en neemt omgeving technisch in beheer

Als een van de eerste organisaties in Nederland kiest Intertoys ervoor om zijn SAP-omgeving onder te brengen in de publieke Azure cloud. myBrand begeleidde de verhuizing en wordt verantwoordelijk voor het beheer. Welke afwegingen lagen hieraan ten grondslag? En wat zijn de ervaringen?

Intertoys maakt samen met Blokker en Big Bazar onderdeel uit van Mirage Holding. De IT-omgeving huist in het shared service center. De hardware is afgeschreven en aan vervanging toe. Om toekomstgericht te zijn, kiest Intertoys ervoor de omgeving onder te brengen in de cloud. “We hebben met ons moederbedrijf de afspraak gemaakt dat we per 1 juli 2020 onze omgeving volledig hebben verhuisd”, vertelt IT-manager Robin Tichler.

Harttransplantatie

Het hart van die omgeving wordt gevormd door SAP Retail. Tichler: “Je kunt dit project een datacentermigratie noemen, maar je hebt het in feite over een harttransplantatie. We wilden het daarom grondig aanpakken.” Hij zag myBrand als de ideale partner die het zes man tellende IT-team bij Intertoys kon begeleiden bij de datacentermigratie van SAP en die ook de omgeving in beheer kon nemen. “Ik kende myBrand vanuit eerdere werkomgevingen. Ik wist: ze doen wat ze zeggen en ze zeggen wat ze doen. Die openheid is heel belangrijk bij zo’n migratietraject. Bovendien heeft myBrand een proven track record, zowel in datacentermigraties als in technisch beheer. Het zijn ervaren consultants met vrijwel allemaal minimaal tien jaar ervaring. Zij maken een draaiboek en voorzien dit van een goede risico-inventarisatie.”

Keus voor Azure cloud

Dat SAP in de cloud moest gaan draaien, stond voor Tichler al min of meer vast. “We maken toekomstgerichte keuzes. Op dit moment migreren we SAP as-is, maar wel met de visie dat we op termijn overstappen naar S/4HANA cloud. We zijn ervan overtuigd dat die overstap veel eenvoudiger gaat als je bestaande omgeving ook al in de cloud staat.”
Intertoys koos na goede afweging voor de public cloud, in dit geval Microsoft Azure. De voornaamste reden zijn de kosten, vertelt Tichler. “We hebben de myBrand Private cloud vergeleken met de public Azure cloud. In ons geval vielen de kosten voor Azure lager uit.”
Omdat het onderbrengen van SAP in de public cloud zeker nog geen business as usual is en nog niet zo gek veel organisaties Intertoys voor gingen, deed Tichler onderzoek. “We zijn op bezoek geweest bij de Nederlandse bedrijven die SAP in de public cloud hebben ondergebracht, zodat we een goed beeld hadden van de aandachtspunten. Die migraties zijn vrijwel allemaal begeleid door Conclusion, het moederbedrijf waar myBrand onderdeel van uitmaakt.”

Verdiep je tijdig in de verbindingen
De belangrijkste les uit die gesprekken was dat je vooraf veel aandacht moet besteden aan de verbindingen. Uiteindelijk valt of staat de performance bij de kwaliteit van de netwerkverbinding naar het Azure datacenter waar SAP draait. Tichler: “Omdat netwerkbeheer niet de specifieke expertise vormt van myBrand, hebben we direct een partner aangehaakt wiens core business dit wel is, UC Systems. Daardoor hebben we tijdig alle zaken ondervangen die een risico zouden kunnen vormen. Dat is een verstandige beslissing geweest, want het met elkaar verbinden van de verschillende netwerken is complex. Zonder de juiste expertise onderschat je dit, met alle risico’s van dien dat je project uitloopt en de kosten hoger worden dan gedacht.”

Maak een goed draaiboek

Bij de migratie naar de public cloud komen daarnaast nog enkele specifieke zaken kijken, waarbij enige ervaring goed van pas komt, weet Tichler. “Het was een voordeel dat myBrand onderdeel uitmaakt van het Conclusion concern, want zij hebben in Nederland hier verreweg de meeste ervaring in. De lijnen tussen myBrand en de juiste experts bij Conclusion waren kort. De technische issues die we hadden zijn heel snel opgepakt en verholpen.”
De migratie verliep daardoor geheel volgens plan. Het geheim daarvan zit in de goede voorbereiding, meent Gert-Leo Bakker, Relatiemanager bij myBrand: “Het succes van een goede migratie schuilt in een gedegen voorbereiding. We hadden een heel strak draaiboek en een zeer uitgebreide risico-inventarisatie. Dat maakt dat je heel snel kunt schakelen als een risico zich voordoet. De paar technische issues die zich in de voorbereidingsfase voordeden, hebben we vlot kunnen verhelpen. Daardoor verliep de migratie zelf geruisloos en volledig volgens plan.”

Project tijdens corona lock-down

Dat het project volledig moest worden uitgevoerd ten tijde van de intelligente lock-down van ons land, vormde geen enkel obstakel, zegt Tichler. “We hebben alle vergaderingen via Teams gedaan. Omdat het vooral voortgangsbesprekingen zijn, kan dat prima. Bovendien waren alle betrokkenen al gewend om vanuit huis te werken. Het heeft eigenlijk nauwelijks impact gehad.”
Ook voor de gebruikers, die nu thuis moesten testen, was het geen probleem. “Het belangrijkste was om vooraf goed in kaart te brengen of de verbinding die ze thuis hebben goed genoeg is. Omdat de migratie zelf pas in het Hemelvaartweekend plaatsvond, hadden we tijd genoeg om dat te controleren en eventuele drempels weg te nemen.” Ook hadden medewerkers voor de daadwerkelijke migratie al ruimschoots de tijd gehad kennis te maken met de nieuwe omgeving. Tichler: “Uiteindelijk verandert er voor hen weinig, want we migreren SAP ‘as is’. Ze hoefden alleen maar te controleren of alles goed werkt en er waren geen nieuwe functionaliteiten om te leren kennen.”

Continuïteit gegarandeerd

Met de nieuwe omgeving waarborgt Intertoys de continuïteit voor de komende jaren. Tichler: “We hebben een situatie neergezet waar we jaren mee vooruit kunnen. Omdat we SAP in de cloud draaien, is het makkelijker om integraties te maken met andere cloudapplicaties en profiteren we van snellere data-overdracht. Op termijn verwachten we ook een eenvoudiger migratie naar S/4HANA cloud, maar bovenal is deze keuze voor ons kostentechnisch gunstig.”
Aan andere bedrijven die een SAP-migratie naar de cloud overwegen, geeft hij mee: “Ga in zee met een partij die ervaring heeft en die weet waar je tegenaan kunt gaan lopen. Alleen dan kun je een realistisch draaiboek maken dat voldoende aandacht schenkt aan alle specifieke aspecten waar je mee te maken krijgt bij een migratie naar de public cloud.”