Wanneer organisaties besluiten om hun bedrijfsadministraties in de Cloud onder te brengen, wordt er vaak in eerste instantie gedacht aan de technologische migratie. Een project is echter pas écht succesvol als de gebruikers zich thuis voelen in het systeem en er goed mee kunnen werken. Dit draagt bij aan de toekomstbestendigheid van het nieuwe platform of systeem. Het is cruciaal dat gebruikers zich als een vis in het water voelen in de IT-omgeving, maar zeker als het gaat om de overstap naar een cloudoplossing wordt de impact door organisaties op de gebruiker nog weleens onderschat.

Zoals het ging…

Het komt in de praktijk regelmatig voor dat wanneer er een implementatie van een nieuw systeem plaatsvindt, organisaties hun huidige processen ‘as-is’ willen overbrengen naar de nieuwe omgeving. Ook al is het uitgangspunt standaard software, het zijn vaak de specifieke wensen van de gebruikers die het daarvan winnen en verandering vermeden wordt.

Mens, proces en systeem

Bij ERP implementaties zijn er normaliter drie knoppen om aan te draaien: mens, processen en systeem. Bij ERP Cloud implementaties is dat echter niet volledig het geval. De beslissing om naar de ERP Cloud te gaan is een strategische keuze om innovatiekracht, wendbaarheid, snelheid en flexibiliteit te vergroten. Wanneer je overstapt naar een cloudoplossing, ligt de basis van het systeem vast en zul je je als organisatie moeten aanpassen aan de standaard werkwijze die het systeem je voorschrijft. Gebruikers zullen zich deze nieuwe processen en werkwijzen eigen moeten maken en hun oude gewoontes en unieke wensen over boord moeten gooien. Dit kan resulteren in weerstand op de werkvloer. Het is daarom cruciaal om bij een Cloud implementatie de mens mee te nemen en draagvlak op de werkvloer te creëren.

Communicatie is key

Om deze verandering teweeg te brengen, is het cruciaal om aandacht en tijd te besteden aan communicatie en begeleiding van de gebruikers. Dit begint bij de implementatiepartner, die goed moet kunnen uitleggen wat de nieuwe werkwijze inhoudt, hoe het nieuwe systeem daarbij ondersteunt en wat het grote voordeel van de nieuwe situatie is ten opzichte van de huidige situatie. Daarnaast kan een verandermanager worden aangesteld die de organisatie-impact van de verandering in kaart brengt en in stappen de gebruikers meeneemt naar de nieuwe manier van werken. Hij kan zorgen voor acceptatie in de organisatie en helpen om alle functionaliteiten goed te benutten. Zowel de implementatiepartner als de verandermanager zullen voortdurend duidelijk moeten communiceren hoe de nieuwe IT-omgeving eruit gaat ziet en hoe het de organisatie vooruit gaat helpen. En dan zijn er nog de ‘change agents’ oftewel opinieleiders binnen de organisatie. Dit zijn personen op de werkvloer die respect afdwingen in een organisatie. Krijg je deze opinie leiders enthousiast over het nieuwe systeem, dan kunnen zij een hele belangrijke bijdrage leveren aan het project succes.  Uiteindelijk is het doel dat de mindset van de gebruikers verandert en zij aan boord zijn wat betreft de overstap naar de Cloud.

De S/4HANA Cloud Mindset

Op de SAP-markt zijn veel organisaties op dit moment bezig met de overstap naar S/4HANA. De mindset die de ‘S/4HANA Cloud’ oplossing vereist moet door iedere medewerker gedragen worden, maar dat gaat niet vanzelf. Hoe dit precies is z’n werk gaat, lees je in het whitepaper ‘De S/4HANA Cloud Mindset’.